Digitalizando puestos de trabajo

La digitalización del mundo laboral está cambiando la forma de trabajar a gran velocidad. El lugar de trabajo ya no es sólo un sitio físico al que acuden los trabajadores. Ahora, las empresas colaboran cada vez más a través de plataformas digitales a las que se puede acceder desde cualquier lugar siempre que haya una conexión a Internet,  es lo que llamamos, el lugar de trabajo digital. Pero un Lugar de Trabajo Digital no es sólo una colección suelta de herramientas. Para beneficiarse realmente de un lugar de trabajo digital y lograr resultados medibles, debe establecerse y aplicarse de forma estructurada. Esto comienza con la comprensión de lo que constituye un lugar de trabajo digital, que es de lo que hablaremos a continuación.

• ¿Qué es un puesto de trabajo digital?
• Puesto de trabajo digital frente a espacio de trabajo digital: ¿cuál es la diferencia?
• ¿Qué tendencias están dando forma al lugar de trabajo digital?
• ¿Cuáles son las ventajas de un lugar de trabajo digital?
• ¿Cuáles son los retos de la implantación del Lugar de Trabajo Digital?
• ¿Qué funciones debe tener un puesto de trabajo digital?
• ¿Cómo introducir un lugar de trabajo digital en 6 pasos?
• Historias de éxito de clientes
• Checklist de evaluación de proveedores de puestos de trabajo digitales
• Las preguntas más frecuentes sobre el Lugar de Trabajo Digital

Cuando se trata de temas como la digitalización del mundo laboral y el nuevo trabajo, se habla cada vez más del lugar de trabajo digital. Pero, ¿qué significa eso exactamente? En términos generales, un puesto de trabajo digital es una plataforma de trabajo basada en la nube con la que las empresas trasladan todo su flujo de trabajo al espacio virtual.

El puesto de trabajo digital contiene todas las aplicaciones, datos, herramientas y funciones de colaboración que los empleados necesitan para su trabajo. Estas funciones electrónicas están interconectadas y funcionan a la perfección. Se pueden controlar a través de una interfaz segura en línea a la que los empleados pueden acceder con sus correspondientes dispositivos finales. El resultado es una oficina sin papeles que está preparada para ser utilizada en cualquier lugar y en cualquier momento, sin ningún tipo de compromiso.

¿Puesto de trabajo digital o espacio de trabajo digital? Con el creciente número de nuevos términos, es fácil confundirse. Especialmente cuando suenan parecido. ¿Significan realmente los dos términos lo mismo, o hay una diferencia? De hecho, estamos hablando de dos enfoques diferentes. Un puesto de trabajo digital es una interfaz en línea con datos, herramientas y funciones de colaboración para los empleados de una empresa. Estas funciones están interconectadas entre sí y, por lo tanto, funcionan a la perfección. El resultado de esta plataforma para mapear los flujos de trabajo holísticos es una oficina sin papeles que está a disposición de los implicados en los procesos de trabajo, independientemente del tiempo y la ubicación.

Estos puntos son la definición de un Puesto de Trabajo Digital:

• Una interfaz digital para todos los empleados.
• Almacenamiento centralizado de datos y documentos.
• Integración de los procesos de automatización de la empresa.
• Definición de una estrategia y cultura corporativa digital.
• Integración de dispositivos físicos como ordenadores portátiles y dispositivos móviles.

En cambio, en el marco de un lugar de trabajo digital, se entiende que un espacio de trabajo digital es un espacio virtual colaborativo. El espacio de trabajo digital se define así como la contrapartida digital de un lugar de trabajo offline.

Estas son las características de un espacio de trabajo digital:

• El Espacio de Trabajo Digital forma parte de un Puesto de Trabajo Digital.
• Un sustituto de los puestos de trabajo físicos en forma virtual.
• Uso de soluciones informáticas y herramientas digitales.

Un espacio de trabajo digital es, en definitiva, algo así como una sala de conferencias digital y colectiva donde los equipos se reúnen a través de herramientas colaborativas. Además, un puesto de trabajo digital es utilizado como herramienta personal por un solo empleado, que realiza sus tareas a través de programas y dispositivos.

