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Casos de éxito: Industria energética

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Ready for your challenges: ese es el lema del Grupo Ingeteam. Además de SAP, las soluciones informáticas estratégicas incluyen el sistema de gestión documental DocuWare, que se utiliza de forma híbrida: como solución Cloud y de forma paralela en los propios servidores.

Con más de 4.000 empleados en 24 países, el Grupo Ingeteam está especializado en la generación y conversión de energía eléctrica y DocuWare se utiliza ampliamente como sistema de gestión documental. En total, el grupo accede a tres entornos diferentes en la nube, así como a una instalación local de DocuWare.

Ingeteam utiliza DocuWare principalmente para el procesamiento digital de las facturas entrantes: se reciben varios cientos de miles cada año. En el pasado, las facturas por correo electrónico se imprimían y se procesaban manualmente junto con las facturas en papel: se anotaban a mano los proyectos asignados y se aprobaban en un proceso de varios niveles. La tramitación, sin embargo, conllevaba muchos problemas, como la falta de trazabilidad: si una factura se perdía o se enviaba al departamento equivocado, la empresa no se daba cuenta, y los datos faltaban en la planificación contable. A menudo, estas situaciones sólo se resolvían cuando se recibía un recordatorio por parte del proveedor – y la factura en cuestión se convertía de repente en un asunto extremamente urgente. Asimismo, la búsqueda de los documentos requería tiempo y consumía demasiados recursos, especialmente durante las auditorías. Por todo esto se comenzó a buscar una solución. Los criterios de selección más importantes fueron un potente componente de OCR, amplias funcionalidades de flujo de trabajo y experiencia con conexiones a ERPs. Tras una revisión de varios proveedores, DocuWare se impuso ante la competencia. El Grupo Ingeteam valoró especialmente la división entre el proveedor de software y la empresa de implementación, que evitaba una dependencia unilateral.

País:
España
Sector industrial:
Industria energética
Departamento:
Contabilidad
Implementación:
Hybrid
Integración:
SAP

Gracias a DocuWare, hemos podido simplificar considerablemente el procesamiento de las facturas entrantes. Los procesos rápidos y transparentes reducen nuestros costes internos. DocuWare es, por tanto, una de las soluciones informáticas estratégicas en Ingeteam.

Mikel Belaustegui
Director Corporativo IT & Digitalización, Ingeteam Group, Zamudio, Bilbao, (España)

Procesamiento digital de facturas en todo el grupo 

Al principio, DocuWare sólo se utilizaba para digitalizar las notas de entrega. Tras una exitosa fase de prueba, el Partner de DocuWare se hizo cargo del proyecto principal, el proceso de facturación. En la actualidad, las facturas de proveedores se registran en un único punto para archivarse en el repositorio digital, ya sea a través de un enlace de Outlook para las facturas por correo electrónico, o escaneando lotes de documentos en papel. Gracias a la indexación automática, DocuWare puede comparar los datos extraídos de las facturas con los pedidos guardados en SAP. Este enlace automatiza hoy muchas decisiones que antes tenían que tomarse en cada caso, como el flujo específico de aprobación, los importes a comprobar o la asignación de los gastos a los proyectos correspondientes. DocuWare también supervisa la aprobación: los validadores encuentran las facturas asignadas en sus listas de tareas y las aprueban con la ayuda de sellos digitales. Ingeteam incluso se beneficia de DocuWare en el último paso del proceso, la contabilidad: los datos extraídos previamente se transfieren desde DocuWare a una base de datos intermediaria, desde donde SAP los recoge para preparar los asientos contables. Esto libera al equipo contable del trabajo manual de introducir los datos otra vez. En total, unos 170 empleados trabajan con el gestor documental: la solución en la nube, rápida y de fácil acceso, se utiliza para los documentos actuales, mientras que el sistema instalado localmente sirve de archivo a largo plazo.

Gran ahorro gracias al uso sistemático

Con DocuWare se han resuelto con éxito casi todos los problemas que antes se planteaban en papel: la solución asigna las facturas al departamento correcto y permite hacer un seguimiento completo de todas las aprobaciones. Las búsquedas son mucho más rápidas, por ejemplo durante las auditorías. Gracias a una integración, los documentos se pueden abrir directamente desde SAP, o más fácil a través de la amplia función de búsqueda de DocuWare. Para los validadores en el proceso de aprobación, todos los datos relevantes, como los importes de las facturas o las asignaciones a los proyectos, están inmediatamente disponibles. En lugar de tener que buscar primero esta información, ahora pueden centrarse plenamente en sus decisiones y, por tanto, sólo necesitan una décima parte del tiempo para aprobar facturas. Si por ejemplo, los datos del pedido y de la factura coinciden, la aprobación se da con sólo pulsar un botón. La situación es similar en la Contabilidad, donde se ahorra alrededor del 70% del tiempo que antes se necesitaba para contabilizar las facturas. De esta manera, el alto grado de automatización de la solución reduce directamente los costes administrativos del Grupo Ingeteam.

Cuando usábamos el papel, teníamos un gasto invisible muy alto sin saberlo. Muchos procesos administrativos aportan poco valor a la empresa. Precisamente por eso existe un gran potencial de ahorro, que hoy aprovechamos con DocuWare.
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