Effiziente und kostengünstige Arbeitsabläufe: Wenn Führungskräfte dieses Versprechen hören, werden sie aufmerksam. Und das völlig zu Recht, denn heute kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, wertvolle Ressourcen zu verschleudern. Möchten Sie möglichst effizient wirtschaften? Dann ist das papierlose Büro die beste Möglichkeit, mit optimierten Prozessen Geld und wertvolle Arbeitszeit einzusparen. Was Sie genau davon haben, wenn Sie sich von Blöcken und Stiften verabschieden und papierlos arbeiten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Raus aus der Vergangenheit ...
Das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um mithilfe digitaler Technik jede Menge wertvoller Ressourcen einzusparen. Genutzt werden diese Möglichkeiten von deutschen Unternehmen allerdings noch kaum. So hat etwa die „Digital Working Studie“ des Webhosting-Anbieters Host Europe herausgefunden, dass in deutschen Büros kaum eine Tätigkeit vollständig digital erledigt wird. Ganz im Gegenteil. Zwar führen 49 Prozent der Befragten immerhin schon einen digitalen Kalender, doch nur 28 Prozent der Studienteilnehmer geben an, auf ein digitales Dokumentenmanagement zurückzugreifen. Und schlimmer noch: Nur 37 Prozent sind mit Laptops ausgestattet, während jeder zweite Mitarbeiter nach wie vor Zugriff auf ein Faxgerät hat.
Wie kann das sein, wenn die Vorteile der Digitalisierung doch zweifelsfrei auf der Hand liegen? Und können Sie es sich wirklich leisten, mit veralteten Arbeitsbedingungen Ressourcen wie Geld und Zeit zu verschwenden?
Zumindest die zweite Frage lässt sich mit einem klaren Nein beantworten, weswegen Sie den Schritt in die digitale Zukunft – und damit die Abkehr von papierbasierten Prozessen – so schnell wie möglich in Angriff nehmen sollten.
... hinein in die papierlose Zukunft!
Staubige Aktenordner, vollgeschriebene Taschenkalender und Schreibtische, die sich unter Papierbergen krümmen – was noch vor einigen Jahren Standard war, können Sie sich heute getrost sparen. Und das sollten Sie auch, denn je stärker Sie sich in Richtung eines papierlosen Büros bewegen, desto effizienter werden Ihre Prozesse.
Kennen Sie es vielleicht von sich selbst, dass Sie auf der Suche nach wichtigen Dokumenten verzweifeln und sich fragen, weshalb das Bearbeiten von Rechnungen, Lieferscheinen und Anträgen so schrecklich viel Zeit kosten muss? Dann haben Sie einen der wichtigsten Vorteile des papierlosen Arbeiten erkannt: Manuelle Arbeitsschritte werden durch automatisierte Prozesse ersetzt, wodurch sowohl kostbare Arbeitszeit als auch monetäre Ressourcen freigesetzt werden.
500 Milliarden Euro – diesen Betrag könnte die deutsche Wirtschaft alleine durch eine flächendeckende Einführung elektronischer Rechnungen einsparen. Können Sie sich vorstellen, in welche Höhen diese Summe steigt, wenn Sie auch in allen anderen Bereichen Ihres Büroalltags papierlos arbeiten?
Sparen Sie Zeit und machen Sie Ihre Kunden glücklich!
Bleiben wir für einen Moment bei der Bearbeitung wichtiger Dokumente: Experten gehen davon aus, dass die Suche nach Informationen in Unternehmen, die ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nutzen, rund 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages bindet. Das ist eine Menge Zeit für Aufgaben, die größtenteils auch automatisiert abgewickelt werden könnten.
Falls Sie sich dafür entscheiden, Ihre Dokumente papierlos zu bearbeiten, haben Sie mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten und können dadurch die Effizienz Ihrer Arbeitsleistung maßgeblich erhöhen. Und das ist noch lange nicht alles: Der Bitkom Digital Office Index hat festgestellt, dass zwei Drittel der Unternehmen, die den Weg zum papierlosen Büro bereits beschritten haben, ihre Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten. Gut die Hälfte hat außerdem mithilfe digitaler Lösungen ihre Datensicherheit erhöht und stolze 74 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt habe. Kein Wunder, denn stehen wichtige Informationen für alle Beteiligten auf Knopfdruck bereit, geht die Arbeit schneller und zuverlässiger von der Hand als jemals zuvor.
Effizientere Workflows bringen mehr Flexibilität und Sicherheit
Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, papierlos zu arbeiten, kann es nicht nur von deutlich effizienteren Workflows profitieren, sondern auch wesentlich flexibler agieren. Und genau diese Tatsache kann in der heutigen Zeit darüber entscheiden, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist oder nicht. Ein Kunde hat außerhalb der Bürozeiten Sonderwünsche? Dann kann diese Tatsache in einem papierlosen Büro mithilfe digitaler Technik in Echtzeit kommuniziert und an die betroffenen Stellen weitergeleitet werden.
Vor allem für die Buchhaltung sind die Möglichkeiten des papierlosen Büros vielversprechend: Fortschrittliche Systeme sind in der Lage, elektronische Rechnungen weitgehend automatisch auszulesen, zu verarbeiten und zu archivieren. Zeitintensive manuelle Prüf-, Bearbeitungs- und Weiterleitungsprozesse werden überflüssig und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler sinkt.
Auch finanziell machen sich die Vorteile eines papierlosen Büros in der Buchhaltung bemerkbar: Neben der eingesparten Arbeitszeit sind es vor allem die entfallenden Materialkosten für Papier, Toner und Porto, die im wahrsten Sinne des Wortes auf den Unternehmenserfolg einzahlen. Davon abgesehen werden schneller versendete Rechnungen auch schneller bezahlt; und war es in der Debitorenbuchhaltung bislang oft schwierig, im Gespräch mit säumigen Kunden alle Informationen griffbereit parat zu haben, ermöglichen digitale Systeme mittlerweile den perfekten Überblick.
Ihnen liegt das Thema Datenschutz schwer im Magen? Dann können wir diese Sorge ausräumen, denn Mechanismen wie Zugriffskontrollen und Backups stellen sicher, dass der Komfort des papierlosen Büros nicht auf Kosten der Sicherheit geht. Ganz im Gegenteil: Mit professionellen Enterprise-Content-Management-Systemen können vertrauliche Informationen sogar wesentlich besser geschützt werden, als wenn Sie auf die gute, alte Zettelwirtschaft zurückgreifen. Und auch in Sachen Transparenz sind Sie mit papierlosen Vorgängen optimal aufgestellt. Setzt ein Unternehmen auf digitale Dokumenten-Workflows, kann das Management den Fortschritt der Geschäftsprozesse in Echtzeit überblicken und so rechtzeitig gegensteuern, wenn sich Probleme abzeichnen.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie die Effizienz Ihres Unternehmens mithilfe digitaler Technik steigern können? Dann laden Sie sich unseren (kostenlosen) Ratgeber „Papierlos in weniger als 90 Tagen“ herunter. Dort erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie innerhalb kürzester Zeit von den Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren können.
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