Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen heute kein „Nice to have“ mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Doch gerade bei Investitionen wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) fragen sich viele Unternehmen häufig: Lohnt sich der Aufwand, welche Vorteile bringt die Investition und wie hoch ist der Return on Investment (ROI) am Ende tatsächlich? In diesem Beitrag beleuchten wir, wie sich die Kosten für ein DMS zusammensetzen und warum sich die Investition auch für Sie nach kurzer Zeit bezahlt machen kann.
Übersicht:
- Was beeinflusst den Preis eines Cloud-DMS?
- Und was bedeutet das für On-Premises-Lösungen?
- Zusätzliche Kosten
- Warum sich die Investition in ein DMS lohnt
- ROI berechnen – so einfach geht‘s
- Investition in die Zukunft
Sie haben es vielleicht schon vermutet: wie viel ein DMS am Ende kostet, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und lässt sich daher nicht pauschal sagen. Um Ihnen trotzdem eine Vorstellung zu geben, lohnt sich der Blick auf die Zusammensetzung der Kosten. Überlegen Sie sich daher schon vorab, welche Anforderungen Sie an Ihr neues DMS stellen und welche Funktionen ausschlaggebend sind. Zusätzlich spielt es eine Rolle, ob Sie sich für ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem oder die On-Premises-Variante entscheiden.
Was beeinflusst den Preis eines Cloud-DMS?
Da immer mehr Unternehmen auf Cloud-basierte Lösungen umsteigen, werfen wir zunächst einen Blick auf die Faktoren, die für den Preis eines entsprechenden DMS relevant sind.
Speicherkapazität
Generell gilt: Je mehr Speicherplatz benötigt wird, desto höher fallen die Kosten aus. Cloud-DMS-Anbieter berechnen in der Regel nach genutztem Speicher, wobei die Preise je nach Anbieter, Performance (Geschwindigkeit), Sicherheit und Redundanz variieren.
Anzahl der User
Auch die Anzahl der User wirkt sich auf die Preisgestaltung aus. Einige Anbieter berechnen pro User, andere rufen eine Pauschale für eine bestimmte Anzahl auf. Die Preisstruktur steigt oft mit der Useranzahl und reicht damit von wenigen Mitarbeitenden in kleinen bis hin zu Teams in mittelgroßen Unternehmen.
Funktionen
Der Umfang und die Komplexität der angebotenen Funktionen spielen ebenfalls eine wesentliche Rolle. Verschiedene Provider bieten unterschiedliche Funktionen an, manche sind ggf. nur gegen Aufpreis erhältlich. Das gilt häufig auch für Workflow-Automatisierung oder KI-basierte Services, sie sind womöglich nur in preisintensiveren Abostufen verfügbar. Wenn Anbieter auf ein All-in-Modell setzen, in dem sämtliche Funktionen enthalten sind, sind die Hauptpreistreiber in der Regel die Anzahl der Nutzer und der Speicherplatz.
Backups
Regelmäßige und verlässliche Backups sowie Optionen zur Datenherstellung gewährleisten die Integrität Ihrer Daten und eine schnelle Wiederherstellung im Notfall. Sie sind daher entscheidende Bestandteile der Cloud-DMS-Preisgestaltung. Bei manchen Providern sind lediglich grundlegende Backup-Optionen im Standardpreis enthalten und erweiterte oder häufigere Backups mit Zusatzkosten verbunden. DocuWare beispielsweise bietet umfangreiche Backup-Lösungen als Teil des Services an, sodass Ihre Daten regelmäßig gesichert und bei Bedarf schnell wiederhergestellt werden können.
Monatliche vs. jährliche Zahlung
Die Vertragslaufzeit und das Zahlungsmodell beeinflussen die Gesamtkosten erheblich. Viele Cloud-DMS-Anbieter setzen auf flexible Zahlungsoptionen sowie Rabatte für längere Vertragsbindungen. Wer beispielsweise 12 Monate oder mehr im Voraus zahlt, profitiert von günstigeren Konditionen und vereinfacht so auch die Budgetplanung.
Und was bedeutet das für On-Premises-Lösungen?
Die Kosten für ein DMS, das lokal auf dem unternehmenseigenen Server implementiert wird, setzen sich etwas anders zusammen. Anstatt also die Software und den Serverplatz zu mieten, werden Lizenzen einmalig gekauft und lokal installiert. Die Software gehört damit Ihnen und Sie können sie unbegrenzt nutzen.
Damit sind Sie auch selbst für die Sicherheit sowie für die Wartung der Soft- und Hardware zuständig. Auch dabei fallen natürlich langfristig Kosten an. Bei manchen Anbietern erhalten Kunden im ersten Jahr nach dem Kauf der Lösung Support vom Anbieter, der im Kaufpreis enthalten ist. Danach können Kunden in der Regel entscheiden, den Support kostenpflichtig weiterzuführen.
