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Referenz: Lebensmittel

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Die Suche nach Rechnungen sowie das umständliche Hin- und Herschicken von Pendelmappen zwischen den Standorten gehört bei Pappert der Vergangenheit an. Neben Papier- und Zeitersparnis hat DocuWare vor allem auch für Transparenz gesorgt.

Die Bäckerei Pappert ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen, das mit fast 150 Fachgeschäften rund um die Rhön zu den größten Bäckereibetrieben in Deutschland zählt. Die Digitalisierung hat die Prozesse für die Rechnungsbearbeitung in dem weit verzweigten Filialnetz vereinfacht und beschleunigt.

Die familiären Ursprünge des Bäckerhandwerk-Traditionsbetriebs papperts GmbH & Co. KG reichen bis in das Jahr 1928 zurück. Den Kern bildet der Backbetrieb am Stammsitz Poppenhausen bei Fulda nahe der Wasserkuppe in der Rhön, von wo ein weitverzweigtes Filialnetz mit fertigen und Vor-Produkten beliefert wird. Als „Fitnessbäckerei“ hat sich Pappert die Förderung sportlicher Aktivitäten auf die Fahnen geschrieben und organisiert Veranstaltungen, u.a. im Laufen, Walken, Radfahren und Mountainbiking.

K.o.-Kriterium „Positionsebene“

Ein Unternehmen, das so dynamisch wächst und expandiert, muss auch auf seine eigene Fitness in den täglichen Prozessen achten. Die administrativen Abläufe effizient zu gestalten, ist bei Pappert die Aufgabe von Volker Müller. Als Leiter der Finanzbuchhaltung mit IT-Qualifikation (Microsoft Certified Solutions Expert/MSCE) ist er mit den Möglichkeiten der Digitalisierung vertraut und hatte bereits bei seinem früheren Arbeitgeber mit einem Dokumentenmanagement-System gearbeitet. Bei der Auswahl eines DMS für Pappert stand eine Anforderung klar im Vordergrund: das Auslesen von Rechnungen auf Positionsebene. Im Auswahlprozess stellte sich heraus, dass diesem K.o.-Kriterium kaum eine der marktgängigen DMS-Lösungen gerecht wird. Per Internetrecherche stieß Müller auf das Lösungsangebot eines DocuWare Partners auf der Basis von DocuWare mit dem Zusatzmodul BCT. Das Versprechen: Sämtliche Rechnungstypen werden mittels OCR-Erkennung bis auf Positionszeilenniveau ausgelesen.

Land:
Deutschland
Branche:
Lebensmittel
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
Cloud
Integration:
DATEV |intratool

Wir haben mit DocuWare einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht. Bei der Arbeit mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System entdecken wir immer wieder neue Möglichkeiten zur Abbildung weiterer Prozesse.

Volker Müller
Leiter Finanzbuchhaltung, papperts GmbH & Co. KG

Wichtig ist diese Funktionalität, weil sich bei Pappert oft Posten für verschiedene Kostenstellen auf einer Rechnung befinden. Die Rechnungen können viele Seiten lang sein, die Positionen müssen einzeln ausgelesen und mit der zugehörigen Kostenstelle gebucht werden.

Ebenfalls von großer Bedeutung für die Softwareentscheidung war die Cloud-Option, da das Unternehmen sich keine weiteren IT-Aufgaben in puncto Wartung, Installieren von Updates, Datensicherheits- und Datenschutz-Prozeduren ins Haus holen wollte. Gestartet wurde das DocuWare Projekt bei Pappert am 1. Oktober 2021 mit dem Rechnungseingangs-Workflow, der zu Jahresbeginn live ging. Durch das detaillierte Auslesen der eingehenden Rechnungen können die einzelnen Positionen, die häufig die Kostenstellen bereits mit enthalten, automatisch zugeordnet werden. Das erste Checken und gegebenenfalls Nachbearbeiten sowie Verknüpfen der Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten wie etwa Lieferscheinen erfolgt in der Buchhaltung. Anschließend gehen die Rechnungen via Workflow zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Abteilungen bzw. regionalen Bereiche mit jeweils sechs bis acht Fachgeschäften.

Komplett vorbereitete Buchungssätze

Die Filialen sind über die Kommunikationslösung „intratool“ eingebunden, die über ein DocuWare Formular zur Prüfung von Rechnungen in den Prozess integriert wurde. Bei Beträgen bis zu 1000 Euro kann die Freigabe auf der Bereichs- oder Abteilungsebene erfolgen, Rechnungen, die darüber hinausgehen, werden von der Geschäftsführung geprüft und freigegeben. Am Ende des Workflows stehen komplett vorbereitete Buchungssätze, die im Stapel an die Datev-Buchhaltung zur Verbuchung und Zahlung übergeben werden.

Für die Buchhaltung hat die komplett digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.

Der nächste mit DocuWare digitalisierte Prozess steht kurz vor der Live-Schaltung. Es geht um Investitionsanträge, bei denen die Angebote, technischen Daten, Pläne und Bilder etwa zu einem Bauvorhaben digital verwaltet und der Prüfungs- und Freigabeprozess geregelt werden.

Wir haben Rechnungen, die sieben Seiten lang sein können – jede Position muss einzeln gebucht werden. Das war nur mit DocuWare und BCT möglich, keine andere Lösung konnte eine automatische Verbuchung dieser komplexen Rechnungen realisieren.

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