Pacta sunt servanda – das sagten schon die alten Römer. Dieses Prinzip legt bis heute die Rechte und Pflichten von Bürgern und Unternehmen fest. Es bedeutet, dass Verträge (lat. pacta) zu bedienen (lat. servanda), also zu erfüllen sind. Untermauert wird das Prinzip der Vertragstreue im Zivilrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), das seit dem Jahre 1896 in Deutschland gilt.
Ob es um den Verkauf von Produkten geht oder um die Steuerung von Großprojekten. Ob Zulieferer und Dienstleister bei der Herstellung von Investitionsgütern mitwirken. Ob Transporte oder eine Finanzierung geregelt werden: Immer sind Verträge die Grundlage für jede geschäftliche Transaktion – und damit für jeden ausgegebenen oder eingenommenen Euro. Das gilt natürlich auch für Kauf oder Miete von Immobilien oder für Beschäftigungsverhältnisse.
Umso wichtiger ist es, die Details der Verträge zu kennen. Das gilt insbesondere auch für die Laufzeiten, Kündigungsfristen und eventuell vertraglich vereinbarte Änderungsmodalitäten. Wenn sich zum Beispiel wesentliche Rahmenbedingungen ändern, sollte man wissen, welche Verträge betroffen sind. Denn sie sollten möglichst zeitnah an die neuen Gegebenheiten angepasst werden.
Kein Wunder also, dass Unternehmerinnen und Unternehmer ihr Augenmerk immer stärker auf das aktive und systemgestützte Vertragsmanagement richten. Das hat verschiedene Gründe: Zum einen wächst die Komplexität der Geschäftsmodelle, speziell im internationalen Kontext, permanent. Dazu kommen neue, oft strengere regulatorische Vorgaben, beispielsweise mit Blick auf Nachhaltigkeit, Umweltschutz oder Lieferketten. Sie verschärfen die Notwendigkeit, daraus resultierende Risiken zu reduzieren – sprich zum Beispiel, Liefer- oder Kaufverträge anzupassen. Doch obwohl Verträge den Kern der Geschäftsaktivitäten bilden, werden die Vertragsmanagement-Prozesse nur selten einheitlich und „state of the art“ entsprechend digital durchgeführt, sodass Chancen nicht genutzt und Risiken teilweise nicht erkannt werden.
Ganzheitliches und digitales Vertragsmanagement
Wer sein Vertragsmanagement verbessert, hat direkt einen positiven Einfluss auf das Ergebnis und damit auf den Erfolg seines Unternehmens oder eines Projektes insgesamt. Zudem lässt sich durch ein ganzheitliches und digitales Vertragsmanagement auch ein monetärer Mehrwert erzielen.
Unter Vertragsmanagement versteht man den Prozess der Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus – von ihrer Erstellung über ihre Umsetzung durch die gewählte Partei bis hin zur Beendigung des Vertrags.
Schlummernde Potenziale
Um das in den Verträgen schlummernde Potenzial zu heben und die Steuerungsmöglichkeiten bei der Vertragsverwaltung aktiv zu nutzen, bietet sich ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS) an.
Werden damit alle Phasen der Vertragsverwaltung digitalisiert und weitgehend automatisiert, lässt sich Mehrwert aus allen Verträgen in jeder Phase ihres Lebenszyklus generieren. Man spricht dann von einem Contract-Lifecycle-Management-System (CLMS). Es erlaubt auch die aktive Nutzung von Vertrags-Metadaten für die operative Steuerung.
Eine Vertragsmanagement-Software digitalisiert und speichert alle Verträge in einem zentralen Repository, sodass Beteiligte, etwa Rechts- und Compliance-Verantwortliche, Verträge finden und diese prüfen können, ohne in Papierstapeln blättern zu müssen. Die Software verwaltet auch den Zugriff auf alle Verträge, so dass nur autorisierte Personen einen bestimmten Vertrag einsehen können, was die Sicherheit erhöht.
Das Fundament eines ganzheitlichen Vertragsmanagements entlang des kompletten Lebenszyklus der Verträge liefert eine saubere Definition und Ausgestaltung von Governance, Prozessen, Kontrollen und Richtlinien – inklusive der Bewertung von Geschäftspartnern und Vertragsrisiken. Auf der Basis lässt sich sowohl die Compliance von Geschäftsbeziehungen als auch vertragskonformes Verhalten nachweislich sicherstellen.
Um Verträge und die damit verbundenen Chancen und Risiken aktiv steuern zu können, ist in der Regel eine digitale und prozessuale Transformation des Vertragsmanagements nötig. Dabei gilt es, den Vertrag als zentrales Steuerungsinstrument und somit als Erfolgsfaktor für das Geschäft in den Mittelpunkt der Aktivitäten zu rücken.
Alle Verträge digitalisieren
Im nächsten Schritt werden dann alle Verträge digitalisiert, wobei man sich einen kompletten Überblick über die bestehende Vertragslandschaft verschaffen kann. Identifiziert werden dabei auch die jeweiligen Bedingungen, Risiken, Verpflichtungen und auch Ansprüche, die ein Vertrag festschreibt.
