Schnelles, fehlerfreies Arbeiten ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für Unternehmen des 21. Jahrhunderts. Wer zügig auf Anfragen von Kunden antworten und Buchungsvorgänge ohne Verzögerungen abwickeln kann, ist auf dem richtigen Weg in Sachen Zukunftsfähigkeit. Große Vorteile bietet dabei die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS System) – und das ganz unabhängig von der Branche, in der ein Unternehmen tätig ist. Wie auch Ihr Betrieb maßgeblich von den Vorteilen eines DMS Systems profitiert und welche Kriterien Sie bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement System unbedingt beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
DMS Auswahl: Mit einer umfangreichen Vorstudie starten
Sie haben sich dafür entschieden, Ihre Buchhaltung zukünftig mittels digitalem Dokumentenmanagement System durchzuführen und wollen direkt loslegen? Das ist eine gute Idee – sofern Sie bereits eine umfangreiche interne Vorstudie gemacht haben. Denn jedes Unternehmen ist anders und nicht jedes DMS System ist für jede Abteilung passend. In diesem Zusammenhang sollten Sie unbedingt mit den einzelnen Fachabteilungen Ihres Betriebs sprechen, um den genauen Automatisierungsbedarf zu ermitteln. So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfahren, an welchen Stellen Verbesserungspotentiale liegen und gleichzeitig holen Sie alle Mitarbeiter in Sachen Digitalisierung ins Boot. Um ein DMS System erfolgreich einzuführen, ist es nämlich entscheidend, dass alle an einem Unternehmen Beteiligten von diesem überzeugt sind.
Nach einer umfassenden Vorstudie können Sie dann mit der Planung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beginnen. Die folgenden fünf Kriterien sollten Sie bei der Auswahl unbedingt beachten:
1. Der konkrete Handlungsbedarf
Wollen Sie ein digitales DMS System einführen, so gilt generell: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potential zur Umstrukturierung. In Bezug darauf haben Sie mit Hilfe Ihrer vorausgegangenen Analysen bereits den Ist-Zustand Ihres Unternehmens sowie den konkreten Handlungsbedarf ermittelt und wissen genau, an welchen Stellen eine Umstrukturierung sinnvoll ist. Nun geht es darum, die Zielformulierung festzusetzen. Dafür ist eine Frage entscheidend: Welchen Nutzen soll das digitale DMS System Ihrem Unternehmen bringen? Ganz gleich, ob Sie eine Verbesserung der betrieblichen Abläufe forcieren, die Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder gesetzlicher Vorgaben leichter erfüllen möchten – die Verbesserungsmöglichkeiten durch ein digitales DMS System kennen kaum Grenzen.
2. Einen Berater in den DMS Auswahlprozess einbeziehen
Haben Sie sich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Ziel gesetzt, geht es in einem zweiten Schritt darum, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Zwar ist es möglich, ein DMS System auf eigene Faust auszuwählen und zu implementieren, doch kostet das nicht nur eine Menge an Zeit, sondern bietet auch Angriffsfläche für mögliche, aus Unwissenheit entstehende Fehler. Ein professioneller Berater kann solche Fallstricke bereits im Vorfeld beseitigen und hilft Ihnen so, einen reibungslosen Übergang vom manuellen zum digitalisierten Arbeiten zu schaffen.
Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase und aus Ihrer Zielformulierung kann ein Berater genau ausmachen, welchen Nutzen ein DMS System in den von Ihnen benannten Einsatzgebieten bringen wird. Nennen Sie ihm zudem die „Must-haves“ und die „Nice-to-haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Auf dieser Grundlage erarbeitet er einen ersten Lösungsvorschlag. Diesen diskutieren Sie im Idealfall gemeinsam mit den zukünftigen Anwendern sowie mit IT-Verantwortlichen und budgetverantwortlichen Entscheidern. Denn damit nach wie vor alle Beteiligten am selben Strang ziehen, ist es wichtig, dass Sie alle zusammen entscheiden, ob Ihnen die vom Berater präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Am Ende sollen alle von der Arbeit mit dem DMS System profitieren und das ist nur möglich, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.
3. Offenheit für Neues
Fest steht, die Arbeit mit einem DMS System bringt einige Veränderungen mit sich. Automatisierte Abläufe gestalten sich anders, Mitarbeiter müssen sich erst in diese einarbeiten, Aufgabengebiete fallen weg und neue Arbeitsbereiche kommen hinzu. Hierbei ist es entscheidend, dass niemand auf der Strecke bleibt oder sich von den Neuerungen abgeschreckt fühlt. Offenheit ist deswegen extrem wichtig – gegenüber den Vorschlägen des Beraters und gegenüber der digitalen Lösung für Ihre administrativen Aufgaben. Im Idealfall unterstützt Sie der Berater auch bei Unsicherheiten und räumt mögliche Ängste Ihrer Mitarbeiter aus dem Weg. Bietet er Ihnen sämtliche DMS-Funktionen inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an, so sind Sie bestens versorgt und auf einem guten Weg in die digitale Zukunft.
4. Workshops zeigen, ob Sie das passende DMS System gefunden haben
Versuch macht klug. Deswegen sollten Sie unbedingt ein wenig Zeit in das Testen des von Ihnen angestrebten DMS Systems investieren. Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, sollten Sie unbedingt einen Lösungsworkshop vereinbaren. Dabei lassen sich bereits im Vorfeld wichtige Fragen und gegebenenfalls offene Punkte klären. In diesem Zusammenhang können Sie zudem die Fragen stellen, die Ihnen mehr über die Umstellung vom manuellen auf digitales Arbeiten verraten: Sie möchten Ihre Dokumente archivieren? Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie in Eigenleistung den Altbestand der Dokumente digitalisieren? Solche und ähnliche Fragen lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen Sie als Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt. Ratsam ist es, auf komplexe Check-in- und Check-out-Mechanismen zu verzichten. Damit alle Mitarbeiter vom DMS System überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.
5. Kaufen Sie nur, wenn Sie überzeugt sind
Halbherzige Entscheidungen bringen Sie nicht weiter! Wenn Sie ein DMS System kaufen wollen, sollten Sie voll und ganz dahinter stehen. Denn eine Umstellung auf digitales Arbeiten bringt ihnen nichts, wenn nicht das ganze Unternehmen mitzieht. Am Ende geht es um Effizienz und Effektivität. Und die erreichen Sie nur, wenn das DMS System eine ganzheitliche Nutzung erfährt.
Sind Sie von einer DMS Software überzeugt, achten Sie in jedem Fall darauf, dass dieses alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z. B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten oder anderen vertraulichen Dokumenten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind.
Ebenfalls von Vorteil: ein Cloud-basiertes DMS System. Cloud Services bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, den Unternehmen nirgendwo sonst so günstig bekommen. So können Sie Ihren Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Mittels flexibler Kostenmodelle müssen Sie lediglich das zahlen, was Sie tatsächlich verbrauchen – in Sachen Kostentransparenz ein großer Pluspunkt für ein digitales DMS System.
Haben Sie diese fünf wichtigen Kriterien im Blick, so steht der erfolgreichen Einführung eines DMS Systems in Ihrem Unternehmen nichts im Wege. Und in Sachen Zukunftsfähigkeit und Digitalisierung sind Sie damit garantiert auf dem richtigen Weg.
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