Das Thema E-Mail-Archivierung gewinnt für alle Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Doch die Herausforderungen auf diesem Gebiet sind nicht marginal. Täglich werden mehr als 280 Milliarden private und geschäftliche E-Mails verschickt – Tendenz steigend. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere E-Mail-Archivierung.Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Und dazu gehören nicht nur Rechnungen. Von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung fallen auch alle geschäftlichen Mails unter diese Archivierungspflicht auch alle geschäftsbasierten Mails.
So gibt es bereits seit 2017 die Pflicht zur E-Mail-Archivierung – und die gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hinzu kommen auch noch die Vorgaben der DSGVO. Da kann in den Betrieben schon mal der Überblick über alle verbindlichen Archivierungsrichtlinien verloren gehen.
Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Archivierungssoftware funktioniert die digitale Aufbewahrung von E-Mails praktisch automatisch und damit fast wie von selbst. Worauf Sie dabei aber unbedingt achten sollten und wie eine optimale Mail-Archivierung reibungslos funktioniert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Übersicht:
- Was versteht man unter einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung?
- Für wen und warum ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
- Datenschutz und E-Mail-Archivierung
- Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?
- Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden?
- Wie müssen E-Mails archiviert werden?
- Technische Herausforderungen der E-Mail-Archivierung
- E-Mail-Archivierung mit DMS: Effizienz steigern und gesetzliche Anforderungen erfüllen
- Die Vorteile einer automatischen E-Mail-Archivierung mit DMS
- Dokumentenmanagementsystem als Software für die E-Mail-Archivierung nutzen
Was versteht man unter einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung?
Von jeder ein- und ausgehenden E-Mail eine unveränderbare Kopie anzufertigen – diesen Vorgang bezeichnet man als revisionssichere E-Mail-Archivierung. Die kopierte Mail wird dabei auf einem Server abgelegt, der wiederum mit dem Archiv verbunden ist. Auch in Deutschland besteht ein Gesetz zur digitalen Archivierung geschäftlicher E-Mails: Im Gegensatz zu privater Korrespondenz müssen Unternehmen elektronischen geschäftlichen Schriftverkehr über einen bestimmten Zeitraum speichern. Da E-Mails in weiten Teilen traditionelle Kommunikationsmittel wie Fax oder Brief weitestgehend abgelöst haben, stellt die digitale Form heute in der Regel den alleinigen Nachweis für geschäftliche Kommunikation dar.
Eine revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Unveränderbarkeit des gespeicherten Datenformats. Eine Veränderung der Daten nach der revisionssicheren Speicherung innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraums führt zu einer Beeinträchtigung der Plausibilität. Eine durch fehlerhafte Unterlagen gegebenenfalls erforderliche Änderung von Daten kann seitens einer autorisierten Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei oder unter deren Aufsicht erfolgen. Jede nachträgliche Änderung einer prinzipiell unveränderbaren Belegspeicherung muss in jedem Fall dokumentiert und plausibel nachvollziehbar protokolliert werden. Durch die unveränderbare und damit fälschungssichere Speicherung der Daten soll Manipulationen im steuerrechtlich relevanten Bereich vorgebeugt werden.
Für wen und warum ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Grundlage für die verpflichtende E-Mail-Archivierung ist die am 01. Januar 2017 in Kraft getretene GoBD, also die eingangs bereits erwähnte und ausgeschrieben etwas sperrige buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Regelung beinhaltet auch die unternehmerische Aufbewahrungspflicht digitaler Geschäftsunterlagen für sechs bis zehn Jahre. Verantwortlich für die gesetzeskonforme Archivierung ist jeweils die Geschäftsleitung. Bei einer nicht ordnungsgemäßen oder nicht revisionssicheren E-Mail-Archivierung drohen rechtliche Konsequenzen und steuerrechtliche Strafmaßnahmen bis hin zu einer Freiheitsstrafe! Ausgenommen von der Vorgabe sind jedoch Kleingewerbetreibende und Freelancer.
Datenschutz und E-Mail-Archivierung
Neben den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) rückt mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein weiterer wichtiger Aspekt in den Vordergrund: der Schutz personenbezogener Daten. Im Rahmen der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, alle Daten, die Rückschlüsse auf eine Person zulassen, besonders sorgfältig zu behandeln und zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen oder Verträge, sondern auch die gesamte E-Mail-Kommunikation. Eine lückenlose E-Mail-Archivierung ist daher nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil eines umfassenden Datenschutzkonzepts.