Beispielsweise können nach der Einführung eines modernen Systems für das „Enterprise Content Management“ (ECM) auch die Vertragsverwaltung und das Vertragsmanagement in Unternehmen digitalisiert werden. Ein ECM-System als Basis der elektronischen Aktenführung hilft dann, Zeit und Kosten zu sparen, weil viele Prozesse verschlankt werden und die Suche nach Dokumenten überflüssig ist. Idealerweise ist die E-Akte integraler Bestandteil des ECM.
Bei elektronischer Aktenführung können Verträge weder verlegt werden noch verloren gehen, weil die E-Akten dank automatischer Backups wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind. Dabei können Verträge durchaus ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Aktenplans sein, also der systematischen Ordnung aller Dokumente einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation.
Vertragsmanagement-Software bringt eine Reihe praktischer Funktionen
… und das in verschiedenster Ausprägung je nach Produkt:
- Automatisierte Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Ordnung und Sicherheit in den Vertragsmanagement-Prozess Einzug halten.
- Erinnerungsmanagement: Verschafft einen Überblick über Fristen und Absprachen, vermeidet automatische Vertragsverlängerungen und sorgt dafür, dass die Verhandlungen über eine Vertragsverlängerung rechtzeitig in Angriff genommen werden. Automatische Erinnerungen weisen wichtige Beteiligte auf die anstehende Überprüfung eines Vertrages hin und senken das Risiko, dass wichtige Adressen in Gruppen-E-Mails fehlen. So spart die Vertragsmanagement-Software Zeit und Kosten.
- Berechtigungsmanagement: Für Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen oder aus unterschiedlichen Abteilungen können verschiedene Rollen angelegt werden. Die Rollen definieren alle erlaubten Zugriffe. Unerlaubte Zugriffe werden verhindert, was für mehr Sicherheit sorgt.
- Automatisierte Prozesse und Workflows für Prüfungen und Freigaben sparen Zeit und Aufwand und reduzieren die Fehlerwahrscheinlichkeit – sorgen also für mehr Effizienz und Qualität. Praxisbewährte Verfahren des Vertragsmanagements lassen sich über vordefinierte Templates rasch und einfach einführen. Automatismen erlauben zudem regelmäßige Compliance-Prüfungen. Würden die vernachlässigt, wäre das Unternehmen nicht vor den Risiken rechtlicher, branchenspezifischer und externer Vorschriften geschützt.
- Speichern aller Verträge mit allen (nachvollziehbaren) Änderungen über den kompletten Lebenszyklus. Vertragsmanagement-Software verbessert nicht nur Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern sorgt auch für Revisionssicherheit
- Cloud-Fähigkeit, um überall auf die Vertragsdaten zugreifen zu können und kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen und Cloud-Speicher zu nutzen
- OCR und Indexing: Papierbasierte oder PDF-Dokumente digitalisieren und mit Metadaten abspeichern. Erleichtert die Suche nach Dokumenten
- DSGVO-Konformität: die Software kann Unternehmen dabei unterstützen den aktuellen rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit zu entsprechen
- Elektronische Signatur für beweiskräftige, gültige digitale Unterschriften
- Reporting erstellt Berichte z.B. für das Controlling – Stichwort Liquiditätsmanagement
- Vorlagenmanagement für die Vertragserstellung: Fertige Templates und/oder Textpassagen beschleunigen und standardisieren die Vertragserstellung. Bedingungen und juristische Formulierungen, die für eine große Teilmenge von Verträgen gelten, können einmal zentral definiert werden. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.
Funktionierendes Vertragsmanagement
Wer schon bei der Auswahl der Vertragsmanagement-Software auf das Vorhandensein der für das Unternehmen kritischen Funktionen achtet, wird später im Projekt selten Schiffbruch erleiden. Bereits im Vorfeld sollten – am besten mit Unterstützung durch einen erfahrenen Berater – die kritischen Punkte notiert werden, um dann im Auswahlprozess bei den Software-Features die richtigen Prioritäten zu setzen.
Genauso wichtig ist es, die vorhandene IT-Infrastruktur und die bereits geplanten Veränderungen mit einzubeziehen, damit keine Insellösungen und Schnittstellen-Probleme entstehen. Gibt es noch keine Cloud-Strategie, empfiehlt sich eine Vertragsmanagement-Software, die sowohl On-Premises als auch bei einem Provider als Service betrieben werden kann. Dann kann gegebenenfalls auch Cloud-Speicher genutzt werden, was nicht nur Kostenvorteile bringt, sondern auch flexible Skalierbarkeit und höhere Sicherheit verspricht.
Last but not least sollte der Hersteller der Vertragsmanagement-Software ebenfalls genau unter die Lupe genommen werden. Liefert er regelmäßige Software-Updates und Patches? Wie ist es um Support des Herstellers bestellt – bei Fragen und Störungen im Betrieb, aber auch bei der Einführung der Software und der Schulung der Belegschaft? Was sagen Referenzen?
Erfolgreich eingeführt, verbessert eine Vertragsmanagement-Software nicht nur die Compliance, sondern spart vor allem Kosten und verkürzt auch die Zeit bis zur Vertragsgenehmigung. Ein schneller Vertragsabschluss erleichtert es Unternehmen eine positiven Beziehung zum Vertragspartner aufzubauen.
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