Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
Vorgestellt
Lesen Sie alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
Mehr erfahren
Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Archivierung Ihr Einstieg in die Cloud Digital WorkplaceÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
Lösungen
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
Die Plattform
Produkt-Highlights
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Die Bäckerei Pappert hat mit DocuWare Cloud einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht.
Referenz: Lebensmittel
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie Bäckerei Pappert ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen, das mit fast 150 Fachgeschäften rund um die Rhön zu den größten Bäckereibetrieben in Deutschland zählt. Die Digitalisierung hat die Prozesse für die Rechnungsbearbeitung in dem weit verzweigten Filialnetz vereinfacht und beschleunigt.
Die familiären Ursprünge des Bäckerhandwerk-Traditionsbetriebs papperts GmbH & Co. KG reichen bis in das Jahr 1928 zurück. Den Kern bildet der Backbetrieb am Stammsitz Poppenhausen bei Fulda nahe der Wasserkuppe in der Rhön, von wo ein weitverzweigtes Filialnetz mit fertigen und Vor-Produkten beliefert wird. Als „Fitnessbäckerei“ hat sich Pappert die Förderung sportlicher Aktivitäten auf die Fahnen geschrieben und organisiert Veranstaltungen, u.a. im Laufen, Walken, Radfahren und Mountainbiking.
K.o.-Kriterium „Positionsebene“
Ein Unternehmen, das so dynamisch wächst und expandiert, muss auch auf seine eigene Fitness in den täglichen Prozessen achten. Die administrativen Abläufe effizient zu gestalten, ist bei Pappert die Aufgabe von Volker Müller. Als Leiter der Finanzbuchhaltung mit IT-Qualifikation (Microsoft Certified Solutions Expert/MSCE) ist er mit den Möglichkeiten der Digitalisierung vertraut und hatte bereits bei seinem früheren Arbeitgeber mit einem Dokumentenmanagement-System gearbeitet. Bei der Auswahl eines DMS für Pappert stand eine Anforderung klar im Vordergrund: das Auslesen von Rechnungen auf Positionsebene. Im Auswahlprozess stellte sich heraus, dass diesem K.o.-Kriterium kaum eine der marktgängigen DMS-Lösungen gerecht wird. Per Internetrecherche stieß Müller auf das Lösungsangebot eines DocuWare Partners auf der Basis von DocuWare mit dem Zusatzmodul BCT. Das Versprechen: Sämtliche Rechnungstypen werden mittels OCR-Erkennung bis auf Positionszeilenniveau ausgelesen.
Wir haben mit DocuWare einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht. Bei der Arbeit mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System entdecken wir immer wieder neue Möglichkeiten zur Abbildung weiterer Prozesse.
Volker Müller
Leiter Finanzbuchhaltung, papperts GmbH & Co. KG
Wichtig ist diese Funktionalität, weil sich bei Pappert oft Posten für verschiedene Kostenstellen auf einer Rechnung befinden. Die Rechnungen können viele Seiten lang sein, die Positionen müssen einzeln ausgelesen und mit der zugehörigen Kostenstelle gebucht werden.
Ebenfalls von großer Bedeutung für die Softwareentscheidung war die Cloud-Option, da das Unternehmen sich keine weiteren IT-Aufgaben in puncto Wartung, Installieren von Updates, Datensicherheits- und Datenschutz-Prozeduren ins Haus holen wollte. Gestartet wurde das DocuWare Projekt bei Pappert am 1. Oktober 2021 mit dem Rechnungseingangs-Workflow, der zu Jahresbeginn live ging. Durch das detaillierte Auslesen der eingehenden Rechnungen können die einzelnen Positionen, die häufig die Kostenstellen bereits mit enthalten, automatisch zugeordnet werden. Das erste Checken und gegebenenfalls Nachbearbeiten sowie Verknüpfen der Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten wie etwa Lieferscheinen erfolgt in der Buchhaltung. Anschließend gehen die Rechnungen via Workflow zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Abteilungen bzw. regionalen Bereiche mit jeweils sechs bis acht Fachgeschäften.
Komplett vorbereitete Buchungssätze
Die Filialen sind über die Kommunikationslösung „intratool“ eingebunden, die über ein DocuWare Formular zur Prüfung von Rechnungen in den Prozess integriert wurde. Bei Beträgen bis zu 1000 Euro kann die Freigabe auf der Bereichs- oder Abteilungsebene erfolgen, Rechnungen, die darüber hinausgehen, werden von der Geschäftsführung geprüft und freigegeben. Am Ende des Workflows stehen komplett vorbereitete Buchungssätze, die im Stapel an die Datev-Buchhaltung zur Verbuchung und Zahlung übergeben werden.
Für die Buchhaltung hat die komplett digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.
Der nächste mit DocuWare digitalisierte Prozess steht kurz vor der Live-Schaltung. Es geht um Investitionsanträge, bei denen die Angebote, technischen Daten, Pläne und Bilder etwa zu einem Bauvorhaben digital verwaltet und der Prüfungs- und Freigabeprozess geregelt werden.