Finanzabteilungen von heute stehen unter großem Druck. Einerseits erfordern begrenzte Budgets und Ressourcen fundierte Einblicke und eine klare strategische Ausrichtung von Finanzleitenden, andererseits gilt es, die Effizienz und Produktivität so zu maximieren, dass Informationen besser zugänglich werden und das Potenzial des eigenen Teams besser ausgeschöpft werden kann. Moderne Dokumentenmanagementlösungen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, sorgen für digitale Workflows. Dadurch können Unternehmen ihre Produktivität steigern, volle Kontrolle gewährleisten und laufende Kosten senken. Wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Übersicht:
- Was ist (digitale) Rechnungsverarbeitung?
- Manuelle, zeitaufwändige und papierbasierte Prozesse
- Rechnungsverarbeitung – automatisiert und transparent
- Automatisierte Workflows als Schlüssel zum Erfolg
- Das sollte eine geeignete Lösung leisten
- Ein schneller Start mit vorkonfigurierten Cloud-Lösungen
- Moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis
- Fazit
Was ist (digitale) Rechnungsverarbeitung?
Unter Rechnungsverarbeitung versteht man den gesamten Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen – von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe (oder auch der Rückweisung) bis hin zur Archivierung. Die Zahlung inklusive Kontierung und Buchung erfolgt erst nach der finalen Freigabe. International wird dieser Ablauf oft als Invoicing bezeichnet.
Vorteile der Digitalisierung
Eine digitale Rechnungsverarbeitung lohnt sich nicht nur für Konzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie ermöglicht:
- die nahtlose Integration von Rechnungen in bestehende Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche,
- eine automatische Weiterleitung in andere IT-Systeme,
- die Vermeidung von Übertragungsfehlern und Kostensenkung sowie die
- flexible Anpassung des Workflows an individuelle Anforderungen.
Am Ende steht ein weitgehend automatisierter, transparenter Prozess, der E-Rechnungen, gescannte Papierrechnungen und Rechnungen in sonstigen Formaten im Dokumentenmanagementsystem rechtskonform archiviert – und das beruhigende Gefühl einer stets korrekten Buchhaltung schafft.
Manuelle, zeitaufwändige und papierbasierte Prozesse
Die Kreditorenbuchhaltung hat weitaus umfassendere Aufgaben, als nur Rechnungen zu bezahlen. Teams gleichen Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, pflegen Lieferantenbeziehungen und verhandeln Kreditbedingungen. Zeitraubende, manuelle und papierbasierte Prozesse haben in diesem Szenario nichts verloren. Vor allem beim Thema Eingangsrechnungen herrscht in vielen Unternehmen jedoch deutlicher Handlungsbedarf:
- Es fehlt die notwendige Transparenz bei Abläufen und anstehenden Aufgaben.
- Daten werden manuell eingegeben, oft sogar in verschiedenen Programmen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
- Dubletten oder falsch ausgestellte Rechnungen geraten in den Verarbeitungsprozess und bedeuten damit eine zeitintensive Nacharbeit. Daten für Abschlüsse oder Reportings können nicht termingerecht geliefert werden oder sind fehlerhaft. Auf diese Weise sind stichhaltige Aussagen für Planungsprozesse auf Grund der mangelnden Informationen nicht möglich.
- Rechnungen werden in Pendelmappen – häufig standortübergreifend – zur Prüfung weitergegeben. Die Freigabe dauert so etliche Tage.
- Digitale Rechnungen werden ausgedruckt und wie Papierbelege bearbeitet. Diese Handlungsweise ist bald nicht nur nicht mehr rechtskonform, der Zugriff auf die Rechnungen ist dabei nur lokal möglich – sowohl für die Personen, die die Freigabe erteilen, als auch die Buchhaltung.
- Durch den langwierigen Freigabeprozess können Skonti und Rabatte verfallen.
Diese Herausforderungen wirken sich nicht nur auf die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung, sondern auf das gesamte Unternehmen aus. Mit der Automatisierung durch entsprechende Software lassen sich manuelle Aufgaben eliminieren und Prozesse effizienter gestalten. Damit mehr Zeit bleibt für strategische Themen.
