Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile: Es erleichtert die tägliche Arbeit, sorgt für mehr Effizienz und hilft dabei, Kosten zu senken. Doch damit die Investition am Ende wirklich zum Erfolg wird, muss die Software mehr können, als nur Dokumente zu verwalten. Sie muss rechtliche Vorschriften zuverlässig erfüllen, Arbeitsprozesse vereinfachen und dabei so benutzerfreundlich sein, dass sich alle Mitarbeitenden schnell zurechtfinden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen ein DMS unbedingt erfüllen sollte.
Übersicht:
- Benutzerfreundlichkeit ist das A und O
- Effiziente Datenstrukturierung
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
- Mobiler, ortsunabhängiger Zugriff
- Zuverlässige Sicherheitsstandards
- Rechtliche Anforderungen problemlos erfüllen
- Skalierbarkeit und Integration
- Individuelle Anforderungen berücksichtigen
- Fazit
1. Benutzerfreundlichkeit ist das A und O
Viele Unternehmen schauen beim Vergleich von DMS-Lösungen zunächst auf die Funktionen und technische Details. Das ist selbstverständlich richtig, allerdings ist die folgende Frage ebenso relevant: „Kommen unsere Teams auch im Alltag mit dem neuen System klar?“ Die beste Lösung bringt leider wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden mit der Anwendung im Alltag überfordert sind.
Ein DMS muss für die gesamte Belegschaft gleichermaßen funktionieren – egal, ob Buchhaltung, Marketing oder Produktion. Eine hohe User-Freundlichkeit sowie gezielte Schulungen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen rasch von den Vorteilen des DMS profitiert. Und je schneller Ihr Team mit der neuen Lösung arbeiten kann, desto schneller erreichen auch Sie Ihre Ziele.
2. Effiziente Datenstrukturierung
Eine effiziente Strukturierung und die zentrale Ablage der Unternehmensdokumente gehören zu den wichtigsten Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagementsystem. Durch Funktionen wie die automatisierte Indexierung oder die Vergabe von aussagekräftigen Attributen wie Kundennamen, Dokumentenart oder Zeitraum wird das Auffinden von Informationen und Dateien zum Kinderspiel. Das Ziel dabei ist klar: Ihre Mitarbeitenden sollen weniger Zeit mit der Suche nach bestimmten Dokumenten verbringen und stattdessen schneller auf relevante Inhalte zugreifen und ihre Aufgaben erledigen können.
Dank dieser Struktur lassen sich selbst komplexe Suchanfragen mühelos durchführen – etwa, wenn alle Rechnungen eines bestimmten Kunden aus einem definierten Zeitraum gesucht werden, die zusätzlich ein bestimmtes Kriterium – wie verspätete Zahlungen – erfüllen sollen.
Desweiteren unterstützt ein leistungsfähiges DMS auch den Bearbeitungsprozess komplexer Dokumente, wie Verträge, die mehrfach von verschiedenen Personen überarbeitet werden müssen. Durch die integrierte Versionierung bleiben alle Änderungen transparent nachvollziehbar und es besteht die Möglichkeit, auf frühere Dokumentenversionen zurückzugreifen.
3. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
- Verarbeitung strukturierter & unstrukturierter Daten: KI erkennt Inhalte auch in E-Mails, Social Media oder handschriftlichen Notizen.
- Automatisierte Datenerfassung: KI extrahiert gezielt Informationen aus Dokumenten.
- Bearbeitung komplexer Dokumententypen: Tabellen, Formulare und mehr werden automatisch erkannt und verarbeitet.
- Systemübergreifende Integration: Die Einbindung in Buchhaltung, HR, CRM und Office-Anwendungen ist kein Problem.
- Bessere Kundenerfahrung: Hierfür sorgen schnellere Prozesse, eine geringe Fehlerquote und maximaler Datenschutz.
- Kostensenkung: Automatisierung reduziert Aufwand, Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten.
- Compliance: KI schützt sensible Daten und sorgt für lückenlose Dokumentation.
4. Mobiler, ortsunabhängiger Zugriff
- Zentralen und sicheren Zugriff auf alle Informationen
- Gemeinsame Dokumentenbearbeitung ohne Versionschaos
- Integration mit bestehenden Business- und ERP-Anwendungen
- Automatisierte Dokumenten-Workflows
- Volle Prozesstransparenz für eine optimierte Entscheidungsfindung
- Klare Trennung von Beruf und Privatleben
- Weniger Stress und geringeres Burnout-Risiko
- Flexiblere Arbeitszeiten
- Keine Pendelzeit, niedrigere Fahrtkosten
5. Zuverlässige Sicherheitsstandards
- Granulares Rechtemanagement für einzelne User, Gruppen und Abteilungen
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle, Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung
- Verschlüsselte Kommunikation (HTTPS) zwischen Anwendungen und Plattform
- Audit-Trail und lückenlose Protokollierung
- Cloud-Lösungen mit mehrfacher Datensicherung in verschiedenen zertifizierten Rechenzentren für maximale Ausfallsicherheit
- SOC2-Zertifizierung als Nachweis für höchste Sicherheitsstandards
6. Rechtliche Anforderungen problemlos erfüllen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung. Elektronische Dokumente müssen zwingend elektronisch archiviert werden, damit sie im Falle einer Steuerprüfung, einer internen Revision oder bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen können. Dabei ist es wichtig, dass die Dokumente im Originalzustand und unverändert gespeichert werden – nur so sind sie revisionssicher. Das DMS muss hierfür sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllen können, unabhängig von Dateiformat oder Dokumententyp.
7. Skalierbarkeit und Integration
- Datenaustausch mit ERP-, HR- und Buchhaltungssystemen
- Ablage und Archivierung von E-Mails und Anlagen direkt aus Outlook & Co.
- Zugriff auf Dokumente aus anderen Business-Anwendungen heraus
- Plattformunabhängigkeit
- Einbindung von Microsoft Teams (Chats, Kanäle)
- Nutzung von APIs und iPaaS
8. Individuelle Anforderungen berücksichtigen
Bei der Wahl einer geeigneten Lösung sollten Sie nicht nur auf allgemeingültige Anforderungen achten, sondern auch individuelle branchenrelevante Themen berücksichtigen.
Beispielsweise müssen Versicherungen in der Lage sein, ein besonders hohes Dokumentenaufkommen effizient zu verwalten und Unterlagen aus unterschiedlichsten Quellen gezielt den jeweiligen Kunden zuzuordnen. Im Gesundheitswesen hingegen steht der Schutz sensibler Daten im Vordergrund: Hier ist es unerlässlich, dass das DMS höchste Datenschutzstandards erfüllt und dafür sorgt, dass Gesundheitsdaten konsequent vor unbefugtem Zugriff – sowohl extern als auch intern – geschützt sind.
Achten Sie also darauf, einen klaren und spezifischen Anforderungskatalog zu erstellen, der sowohl allgemeine als auch Ihre individuellen Bedürfnisse abdeckt. So können Sie gewährleisten, dass das System optimal zu Ihrem Unternehmen passt und Ihnen den größtmöglichen Nutzen bietet.