La pandemia ha cambiado bruscamente nuestra forma de trabajar. En la actualidad, muchos empleados trabajan en gran medida desde casa y gestionan los flujos de trabajo operativos desde sus hogares. Esto está alimentando tendencias como la digitalización del mundo laboral. El trabajo móvil se apoya en la creación de redes a través de herramientas digitales como módulos de chat, redes sociales corporativas y sistemas de videoconferencia, al igual que el trabajo colaborativo. En definitiva, esto lleva a las empresas a crear un lugar de trabajo digital.

Sin embargo, en muchas empresas el nivel de digitalización está lejos de ser avanzado. Sólo unos pocos empleados pueden presumir de tener un lugar de trabajo digital adecuado que además cumpla todas las normas de seguridad. En lugar de trabajar en una plataforma uniforme y centralizada, los empleados suelen trabajar en diferentes programas que no están conectados en red entre sí y no intercambian datos. Esto lleva mucho tiempo y es ineficaz. ¿Sabía que sus empleados pasan hasta 60 minutos al día cambiando de una aplicación a otra?

Además, las estructuras de carpetas digitales existentes no siempre permiten encontrar rápidamente los documentos que se necesitan. A menudo hay diferentes versiones del mismo documento en los servidores. Esto hace que todo sea aún más complicado. Para poder trabajar de forma flexible, productiva y eficiente independientemente de su ubicación, los trabajadores a distancia no deberían tener que enfrentarse a estos problemas. En su lugar, deben poder acceder a la información adecuada de forma fiable y rápida, dentro de una interfaz de usuario uniforme que les permita comunicarse con sus compañeros de diversas formas con sólo unos clics: en el feed de mensajes, en el chat o por videoconferencia. Esto crea procesos libres de errores, eficientes y ágiles.

Independientemente de que los miembros del equipo trabajen en diferentes ciudades, en la misma oficina o en homeoffice, con un puesto de trabajo digital, todos los procesos funcionan siempre como si estuvieran sentados justo enfrente. Esta es probablemente la ventaja más decisiva de un puesto de trabajo digital.

Otro punto a favor: en el futuro, los empleados querrán poder cambiar de forma flexible y sin restricciones entre la oficina y el despacho en casa. Por ello, ofrecer un lugar de trabajo digital es un factor importante para aumentar la satisfacción de los empleados. Y eso vale su peso en oro porque los empleados satisfechos no sólo son más leales, sino que también están más motivados, lo que a su vez se traduce en un notable aumento de la eficiencia.

Un lugar de trabajo digital perfectamente configurado también ofrece a las empresas considerables ventajas desde el punto de vista de la optimización de los procesos:

• Acceso más fácil a la información: El puesto de trabajo digital sustituye a las soluciones aisladas a pequeña escala dentro de la infraestructura informática de una empresa que no siempre armonizan bien entre sí. Dado que el intercambio de datos automatizado tampoco existe en este caso, a menudo hay que copiar la información de un sistema a otro, lo que lleva mucho tiempo y da lugar a errores. Con un lugar de trabajo digital, esto es cosa del pasado.
• Automatización: con un puesto de trabajo digital, se pueden automatizar procesos sencillos y repetitivos que a menudo ocupan demasiado tiempo de los empleados. Por ejemplo, la aprobación de documentos o la introducción repetida de datos. Esto permite a los empleados concentrarse mejor en las tareas más complejas de su trabajo.
• Seguridad y protección de datos: se pueden establecer derechos de usuario individuales para garantizar que sólo los empleados autorizados tengan acceso a las distintas áreas del sistema. Esta es la ventaja decisiva de la oficina sin papel: Con un archivo en papel, no se pueden asignar restricciones de acceso. A menudo se transmite sin dudar, lo que puede ser bastante problemático en términos de protección de datos.
• Mejor intercambio de información entre los participantes: los elementos de los canales sociales integrados en un entorno de Digital Workplace facilitan la colaboración en el espacio virtual. Los empleados pueden conectarse con sólo pulsar un botón e intercambiar información como si estuvieran sentados en la misma oficina.
• Mayor transparencia: Un lugar de trabajo digital crea un entorno de trabajo más transparente en el que todos los miembros del equipo pueden seguir el estado de cualquier proyecto o tarea en la que estén involucrados en cualquier momento. Los jefes de equipo pueden asignar tareas y fijar plazos. También se pueden controlar los procesos de aprobación. Esto evita reuniones o acuerdos innecesarios y permite a los miembros del equipo centrarse en sus tareas principales.
• Reducción de los costes de TI: las empresas que gestionan su puesto de trabajo digital a través del software basado en la nube también reducen sus costes tecnológicos: el proveedor de software se encarga de tareas como la asistencia a los usuarios, la programación o la seguridad de TI de forma rentable. Las actualizaciones también se instalan automáticamente para que los usuarios tengan siempre la última versión de su sistema.

