Procesamiento digital de facturas en todo el grupo
Al principio, DocuWare sólo se utilizaba para digitalizar las notas de entrega. Tras una exitosa fase de prueba, el Partner de DocuWare se hizo cargo del proyecto principal, el proceso de facturación. En la actualidad, las facturas de proveedores se registran en un único punto para archivarse en el repositorio digital, ya sea a través de un enlace de Outlook para las facturas por correo electrónico, o escaneando lotes de documentos en papel. Gracias a la indexación automática, DocuWare puede comparar los datos extraídos de las facturas con los pedidos guardados en SAP. Este enlace automatiza hoy muchas decisiones que antes tenían que tomarse en cada caso, como el flujo específico de aprobación, los importes a comprobar o la asignación de los gastos a los proyectos correspondientes. DocuWare también supervisa la aprobación: los validadores encuentran las facturas asignadas en sus listas de tareas y las aprueban con la ayuda de sellos digitales. Ingeteam incluso se beneficia de DocuWare en el último paso del proceso, la contabilidad: los datos extraídos previamente se transfieren desde DocuWare a una base de datos intermediaria, desde donde SAP los recoge para preparar los asientos contables. Esto libera al equipo contable del trabajo manual de introducir los datos otra vez. En total, unos 170 empleados trabajan con el gestor documental: la solución en la nube, rápida y de fácil acceso, se utiliza para los documentos actuales, mientras que el sistema instalado localmente sirve de archivo a largo plazo.
Gran ahorro gracias al uso sistemático
Con DocuWare se han resuelto con éxito casi todos los problemas que antes se planteaban en papel: la solución asigna las facturas al departamento correcto y permite hacer un seguimiento completo de todas las aprobaciones. Las búsquedas son mucho más rápidas, por ejemplo durante las auditorías. Gracias a una integración, los documentos se pueden abrir directamente desde SAP, o más fácil a través de la amplia función de búsqueda de DocuWare. Para los validadores en el proceso de aprobación, todos los datos relevantes, como los importes de las facturas o las asignaciones a los proyectos, están inmediatamente disponibles. En lugar de tener que buscar primero esta información, ahora pueden centrarse plenamente en sus decisiones y, por tanto, sólo necesitan una décima parte del tiempo para aprobar facturas. Si por ejemplo, los datos del pedido y de la factura coinciden, la aprobación se da con sólo pulsar un botón. La situación es similar en la Contabilidad, donde se ahorra alrededor del 70% del tiempo que antes se necesitaba para contabilizar las facturas. De esta manera, el alto grado de automatización de la solución reduce directamente los costes administrativos del Grupo Ingeteam.