Zusätzliche Kosten
Implementierung des Systems
Generell gilt: Die Soft- und Hardware machen nur einen Teil der Kosten aus. Oft wird die Dienstleistung bei der tatsächlichen Umsetzung außer Acht gelassen. Diese Kosten beinhalten im Wesentlichen das Testen und Installieren der Software, aber auch etwaige Schulungen und Wartungskosten, die nach der Installation anfallen können.
Ein Cloud-DMS hat in der Regel den großen Vorteil einer kürzeren Implementierungszeit als ein On-Premises-System, aber auch hier müssen Sie mit Testphasen, Anpassungen und Schulungen rechnen. Nach der Testphase muss das gesamte System noch installiert werden, ehe es so, wie vorgesehen, arbeitet.
Schulungen
Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen viele Prozesse enorm und bestechen durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Beachten Sie trotzdem: Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen für Schulungen ein. Damit können Ihre Mitarbeitenden nicht nur zügiger mit der neuen Lösung starten, auch die Akzeptanz steigt deutlich. Sie können hier entweder auf externe Schulungen für das gesamte Unternehmen setzen oder auf einzelne Vertretende, die im Anschluss Kolleginnen und Kollegen mit dem DMS vertraut machen.
Warum sich die Investition in ein DMS lohnt
Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem ist letztendlich nicht nur eine reine Kostenfrage, sondern auch eine Frage des Nutzens für Ihr Team. Wir haben Ihnen hier einige Vorteile aufgelistet, die für die Implementierung eines DMS sprechen.
1. Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis
Mit einem DMS verkürzen sich die Suchzeiten für Dokumente erheblich – Ihre Mitarbeitenden finden die benötigten Unterlagen in Sekunden, statt sich minutenlang durch Papierstapel oder Ordnerstrukturen zu graben. Die Automatisierung der Dokumentenverwaltung reduziert außerdem manuelle Routinetätigkeiten sowie Fehlerkorrekturen, da doppelte Versionen oder falsche Ablagen praktisch ausgeschlossen sind. Ein weiterer Pluspunkt: Digitale Workflows beschleunigen Bearbeitungs- und Freigabeprozesse. Genehmigungen laufen damit schneller und transparenter ab, da wichtige Entscheidungen oder Freigaben beispielsweise nicht mehr durch Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten verzögert werden.
2. Kostensenkungen
Die Digitalisierung von Dokumenten verringert den Bedarf an Papierausdrucken, physischer Ablage und Archivierung. Das spart Ihnen nicht nur Druck- und Papierkosten, sondern schont auch die Umwelt und schafft Platz im Büro. Dank der nahtlosen Integration mit bestehenden Systemen werden noch dazu Insellösungen und Doppelarbeit vermieden, Prozesse werden stattdessen ganzheitlich abgebildet und optimiert.
3. Sicherheit und Compliance
Dokumentenmanagementsysteme bieten ein hohes Maß an Datensicherheit und unterstützen Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Jeder Zugriff und jede Änderung an Dokumenten werden lückenlos protokolliert, wodurch Compliance-Verstöße praktisch ausgeschlossen werden. Desweiteren profitieren Sie von einem deutlich geringeren Risiko hinsichtlich Datenverlusten oder unberechtigten Zugriffen – im Ernstfall lassen sich Daten schnell wiederherstellen. Dadurch können Sie nicht nur Strafen vermeiden, sondern häufig auch Versicherungsprämien senken und den Aufwand für die Datenwiederherstellung minimieren.
4. Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit
Die Einführung eines DMS ist oft der Startschuss, bestehende Prozesse zu analysieren und zu optimieren – so steigern Sie langfristig Ihre Effizienz. Moderne Systeme wie DocuWare setzen auf Digitalisierung und nutzen neue Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP), um Arbeitsabläufe weiter zu verbessern und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Ein zusätzlicher Vorteil: Neue User und zusätzlicher Speicherplatz lassen sich unkompliziert und ohne hohe Zusatzkosten integrieren, so wächst das neue DMS flexibel mit Ihrem Unternehmen mit. Auf diese Weise bleibt die Dokumentenverwaltung auch bei steigendem Geschäftsvolumen effizient und übersichtlich.
ROI berechnen – so einfach geht‘s
„Gewinn“ kann an dieser Stelle verschiedene Dinge bedeuten, unter anderem:
- Effizientere Prozesse, beispielsweise kürzere Durchlaufzeiten (von x auf y) nach der Einführung.
- Eine Kostenersparnis und der damit verbundene Anstieg der Produktivität, beispielsweise wenn in der Personalabteilung mehr Tasks pro Stunde ohne zusätzliches Personal bearbeitet werden können oder eine schnellere Rechnungsbearbeitung bei weniger Fehlern in der Finanzabteilung.
Investition in die Zukunft
Ein modernes DMS wie DocuWare ist weit mehr als ein zusätzlicher Kostenfaktor – es ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Die Kosten amortisieren sich oft schneller, als viele Unternehmen erwarten. Wer von Anfang an auf die richtige Lösung setzt, kann langfristig von schlanken Prozessen, zufriedenen Mitarbeitenden und nachhaltigem Unternehmenserfolg profitieren.