Trabajar a veces en la oficina, a veces desde casa y a veces en el tren: un lugar de trabajo digital ofrece esta flexibilidad. Sin embargo, la creación de un puesto de trabajo digital también conlleva ciertos retos. Por ejemplo, un lugar de trabajo moderno no nace de la noche a la mañana. Las empresas tienen que averiguar en primer lugar qué software deben adquirir. Esto no siempre es fácil, ya que el mercado de herramientas empresariales es muy amplio y está muy fragmentado. Además, las soluciones individuales a veces difieren considerablemente en su gama de funciones. Para hacer la elección individual correcta, es aconsejable probar el software de su elección a través de una demo gratuita. También son útiles los whitepapers, los casos de éxito y los consejos personales de los proveedores actuales.

Un punto muy central que debe cuestionarse a la hora de elegir las herramientas adecuadas es: ¿el sistema deseado se comunica también a través de interfaces con las soluciones de software específicas que ya se utilizan en los distintos departamentos? ¿Pueden integrarse en el lugar de trabajo digital? Esto es de gran importancia, ya que sólo si, por ejemplo, los datos se pueden intercambiar sin problemas dentro de la infraestructura de software completa, el aumento de la eficiencia de un lugar de trabajo digital se puede sentir y medir realmente. De lo contrario, los departamentos tendrán que copiar documentos e información de una herramienta a otra y eso es precisamente lo que debe evitar el establecimiento de un Lugar de Trabajo Digital.

Otro reto en la creación de un lugar de trabajo digital: hay que "guiar" a los empleados e introducirlos en el trabajo 4.0, lo que requiere una buena gestión del cambio. Esto se refiere no sólo a la introducción y el uso de nuevas herramientas, sino también a la introducción de formas de trabajo móviles, modelos de horario flexible y conceptos de oficina modernos. En ámbitos muy conservadores, la introducción de un puesto de trabajo digital requiere un cambio en toda la cultura corporativa, ya que es posible que haya que replantearse los canales de coordinación y los flujos de trabajo completos.

Esto puede causar resistencia, porque las innovaciones siempre van acompañadas de temores porque sacan a los empleados de su zona de confort. Por ello, es aún más importante no imponer las innovaciones a los empleados, sino implicarlos en el proceso de renovación. Esto incluye comunicar abiertamente los planes, destacar las ventajas y desventajas, responder a las preguntas y también estar abierto a las ideas de los trabajadores. Entonces, los empleados tienen la sensación de haber contribuido activamente a la nueva cultura corporativa y la respaldarán sin ningún problema.

Una vez configurado el puesto de trabajo digital, garantiza una transición fluida entre el trabajo a distancia en casa y el trabajo presencial en la oficina. ¿Qué requisitos hay que cumplir para ello? En primer lugar, es importante tener el hardware adecuado para cada empleado. Esto incluye, por ejemplo, un ordenador portátil, unos auriculares y una cámara web.

Por lo que respecta al software, un puesto de trabajo digital requiere un acceso centralizado a toda la información relevante para el empleado durante su trabajo diario. Es importante que todos los datos y documentos necesarios puedan encontrarse de forma rápida y fluida. Trabajar con diferentes versiones de documentos y perseguir siempre los datos más recientes no es una opción en un lugar de trabajo digital.

