Schriftgutverwaltung – was gehört dazu?

Mit Schriftgutverwaltung ist das systematische Management des gesamten „Schriftguts“ einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation gemeint. Das Management geht dabei über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Erstellen über das Ändern und Weitergeben bis hin zu Archivierung und Vernichtung.

Schriftgut sind dabei alle Dokumente, die aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen verwahrt werden und potenziell zum Archivgut werden können. Also zum Beispiel:

• Personalakten
• Bestellungen und Rechnungen
• Zeichnungen oder Verträge
• Foto- oder Tonaufnahmen
• andere digitale Contents.

Dieses Schriftgut ist nach Erledigung der konkreten Aufgaben zunächst einmal zu archivieren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wandert es dann entweder ins Langzeitarchiv oder aber wird gelöscht bzw. vernichtet.

Digitalisierung der Schriftgutverwaltung

Erfolgte diese Schriftgutverwaltung lange analog auf Papierbasis, wird sie schon seit Jahren zunehmend digitalisiert. Die Pandemie bringt hier einen starken Schub, denn eine digitale Schriftgutverwaltung versetzt Mitarbeiter in die Lage, voll digital und bei Bedarf auch von zu Hause aus zu arbeiten. Darüber hinaus bringt die Digitalisierung klare Vorteile in puncto Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit:

• Verzicht auf den Rohstoff Papier
• zuverlässiger und schneller Informationszugriff
• Platzeinsparung, weil Büroschränke und Archivräume überflüssig sind.

Geht es um die Digitalisierung, lässt sich die Schriftgutverwaltung ohne Weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein System für Enterprise Content Management (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte „Records Management“, wie sie einst in den USA entwickelt wurden, sind daher heutzutage für die digitale Schriftgutverwaltung längst nicht mehr erforderlich. Die nötige Skalierbarkeit vorgesetzt, kann das DMS zusätzlich sogar die digitale Archivierung übernehmen.

Schriftgutverwaltung in Behörden

Besonders wichtig ist eine effektive und effiziente Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Einerseits fallen hier besonders viele wichtige Dokumente an, andererseits ist gemäß Artikel 20 des Grundgesetzes „[...] die vollziehende Gewalt an Gesetz und Recht gebunden“. Die Einhaltung dieses Gebots muss nachprüfbar, das Verwaltungshandeln also transparent dokumentiert sein. Deshalb sind der Verwaltung grundsätzlich alle Entscheidungsprozesse in Schriftform zu dokumentieren.

An dieser Stelle kommt die strukturierte Schriftgutverwaltung ins Spiel, die wichtige Informationen schneller und direkter zugänglich macht. Hierbei werden alle Dokumente, die zum Nachvollzug eines Prozesses wichtig sind, zu einem Vorgang zusammengefasst. Thematisch zusammengehörige Vorgänge bilden gemeinsam eine Akte. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente aus ihrem Kontext heraus verständlich und transparent sind und auch von Außenstehenden richtig interpretiert werden können. Akten – in digitalisierter Form eAkten – bilden neben Fachverfahren die Grundlage der Dokumentation in der Verwaltung.

Aus diesem Grund wird die Schriftgutverwaltung oft auch Aktenführung oder -haltung genannt. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe „Record Keeping“ und „Records Management“ verwendet. Zu unterscheiden ist Schriftgutverwaltung von der dauerhaften Archivierung (englisch: „Records Preservation“ oder „Archiving“).

Aufbewahrungspflichtig für Unternehmen

Nicht nur für Behörden, auch für alle Unternehmen gibt es viele aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente – und gesetzliche Vorgaben für die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle:

1. Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher),
2. die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und
3. die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Hier gibt es ganz klare Aufbewahrungs- und auch Archivierungspflichten, die auch für E-Mails gelten. Allerdings sind bei der Mailarchivierung sehr viele Details zu beachten, damit die Büroarbeit nicht leidet, sondern im Gegenteil einfacher wird.

Der internationale Standard ISO 15489

Generell steht die Frage im Raum: Wie sollte die Aktenführung organisiert sein, damit sie einerseits vorschriftsmäßig ist, andererseits aber auch möglichst effizient, sicher und benutzerfreundlich? Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung beschrieben und normiert, wobei sich Teil 1 speziell den Konzepten und Prinzipien des Records-Managements widmet. Nach DIN ISO 15489-1 muss eine Akte authentisch, integer, benutzbar und zuverlässig sein.

