„Quick Wins“ fördern die Motivation
Teutsch legt Wert auf eine schnelle Umsetzung von Projektplänen. Daher wurde zusammen mit dem Systemhaus der bestehende Prozess bei den Eingangsrechnungen digitalisiert und in Kauf genommen, dass auch „suboptimale“ analoge Prozesselemente in digitale Pendants umgewandelt werden, wofür auch etwas Individualprogrammierung notwendig war. Dem COO kommt es darauf an, dass schnell erste Ergebnisse erzielt werden und damit die Vorteile der Neuerung sichtbar werden. Anschließend könne man auf Basis der Erfahrungen weiter optimieren. In dieser Vorgehensweise beim DMS-Projekt sieht er sich durch die Reaktionen der Beteiligten und die erreichten Fortschritte bestätigt.
Mehr Zeit für Kernaufgaben
Die ersten Verbesserungen waren sofort spürbar. Ganz konkret haben sich die zehn Stunden täglich für die Erfassung der Eingangsrechnungen auf vier Stunden reduziert, also mehr als halbiert. Die Buchhaltung musste keine Überstunden mehr machen, sondern hatte endlich wieder Zeit für „echte“ Buchhaltungsaufgaben, konnte sich um eine genauere Rechnungsprüfung kümmern, Skonti optimieren und Controllingaufgaben übernehmen. Das Thema GoBD war vom Tisch und auch die Wirtschaftsprüferin war beim Jahresabschluss begeistert.
Für Teutsch ist klar, dass das DMS-Projekt damit nicht am Ende ist. Das System eigne sich ja nicht nur für die Eingangsbuchhaltung, sondern für viele weitere Bereiche, die mit Dokumenten verbunden sind. Digitales Vertragsmanagement und die digitale Personalakte seien beispielsweise Themen, die er angehen möchte. Der COO sieht in diesen Bereichen erhebliches Digitalisierungspotenzial.