Para ello, un puesto de trabajo digital combina todos los sistemas en una interfaz uniforme: intranet, plataformas de e-learning, un sistema de gestión documental, redes sociales, herramientas de colaboración y una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM), por ejemplo. Todos los datos están disponibles en esta plataforma central y se controlan a través de una interfaz uniforme.

>Para ello, no sólo hay que digitalizar todos los datos e integrarlos en el Lugar de Trabajo Digital, también deben mapear todos los flujos de trabajo internos de una empresa uno a uno. Sólo así es posible trabajar de forma fluida, sin fisuras y con eficacia.

Lo que también puede influir positivamente en la usabilidad del usuario: El puesto de trabajo digital debe ofrecer posibilidades de personalización de la interfaz de usuario. Por ejemplo, simplemente desactivando los botones secundarios. Esto simplifica considerablemente el funcionamiento y refuerza la aceptación durante el uso.

La implantación de un lugar de trabajo digital no debe hacerse precipitadamente, sino paso a paso. Al fin y al cabo, hay que tener en cuenta muchos puntos clave: Desde la selección del software adecuado y el cálculo de costes hasta la formación de los empleados y el establecimiento de nuevas estructuras y procesos de trabajo. Hay que tener en cuenta los siguientes pasos:

1

Determinar el estado actual y el objetivo final

En primer lugar, analice detenidamente la posición actual de su empresa con respecto a un lugar de trabajo digital: ¿Cuál es el estado actual de su infraestructura digital? A partir de este estudio, podrá determinar las necesidades concretas de actuación: ¿Hacia dónde debe evolucionar la empresa en términos digitales? ¿Qué objetivos quiere alcanzar con un mayor grado de digitalización y la implantación de un Lugar de Trabajo Digital? Defínalos de la forma más concreta posible.

He aquí algunos ejemplos:

• El puesto de trabajo digital debe aumentar la productividad de la empresa y reducir los costes y las posibles fuentes de error.
• La colaboración virtual debe promoverse a través del Lugar de Trabajo Digital.
• Además, hay factores como el aumento de la satisfacción y la fidelidad de los empleados, que se ven favorecidos por los procesos digitales de alto rendimiento.

Ahora pregúntese qué aplicaciones necesita para alcanzar estos objetivos.

2

Elegir el proveedor adecuado

Las especificaciones resultantes de las consideraciones preliminares le facilitan la búsqueda de soluciones de software en el mercado que mejor se adapten a sus necesidades. Compare sus necesidades con las ofertas de diferentes proveedores de soluciones. Para ello, investigue los sitios web de los distintos proveedores y las plataformas de comparación. Además, participe en demostraciones gratuitas de software y, en conversaciones personales con los asesores, analice muy cuidadosamente si el sistema respectivo satisface sus necesidades. Marque cada punto y decídase por la herramienta que se ajuste perfectamente a sus objetivos.

Es importante no optar por un software estándar, sino averiguar qué proveedor de puede adaptar su solución a sus necesidades para que obtenga exactamente el rendimiento que espera de un puesto de trabajo digital. Lo que se requiere aquí es un concepto concreto del proveedor del sistema, que también debería ofrecer soluciones para retos muy específicos. Lo ideal es que obtenga todas las funciones, incluida la asistencia, el servicio y la formación, de un único proveedor.

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El proceso de integración y migración

¿Se ha seleccionado el proveedor adecuado? ¡Muy bien! El siguiente paso es la implantación del sistema. El proveedor de soluciones de su elección le apoyará paso a paso. Se encargarán de configurar el nuevo sistema y de conectar la herramienta a los sistemas informáticos existentes mediante interfaces. Ahora la fachada básica de su Lugar de Trabajo Digital está organizada. El siguiente paso es llenarlo de datos, para ello, hay que digitalizar, migrar y almacenar correctamente la información analógica.