Ein modernes E-Mail-Archiv stellt sicher, dass alle E-Mails revisionssicher und unveränderbar abgelegt werden. Dies ist besonders wichtig, um Manipulationen oder ungewollte Änderungen an sensiblen Daten zu verhindern. Im Falle einer möglichen Datenschutzverletzung ermöglicht eine revisionssichere Archivierung die Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass Unternehmen nachweisen können, dass die Kommunikation vollständig und ordnungsgemäß archiviert wurde. Auf diese Weise können nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch Strafen vermieden werden, die sich aus einer Verletzung des Datenschutzes ergeben könnten.
Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?
Im Paragraph 238 Abs. 2 des HGB ist geregelt, dass jede geschäftlich relevante E-Mail, die rechtlich einem Handelsbrief entspricht, einer Archivierungspflicht unterliegt. E-Mails, die die Abwicklung oder den Abschluss eines Geschäfts zum Inhalt haben (wie beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Zahlungsbelege) sowie E-Mails, die Geschäftsvorgänge vorbereiten oder aufheben (etwa Reklamationskorrespondenz oder Auftragsänderungen), sind einschließlich ihrer Anhänge geordnet aufzubewahren. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Mails.
Unter die Aufbewahrungspflicht fallen nach Paragraph 147 AO auch alle E-Mails mit einem steuerrechtlichen Bezug, wie zum Beispiel:
- Buchungsbelege
- Die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse
- Handelsbücher
- Eingehende Geschäftsbriefe
- Wiedergaben ausgehender Geschäftsbriefe
- Inventare
- Alle weiteren zur Besteuerung relevanten Unterlagen
Interne Mails oder elektronische Werbenachrichten müssen hingegen ebenso wenig gespeichert und aufbewahrt werden wie Spam-Mails.
Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden?
Der Paragraph 257 HGB Abs. 4 regelt die zeitliche Aufbewahrungspflicht aller Handelsbriefe für die Dauer von sechs Jahren. Unter dem Absatz 5 des Paragraphen wird außerdem vorgegeben, dass die Archivierungspflicht mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die betreffende Nachricht gesendet oder empfangen wurde.
Auch alle unter den Begriff „Handels- oder Geschäftsbrief“ fallenden E-Mails müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies ist im Paragraphen 147 AO geregelt. Eine noch längere Aufbewahrungspflicht gilt übrigens für Mails, die Bilanzen, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Buchungsbelege oder sonstige Organisationsunterlagen enthalten – diese müssen zehn Jahre lang vorgehalten werden.
Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche E-Mails unter die Aufbewahrungsfrist von sechs bzw. zehn Jahren fallen, archivieren Sie am besten alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails für insgesamt zehn Jahre. Viele Unternehmen gehen so vor, um sich den Aufwand der Mail-Separierung zu sparen. Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass keine privaten E-Mails von Mitarbeitenden mit gespeichert werden, da dies zu erheblichen datenschutzrechtlichen Problemen führen kann. Um hier den Aufwand der Aussonderung zu vermeiden, kann vorab eine Einwilligung der Mitarbeitenden zur Speicherung auch privater Nachrichten eingeholt werden. Als zweite Option steht es Unternehmern natürlich auch frei, die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen gänzlich zu verbieten.
Wie müssen E-Mails archiviert werden?
Ob die aufbewahrungspflichtigen E-Mails auf einem unternehmensinternen Server oder auf einem externen Speichermedium archiviert werden, wird vom Gesetzgeber nicht grundsätzlich vorgegeben. Wichtig ist hierbei lediglich, dass die behördlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht erfüllt sind. Dabei ist auf eine maschinell auswertbare, permanent verfügbare, lückenlose und manipulationssichere Speicherung zu achten.
Um die Daten manipulationssicher zu archivieren, ist prinzipiell eine Datenverschlüsselung erforderlich. Gleichzeitig muss auch gewährleistet sein, dass die verschlüsselten Mails, zum Beispiel an Behörden, jederzeit auch unverschlüsselt und kurzfristig weitergeleitet werden können.