Diese Norm kann als Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen dienen. Ein typisches Beispiel dafür ist der KGSt-Aktenplan 2020 der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement. Der produktorientierte Aktenplan der KGSt hat sich in den letzten Jahren statt der ursprünglich einmal aufgabenorientierten Version in der kommunalen Welt etabliert.

Die Aktenpläne der deutschen Bundesbehörden dagegen sind zumeist unterteilt in Haupt- oder Obergruppen (zum Beispiel S für Bundes- und Landessteuern, P für Personal, H für Haushalt). Diese wiederum bestehen aus Gruppen (z. B. Abgabenordnung, Steuerrecht) Mittelgruppen (etwa „Einleitende Vorschriften, Steuerschuldrecht) sowie aus Untergruppen für die jeweiligen Anwendungsbereiche. Nebenbei bemerkt müssen gemäß § 11 Abs. 2 Informationsfreiheitsgesetz (IFG) in Deutschland die Aktenpläne von Bundesbehörden sogar allgemein zugänglich sein.

Transparenz des Verwaltungshandelns

Eine gut organisierte Schriftgutverwaltung sichert also die Transparenz des Verwaltungshandelns von Behörden, aber auch der Geschäftstätigkeit von Unternehmen. Dabei schreibt die DSGVO allerdings den sparsamen Umgang mit personenbezogenen Daten vor. Aus diesem Grund sind alle Dokumente mit personenbezogenen Angaben vor unbefugter Einsicht zu bewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen. Dabei kann ein DMS gleichzeitig auch als Archivierungssoftware genutzt werden.

In diesem Archivierungssystem müssen alle Informationen wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher gespeichert sein. Die Rede ist von Revisionssicherheit. Abgeleitet von HGB-Vorschriften sind hierfür folgende Kriterien entscheidend:

• Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

Legt man die GoBD zugrunde, wird noch mehr gefordert als „nur“ Revisionssicherheit, denn sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Das stellt auch hohe Anforderungen an die sogenannte „Versionierung“  des Schriftgutes.

Ein DMS speichert mit einem entsprechenden Feature sämtliche Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments ab. Über diese Versionierung kann man dann jederzeit auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen – und auch auf frühere Versionen verweisen. Daneben ist bei einer guten Software für die elektronische Archivierung auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.

Nachvollziehbarkeit gefragt

Neben der Revisionssicherheit fordert der Gesetzgeber auch den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz der Schriftgutverwaltung ein. Dieser Einsatz ist daher in Form einer Verfahrensdokumentation zu definieren und so zu dokumentieren, dass alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch exakt beschrieben sind.

Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten. Selbst Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Um eine solche Verfahrensdokumentation zu verfassen, laden Sie sich am besten das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes herunter.

Die konkreten Inhalte einer Verfahrensdokumentation reichen vom Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten. Zentral für Schriftgutverwaltung sind dabei die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt der „Records“ (Content) auch der Zusammenhang (Kontext) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus dokumentiert wird.

Richtig per DMS implementiert, bringt das digitale Schriftgutverwaltung dann neben der nachweislichen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften weitere klare Vorteile:

1. Reduktion des Volumens der Unterlagen und damit der Lagerkosten.
2. Die effektive Wiederauffindbarkeit der Unterlagen spart Zeit und Aufwand, stellt aber auch die Geschäftskontinuität sicher.
3. Automatismen und Workflows beschleunigen Arbeitsablauf, z.B. die Antworten auf Kundenanfragen.

Voraussetzungen der Schriftgutverwaltung

Der Aufbau einer solchen digitalen Schriftgutverwaltung setzt allerdings einen gut organisierten, konsistenten Aktionsplan voraus, der sich an den langfristigen Zielen des Unternehmens bzw. der Behörde orientiert. Es geht ja nicht nur um die Aufbewahrung von Unterlagen, sondern vielmehr um die Verwaltung des gesamten Informationsbestandes über den kompletten Lebenszyklus.

Weil das eine Einmalaktion mit sehr großem Wirkungskreis ist, empfiehlt sich im Vorfeld die Beratung durch erfahrene Experten. Nur so werden die Implikationen der langfristigen Ziele auf die Schriftgutverwaltung gut genug verstanden, um eine praktikable und akzeptable DMS-Strategie zu entwickeln. Diese Strategie mündet dann in einem DMS, das nicht nur auf breite Akzeptanz stößt, sondern auch den konkreten Anforderungen und Voraussetzungen gerecht wird.