Wichtig ist diese Funktionalität, weil sich bei Pappert oft Posten für verschiedene Kostenstellen auf einer Rechnung befinden. Die Rechnungen können viele Seiten lang sein, die Positionen müssen einzeln ausgelesen und mit der zugehörigen Kostenstelle gebucht werden.

Ebenfalls von großer Bedeutung für die Softwareentscheidung war die Cloud-Option, da das Unternehmen sich keine weiteren IT-Aufgaben in puncto Wartung, Installieren von Updates, Datensicherheits- und Datenschutz-Prozeduren ins Haus holen wollte. Gestartet wurde das DocuWare Projekt bei Pappert am 1. Oktober 2021 mit dem Rechnungseingangs-Workflow, der zu Jahresbeginn live ging. Durch das detaillierte Auslesen der eingehenden Rechnungen können die einzelnen Positionen, die häufig die Kostenstellen bereits mit enthalten, automatisch zugeordnet werden. Das erste Checken und gegebenenfalls Nachbearbeiten sowie Verknüpfen der Rechnungen mit zugehörigen Dokumenten wie etwa Lieferscheinen erfolgt in der Buchhaltung. Anschließend gehen die Rechnungen via Workflow zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Abteilungen bzw. regionalen Bereiche mit jeweils sechs bis acht Fachgeschäften.

Komplett vorbereitete Buchungssätze

Die Filialen sind über die Kommunikationslösung „intratool“ eingebunden, die über ein DocuWare Formular zur Prüfung von Rechnungen in den Prozess integriert wurde. Bei Beträgen bis zu 1000 Euro kann die Freigabe auf der Bereichs- oder Abteilungsebene erfolgen, Rechnungen, die darüber hinausgehen, werden von der Geschäftsführung geprüft und freigegeben. Am Ende des Workflows stehen komplett vorbereitete Buchungssätze, die im Stapel an die Datev-Buchhaltung zur Verbuchung und Zahlung übergeben werden.

Für die Buchhaltung hat die komplett digitale Abwicklung des Prozesses in DocuWare eine wesentliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung gebracht. Früher mussten die Papierbelege oft gesucht und viele Male in die Hand genommen werden, jetzt stehen sie digital sofort zur Verfügung.

Der nächste mit DocuWare digitalisierte Prozess steht kurz vor der Live-Schaltung. Es geht um Investitionsanträge, bei denen die Angebote, technischen Daten, Pläne und Bilder etwa zu einem Bauvorhaben digital verwaltet und der Prüfungs- und Freigabeprozess geregelt werden.