Cumplimiento del RGPD de la UE

El RGPD, o Reglamento General de Protección de Datos, es un conjunto de reglas y normas europeas relacionadas con la privacidad y el manejo de los datos. Se aplica tanto a las empresas europeas como a cualquier empresa que haga negocios en Europa o con clientes europeos. El reglamento exige el consentimiento expreso de los clientes y les otorga nuevas facultades de portabilidad para controlar la transferencia de su propia información, y establece importantes sanciones en caso de incumplimiento.

El RGPD está en vigor y su cumplimiento no es opcional.

Por qué es importante el RGPD y qué debe saber

El RGPD es una ley europea que entró en vigor en mayo de 2018

GDPR Graphic

A diferencia de la anterior Directiva de la UE sobre privacidad de datos, el RGPD es un Reglamento de la UE.

A diferencia de una Directiva, los gobiernos nacionales no necesitan aprobar leyes de habilitación. El RGPD es efectivamente una ley europea. Anula las leyes nacionales y todas las directivas anteriores de la UE.

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Grandes Sanciones

Las sanciones por incumplimiento son importantes. Se pueden imponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual total a nivel mundial del ejercicio anterior, lo que sea mayor.
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Consentimiento expreso del cliente

El consentimiento válido debe ser explícito para los datos recogidos y los fines para los que se utilizan los datos. Además, debe poder demostrar el "consentimiento" (opt-in) y el consentimiento puede ser retirado.
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Cumplimiento fuera de la UE

Las antiguas cláusulas de escape para las empresas no europeas ya no funcionan. Las empresas no europeas utilizaban las disposiciones de "puerto seguro" para cumplir con el reglamento original de protección de datos, pero esto fue anulado en 2015 por el Tribunal de Justicia Europeo.
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Los datos personales pueden ser cualquier cosa

La gestión de la información y los documentos no estructurados es clave para el cumplimiento de la normativa. La CE define los datos personales como cualquier información relativa a una persona, ya sea privada o profesional. Son válidos el nombre, la dirección, la foto, la dirección de correo electrónico, los datos bancarios, las publicaciones en redes sociales, la información médica o las direcciones IP.
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Los documentos en papel también cuentan

El RGPD se aplica al tratamiento de datos personales total o parcialmente automatizado. También se aplica al tratamiento no automatizado que forma parte de un sistema de archivo. Es decir, a los documentos en papel.
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Cadenas de responsabilidad ampliadas

Si la información personal identificable es almacenada o tratada por un proveedor de servicios en la nube o un subcontratista de procesos documentales en su nombre, usted sigue siendo responsable de las prácticas de manejo de datos de sus subcontratistas.

¿Cómo DocuWare le ayuda a cumplir con el RGPD?

No existe una única tecnología que cumpla todos los requisitos del RGPD. Una organización debe adoptar una estrategia holística de gestión de la información. La gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo pueden desempeñar un papel fundamental. 

DocuWare ofrece un sistema de gestión documental y de automatización del flujo de trabajo que le ayuda a cumplir con todos sus procesos basados en documentos.

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  • Localizar y acceder a los datos personales almacenados y procesados con sus documentos.
  • Exportar, corregir y eliminar datos personales (por ejemplo, la eliminación de datos ayuda a cumplir con el nuevo artículo sobre el "derecho al olvido").
  • Garantizar que los datos personales están protegidos y no se procesan más.
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Información Oficial

Texto del RGPD

Aquí encontrará el texto completo del RGPD con su índice.

Web Oficial RGPD

En el sitio web oficial de la Unión Europea se pueden descargar las versiones lingüísticas de todos los Estados miembros de la UE.

EU: Normas para empresas

La Comisión Europea ha publicado un documento de preguntas frecuentes titulado Normas para empresas y organizaciones. 

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