Im August 2015 entschlossen sich die Unternehmensverantwortlichen, neben dem Shop-System Magento und dem Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi ein zentrales digitales Archiv zu implementieren. Dokumente, die aufgrund des Geschäftsmodells bereits zum größten Teil in elektronischer Form vorlagen, waren bis dahin verteilt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt worden. Da die Anzahl der Dokumente analog zum Unternehmenswachstum stark anstieg, war eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage unverzichtbar.

Das Motto: Cloud First

Für die Digitalisierung der vergleichsweise geringen und zudem rückläufigen Zahl papierbasierter Dokumente wurden in den Kernbereichen Verwaltung, Vertrieb und in der Auftragsbearbeitung Multifunktionsgeräte installiert. In einem zweiten Projektschritt wurden verteilt gespeicherte Altdokumente aus diversen digitalen Systemordnern in den zentralen Dokumenten-Pool transferiert und strukturiert archiviert. Die DMS-Einführung in allen Abteilungen erfolgte ohne Beeinträchtigung der Betriebsabläufe. Der Startschuss fiel in der Verwaltung, wo beispielsweise eintreffender Schriftverkehr eingescannt und verteilt wurde. Nachdem entsprechende Dokumententypen und -strukturen für das digitale Archiv definiert waren, legte man in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Abteilungsleitern Workflows für Geschäftsprozesse wie Auftragsbearbeitung oder Rechnungsprüfung fest. Anschließend wurden Mitarbeiter der Fachabteilungen Vertrieb und Auftragsabwicklung sukzessive eingebunden.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Auftragsabwicklung | Finanzbuchhaltung | Management | Marketing | Vertrieb
Bereitstellung:
DocuWare Cloud
Integration:
JTL-Wawi | Magento (Shop-System)