Technische Herausforderungen der E-Mail-Archivierung
Die technische Umsetzung einer E-Mail-Archivierung bringt für Unternehmen einige Herausforderungen mit sich. Besonders das enorme Datenvolumen, das täglich generiert wird, stellt eine Belastung für die bestehende IT-Infrastruktur dar. Die Speicherkapazitäten der internen Server sind schnell erschöpft, wenn alle geschäftsrelevanten E-Mails über Jahre hinweg revisionssicher aufbewahrt werden sollen. Eine effiziente Lösung erfordert daher eine leistungsfähige Archivierungssoftware, die große Datenmengen verarbeiten und speichern kann, ohne die Performance des Systems zu beeinträchtigen.
Neben der Verwaltung großer Datenmengen stellt die Integration einer Archivierungslösung in die bestehende IT-Landschaft eine weitere Herausforderung dar. Eine nahtlose Integration in bestehende E-Mail-Systeme ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf unerlässlich. Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Systemen können hier jedoch zu unerwarteten Hindernissen führen.
E-Mail-Archivierung mit DMS: Effizienz steigern und gesetzliche Anforderungen erfüllen
Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt diese mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang zusammen mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance mehr.
Die Vorteile einer automatischen E-Mail-Archivierung mit DMS
Durch die Ergänzung von Indexbegriffen und dank intelligenter Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails und deren Anhänge schnell und einfach wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen, z.B. zu einem Kunden, sind mit einem Klick verfügbar – und das inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz.
Für die Mitarbeitenden eines Unternehmens bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die sie wiederum in andere gewinnbringendere Projekte investieren können. So fördert die Mailarchivierung stressfreies und vor allem effektives Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Mailarchivierung mittels digitalem DMS den Unternehmen hilft, durch die Reduzierung von Ablage- und Suchzeiten einen erheblichen Teil ihrer internen Kosten einsparen zu können.
Die digitale Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat garantiert, dass alle Dateien über viele Jahre hinweg lesbar sind und somit auch sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt das Thema der Business Continuity. Denn was passiert bei einem Serverausfall? Wer seine E-Mails nur sporadisch per Backup sichert, hat spätestens dann ein Problem. Im Zweifel lassen sich verlorene Korrespondenzen nicht wiederherstellen. Anders ist es bei der Mailarchivierung mittels digitalem DMS: Durch die sofortige, vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails entstehen keine Lücken in der Ablage. So hält sich das Chaos nach einem Serverausfall in Grenzen und der Betrieb kann schnell weitergeführt werden. Das ist maximaler Datenschutz.
Die wichtigsten Vorteile der E-Mail-Archivierung mit DocuWare für Sie zusammengefasst:
- Einfaches Auffinden aller E-Mails inklusive aller Anhänge dank smarter Volltextsuche
- Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat
- Entlastung Ihrer internen Postfächer und E-Mail-Server
- Revisionssicheres Archivieren der Mails mit nachvollziehbaren Prozessen
- Kein Mehraufwand bei der vollautomatischen Speicherung von E-Mails aus Mailing-Systemen wie beispielsweise Outlook
- Externer Zugriff für Mitarbeitende über den Internet-Server auf im Dokumenten-Pool gespeicherte archivierte E-Mails möglich
- Erfüllung aller gesetzlich geregelter Anforderungen
Dokumentenmanagementsystem als Software für die E-Mail-Archivierung nutzen
Wer den Schritt von der manuellen zur digitalen Mailarchivierung gehen möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass er nicht nur neue, sondern mit Sicherheit auch einige bereits existierende Mails zu verarbeiten hat. Deswegen ist es in erster Linie wichtig, dass die gewählte E-Mail-Archivierungs-Software dazu in der Lage ist, alle schon vorhandenen E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Boxes oder Mailboxen zu identifizieren und abzulegen. Zudem sollte die Software mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel sein. Ebenfalls sollten entsprechende Zertifizierungen die Rechtssicherheit des DMS bestätigen.
Von hoher Relevanz bei der Wahl einer Software für die automatische Mailarchivierung ist zudem ihre Installation und Inbetriebnahme. Beide sollten so unkompliziert wie möglich sein, damit ein Unternehmen schnellstmöglich und effektiv mit dem System arbeiten kann. Sind diese Punkte alle erfüllt, so stellt sich schnell heraus, dass die digitale Mailarchivierung nicht nur aus sicherheitstechnischen, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine mehr als gute Wahl ist – und überquellende Postfächer auf überlasteten Servern endlich keine Chance mehr haben.
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