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Configurar el rol y los permisos de acceso

En el cuarto paso, entran en juego sus empleados. Defina los permisos de acceso individuales para cada usuario en el Lugar de Trabajo Digital. Esto es importante para que los usuarios sólo puedan acceder a la información de la herramienta para la que están autorizados según su función en la empresa. Para ello, defina en la configuración exactamente qué detalles deben ser accesibles para el usuario individual y cuáles no.

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Conseguir que el personal se comprometa

Ahora es el momento de formar a su personal. Para ello, inicialmente se da acceso al sistema a unos pocos empleados durante la fase de prueba. Vuelven a comprobar todas las funciones para detectar posibles errores y problemas de uso. En el siguiente paso, estos usuarios pueden formar a otros empleados como superusuarios y proporcionarles ayuda y asesoramiento en cuestiones de aplicación. 

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Finalizada la fase de pruebas: el Lugar de Trabajo Digital entra en funcionamiento

Una vez que se hayan resuelto los problemas iniciales del sistema y que sus empleados hayan ido ganando confianza con la aplicación, es el momento de lanzar el sistema. El Lugar de Trabajo Digital ya puede activarse para su uso práctico en el día a día. Misión cumplida.

Esta lista de comprobación para la implantación del puesto de trabajo digital le ayuda a decidir qué software cumple mejor los requisitos de su puesto de trabajo digital planificado individualmente:

Utilice este checklist para hacer una evaluación justa de las diferentes ofertas de Lugar de Trabajo Digital, para una integración eficaz y sin problemas que le satisfaga a usted y a sus empleados por igual.

La lista le ayudará a encontrar la mejor solución posible para sus necesidades específicas de lugar de trabajo digital.

Básicamente, siempre surgen las mismas preguntas sobre este tema y nos gustaría resumir aquí las cinco más frecuentes:

¿Por qué las empresas deben crear un lugar de trabajo digital?

Los lugares de trabajo digitales permiten a las organizaciones afrontar los nuevos retos de la era digital, incluso en las condiciones empresariales más inciertas. Garantizan una mayor eficiencia y flexibilidad en la colaboración y promueven la agilidad empresarial. Así es como las empresas consiguen mejores resultados.

¿Cuáles son los aspectos positivos de un lugar de trabajo digital?

La pandemia de COVID 19 ha obligado a las empresas a trabajar a distancia. Por ello, las empresas deben buscar rápidamente las herramientas adecuadas para que sus empleados puedan gestionar el trabajo principalmente en remoto. Al implantar un lugar de trabajo digital, se asegura de que sus empleados puedan trabajar con la máxima capacidad productiva tanto si están en la oficina como en casa.

¿Por qué un lugar de trabajo digital mejora la eficiencia?

Los empleados necesitan acceder a múltiples aplicaciones cada día para organizar y gestionar su trabajo. Hoy en día, las empresas utilizan una media de 16 programas y su número no deja de aumentar. Pero demasiadas herramientas pueden confundir y abrumar a sus empleados, lo que también cuesta un tiempo valioso. Tienen que cambiar constantemente de una aplicación a otra para realizar una sola tarea. Un lugar de trabajo digital proporciona una plataforma central para acceder a todas las aplicaciones, datos empresariales y proyectos en un solo lugar, lo que ahorra directamente tiempo y libera a los empleados de sus tareas diarias, además de mejorar su productividad.

¿Qué es el lugar de trabajo digital?

Es un espacio de trabajo digital y basado en la nube que permite la gestión completa de todas las tareas y flujos de trabajo de forma puramente virtual. Todos los empleados implicados tienen acceso a todas las aplicaciones, herramientas, datos y funciones de colaboración necesarias a través de una plataforma en línea, ya sea con accesos iguales para todos o por separado en función de la autenticación.

¿Por qué un lugar de trabajo digital?

Una mayor eficiencia en la empresa, el ahorro de tiempo y costes, así como una cultura de trabajo moderna, son sólo algunas buenas razones para establecer un Lugar de Trabajo Digital. No sólo para los equipos internos, sino también para los clientes, socios y proveedores, la comunicación mejora y se simplifica gracias a este concepto de futuro. Además, los procesos relevantes para la empresa y la automatización de los flujos de trabajo pueden optimizarse con la ayuda de un puesto de trabajo digital.