Rechnungsverarbeitung – automatisiert und transparent
Mit einer vollständig automatisierten Rechnungsverarbeitung lässt sich jeder Schritt genau definieren – von der Datenerfassung über den Freigabeprozess bis hin zur Erstellung eines Transaktionsdatensatzes für die direkte Buchung. Genehmigungs-Workflows auf Grundlage Ihrer Geschäftsregularien gewährleisten eine genaue und schnelle Verarbeitung. Die Lösung sollte außerdem Pflichtdaten, Bestellungen und Doubletten prüfen und neue Lieferanten schnell einbinden können. Auch die direkte Integration in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System ist notwendig, um doppelte Dateneingaben und Fehler zu vermeiden. Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung können Ihre Teams:
- Rechnungen automatisiert erfassen: Beispielsweise mit Hilfe von DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) können die zentralen Informationen jeder Rechnung – wie beispielsweise Lieferant, Datum oder Betrag – problemlos automatisch ausgelesen werden. Auf diese Weise sparen sich Ihre Teams die lästige, fehleranfällige Eingabe von Rechnungsdaten – egal, ob die Rechnungen digital oder auf Papier vorliegen.
- Rechnungen zügig prüfen und buchen: Rechnungen lassen sich basierend auf festen Regeln direkt zur Buchung freigeben oder via Genehmigungs-Workflows an die Verantwortlichen weiterleiten. Ausnahmen werden zügig und transparent abgewickelt, sodass Sie während des gesamten Prozesses stets den Überblick behalten. Teams können den final angelegten Buchungssatz im Anschluss direkt an das ERP-System übergeben und umgehen damit auch hier die mühsame Dateneingabe.
- Rechnungen sicher speichern und archivieren: Alle Rechnungen werden in einem sicheren, digitalen Archiv gespeichert und sind auf der Grundlage der erfassten Indexdaten strukturiert. Damit erfüllen Sie automatisch die GoBD-Aufbewahrungsrichtlinien, bereiten Dokumente lückenlos für Audits vor oder kümmern sich um Analysen zur Prozessoptimierung. Zudem profitieren Sie vom Zugriff zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Endgerät.
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Automatisierte Workflows als Schlüssel zum Erfolg
Wenn Ihre Teams sich nicht mehr mit der manuellen Eingabe von Daten oder der Archivierung von Dokumenten beschäftigen müssen, können sie sich auf gewinnbringende Aufgaben mit Innovationspotenzial konzentrieren. Digitale Workflows bieten im Zuge dessen volle Transparenz für Ihre Buchhaltungsprozesse und ermöglichen es Ihnen, ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus zu verfolgen. Umfassende Reporting-Funktionen informieren Sie jederzeit darüber, wie viele Dokumente sich in einem bestimmten Prozessstadium befinden.
Mit Blick auf die Rechnungsverarbeitung sollten die jeweiligen Workflows automatisch Rechnungsdubletten erkennen oder feststellen, ob ein Lieferant bereits im System ist. Ist das nicht der Fall, sollte die Lösung dies automatisiert umsetzen.
Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ermöglicht außerdem die reibungslose Weitergabe von Informationen an alle Teammitglieder, die einen Einblick in den jeweiligen Workflow benötigen. Per E-Mail lassen sich neue Aufgaben zuweisen, eskalieren oder Ausnahmen konfigurieren. Manager wiederum sehen auf einen Blick, welche Schritte bereits abgeschlossen oder welche Aufgaben noch offen sind.
Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität – allen voran, wenn Dokumente in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Mit einer rechtskonformen Dokumentenablage, einer transparenten Genehmigungshistorie, einem detaillierten Berechtigungskonzept und einer starken Verschlüsselung lassen sich wichtige Compliance-Anforderungen im Handumdrehen erfüllen. Zudem ermöglichen starke Sicherheits- und Backup-Maßnahmen die Wiederherstellung von Informationen im Ernstfall.
