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Referenz: Handel / Großhandel

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Betreiber von Profi-Küchen erhalten über eine Online-Plattform qualitativ hochwertige Geräte zu attraktiven Preisen. DocuWare Cloud unterstützt GastroHero dabei, schnell auf sich verändernde Marktbedingungen und Kundenwünsche zu reagieren.

Im August 2015 entschlossen sich die Unternehmensverantwortlichen, neben dem Shop-System Magento und dem Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi ein zentrales digitales Archiv zu implementieren. Dokumente, die aufgrund des Geschäftsmodells bereits zum größten Teil in elektronischer Form vorlagen, waren bis dahin verteilt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt worden. Da die Anzahl der Dokumente analog zum Unternehmenswachstum stark anstieg, war eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage unverzichtbar.

Das Motto: Cloud First

Für die Digitalisierung der vergleichsweise geringen und zudem rückläufigen Zahl papierbasierter Dokumente wurden in den Kernbereichen Verwaltung, Vertrieb und in der Auftragsbearbeitung Multifunktionsgeräte installiert. In einem zweiten Projektschritt wurden verteilt gespeicherte Altdokumente aus diversen digitalen Systemordnern in den zentralen Dokumenten-Pool transferiert und strukturiert archiviert. Die DMS-Einführung in allen Abteilungen erfolgte ohne Beeinträchtigung der Betriebsabläufe. Der Startschuss fiel in der Verwaltung, wo beispielsweise eintreffender Schriftverkehr eingescannt und verteilt wurde. Nachdem entsprechende Dokumententypen und -strukturen für das digitale Archiv definiert waren, legte man in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Abteilungsleitern Workflows für Geschäftsprozesse wie Auftragsbearbeitung oder Rechnungsprüfung fest. Anschließend wurden Mitarbeiter der Fachabteilungen Vertrieb und Auftragsabwicklung sukzessive eingebunden.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Auftragsverwaltung |Marketing |Vertrieb
Deployment:
Cloud
Integration:
Magento (Shop-System) |JTL-Wawi

Angesichts der Dynamik des E-Commerce-Segments ist Agilität extrem wichtig. Das Cloud-Konzept von DocuWare passt perfekt zu unserer Unternehmensphilosophie und hilft uns dabei, Europas führender Anbieter für Gastronomiebedarf werden. Das GastroHero-Team schätzt den einfachen Zugriff auf weit über 100.000 digitale Dokumente.

Simon Haacks
IT-Administrator GastroHero GmbH, Dortmund-Holzwickede

Orts- und zeitunabhängiger Zugriff

Rund 400 Belege täglich beträgt das Aufkommen der intern produzierten und extern eintreffenden Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Entsprechend den vorgegebenen Bearbeitungsschritten durchlaufen die digitalen Dokumente das Unternehmen und werden verschlagwortet – zum Teil vollautomatisch – archiviert. Nicht nur die Mitarbeiter in der Firmenzentrale und den Niederlassungen sind in Workflows eingebunden; auch Unternehmensvertreter auf Geschäftsreisen können über DocuWare Mobile orts- und zeitunabhängig Genehmigungen wie Rechnungsfreigaben erteilen.

Höhere Produktivität bei sinkenden Kosten

Bereits nach 15-monatigem Produktivbetrieb war DocuWare in allen Unternehmensbereichen etabliert. Jeder der GastroHero-Mitarbeiter hat, je nach Berechtigung, Zugriff auf die digitalen Dokumente. Unnütze Papierkopien gehören heute der Vergangenheit an. Durch reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten konnte die Produktivität deutlich gesteigert werden und durch den Wegfall hunderter Aktenordnern konnte viel Bürofläche eingespart werden. Daneben ist den Verantwortlichen natürlich die revisionssichere Archivierung ein wichtiges Erfolgskriterium.

Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung sieht man das Unternehmen auch für die Zukunft gut gerüstet. Das klare Bekenntnis von GastroHero zur Nutzung von Cloud-Technologien ermöglicht die Fokussierung auf Kernkompetenzen. Und die liegen in der Gestaltung und dem Betrieb einer attraktiven Online-Plattform für Gastronomieprodukte sowie einem Angebot an lösungs- und kundenorientierten Serviceleistungen.

Auf der Suche nach einem flexibel skalierbaren und einfach zu bedienenden Dokumentenmanagement-System fiel unsere Entscheidung auf DocuWare Cloud.“

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