Mit einem Aktenplan zur strukturierten Ablage

Sie müssen innerhalb eines Unternehmens oder einer behördlichen Einrichtung mit verschiedensten Arten von Schriftgut umgehen? Dabei verbringen Sie in der täglichen Arbeit viel Zeit damit, nach bestimmten Dokumenten zu suchen, die sich nicht unbedingt numerisch oder alphabetisch sortieren lassen? Dann brauchen Sie dringend einen digitalen Aktenplan! Dieser erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag auch deutlich, wenn Sie Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien ablegen müssen oder mehrere Mitarbeiter Zugriff auf eine bestimmte Ablage brauchen. Was unter einem Aktenplan zu verstehen ist, welche weiteren Vorteile Ihnen die digitale und damit effiziente Art der Ablage noch bietet und wie Sie einen Aktenplan mit einem Dokumentenmanagement-System in der Praxis umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Aktenplan?

Unter einem Aktenplan versteht man allgemein die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.

Ein Aktenplan dokumentiert, an welchen Stellen welche Dokumente in einem behördlichen oder betrieblichen Archiv abgelegt werden. Hierbei geben etwa Sachgebiete, Stichworte oder Untergruppenbezeichnungen die entsprechende Strukturierung vor. Durch die Systematisierung der Ablage mittels eines Aktenplans lassen sich somit in jedem Fall langwierige Suchvorgänge und vermeidbare Verzögerungen in den Workflows effektiv vermeiden. Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten, etwa in Projekten oder Projektabschnitten. Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Ihre bislang vielleicht noch analog geführte Ablagestruktur ist die Grundvoraussetzung für den Übergang zu einem elektronischen Aktenplan innerhalb eines DMS. Während Behörden hierfür die über Jahre aufgebauten Aktenpläne 1:1 im Dokumentenmanagement-System abbilden müssen, können Unternehmen den Digitalisierungsvorgang zusätzlich nutzen, um die vorhandene Aktenstruktur auf den Prüfstand zu stellen. Der Übergang zum elektronischen Aktenplan kann dann zunächst mit einem Hinterfragen der aktuellen Geschäftsprozesse und im Anschluss mit dem Ausschöpfen möglicher Optimierungspotenziale ergänzend umgesetzt werden.

Was sind die Vorteile eines Aktenplans?

Wie eingangs erwähnt, ist ein Aktenplan vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können bzw. müssen oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Die Vorteile eines elektronischen Aktenplans reichen aber viel weiter. Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplans ein erster Schritt zur Segmentierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Analoge Aktenpläne reichen im Zeitalter der elektronischen Dokumente schlichtweg nicht mehr aus. Klassische Papierdokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen werden zunehmend von PDF-Dokumenten ersetzt, der Briefverkehr mit Unternehmen oder Behörden erfolgt mittlerweile überwiegend via E-Mails. Ein digitales Archiv in einem elektronischen Dokumentenmanagement wird allein dadurch immer unverzichtbarer und eröffnet ganz neue Möglichkeiten, die Informationen innerhalb von Akten zu nutzen. Gesuchte Informationen werden dank Volltextsuche schnell und einfach auffindbar. Besonders komfortabel wird das Aufspüren der gewünschten Daten und Informationen durch die Einrichtung von personalisierten Suchfavoriten oder durch die Stichwortsuche.

Automatisierte Prozesse protokollieren bei der Nutzung eines DMS zudem alle Arbeitsschritte und machen so die Workflows aller involvierten Mitarbeiter in hohem Maße transparent. Welche Mitarbeiter oder Abteilungen dabei auf welche Dokumente zugreifen dürfen, kann ganz einfach über die zentrale Rechteverwaltung definiert werden. Hierüber wird auch festgelegt, welche Funktionen an wen verteilt werden, also ob Mitarbeitende ein bestimmtes Dokument zum Beispiel nur lesen oder auch bearbeiten bzw. sogar löschen dürfen. Darüber hinaus legt ein DMS Projekt- oder Kundenakten automatisch an, erinnert zuständige Mitarbeiter an Termine und übernimmt elektronische Wiedervorlagen.

Das digitale Aktenarchiv bietet also eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Deutliche Reduzierung des Suchaufwands
• Einfache und im Gegensatz zu analogen Ordern sichere Anwendung
• Intuitive Nutzung und eine größere Transparenz
• Akten werden mit Dokumenten verknüpft
• Vollständige und Mitarbeiter-übergreifende Übersicht durch eine zentrale Datenhaltung
• Standortübergreifendes Arbeiten
• Aufwandslose Verteilung von Rollen und Rechten

Der Aktenplan in der Praxis

Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.

Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.

Das DMS als ganzheitliche Lösung

Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.

Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.

Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.

DMS und Records Management

Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung. 

• Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
• Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
• Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
• Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
• Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
• Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.

Der Aktenplan schafft Ordnung

Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:

• Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
• Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
• Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.

Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.

Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.

Aufbau eines neuen Aktenplans

Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.

Fazit

Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird – und das zunächst mal unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch. Mittels einer Dokumentenmanagementsystem-Software oder einem Enterprise Content Management System lässt sich ein Aktenplan problemlos im Rahmen von Digitalisierungsmaßnahmen abbilden. Dokumente können dann gemeinsam und in unterschiedlichsten Anwendungen schnell, effektiv und sicher genutzt werden.

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