Das sollte eine geeignete Lösung leisten
Auf die folgenden Funktionen kommt es besonders an:
- Das Erfassen von Rechnungen via Scanner, MVP, E-Mail, einem Ordner oder per Drag-and-Drop von Ihrem Desktop.
- Tracken von Zahlungsfristen sowie der Versand von Zahlungserinnerungen.
- Validierung und Weiterleitung von Rechnungen auf der Grundlage der von Ihnen definierten Geschäftsprozesse und Regularien.
- Abrufen von Dokumenten direkt aus dem DMS, ohne andere Programme wie beispielsweise Ihr Buchhaltungssystem verlassen zu müssen.
- Überprüfung von Rechnungen, GL-Coding und Genehmigungsverfahren.
- Stets verfügbare Daten zum Herunterladen für Ihr Buchhaltungssystem.
- Mobiler Zugriff, um Rechnungen von jedem Endgerät und zu jeder Zeit freizugeben.
- Nahtlose Integrationen in E-Mail-, CRM-, ERP- und HR-Systeme sowie Team-Portale und selbst entwickelte Software.
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs.
Ein schneller Start mit vorkonfigurierten Cloud-Lösungen
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erfordert weder hohen Zeitaufwand noch eine langwierige Implementierung. Obwohl sich Geschäftsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, ähneln sich zentrale Anforderungen und Entscheidungspunkte oft deutlich.
Die template-basierte Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung ist die ideale Option, wenn Sie Rechnungsprozesse zügig und kosteneffizient automatisieren wollen. Mit flexibel aktivierbaren Funktionen und Workflows lassen sich Ihre Wünsche schnell und einfach umsetzen:
- Mehrstufige Freigaben über Kostenstellen
- Vorkontierungen von Rechnungen
- Export von Buchungsstapeln ins ERP-System
Die fertigen Pakete bieten Ihnen damit gezielt die Funktionen, die eine reibungslose Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen sicherstellen.
Moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Wie automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Praxis funktioniert, zeigt die Bäckerei Pappert, die mit fast 150 Fachgeschäften zu den größten Bäckereibetrieben Deutschlands zählt. Um einen durchgängigen, transparenten Prozess für die Rechnungsverarbeitung zu schaffen, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht, setzt Pappert auf das Cloud-basierte Dokumentenmanagementsystem von DocuWare.
Der ausschlaggebende Grund: Mit DocuWare lassen sich sämtliche Rechnungstypen per OCR-Erkennung bis auf Positionszeilenniveau auslesen. Das ist besonders wichtig, da viele Rechnungen umfangreich sind, mehrere Kostenstellen enthalten und jede Position separat gebucht werden muss. Die Erfassung und Zuordnung erfolgen nun vollständig automatisch.
Reibungsloser Workflow
- Die Buchhaltung prüft die erfassten Rechnungen und verknüpft sie bei Bedarf mit Dokumenten wie Lieferscheinen.
- Anschließend werden die Rechnungen per Workflow an die zuständigen Abteilungen oder regionalen Bereiche zur sachlichen Prüfung und Freigabe weitergeleitet.
- Am Ende entstehen vorbereitete Buchungssätze, die im Stapel an DATEV zur Verbuchung und Zahlung übergeben werden.
Pappert profitiert durch die komplett digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare so von einer wesentlichen Vereinfachung sowie einer großen Zeit- und Papierersparnis bei der Rechnungsverarbeitung.
Digitalisierung leicht gemacht
So meistert auch Ihr Unternehmen den Einstieg in die elektronische Rechnungsverarbeitung und die Einführung der E-Rechnung.
Fazit
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung birgt erhebliche Vorteile für Unternehmen aller Größenordnungen. Von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Buchung und Archivierung werden zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Prozesse durch effiziente, transparente Workflows ersetzt. Auf diese Weise gewinnen Ihre Teams wertvolle Zeit für strategische Aufgaben und tragen zu einer insgesamt gesteigerten Produktivität und Kosteneffizienz Ihres Unternehmens bei.
