Sucht ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) eine Lösung für seine Probleme beim Dokumenten-Management, lautet oft die erste Frage: Was kostet das DMS? Ist es zu teuer, bleiben die Probleme, weil die Investition in das neue System gescheut wird. Fällt die Entscheidung für ein kostengünstiges DMS und erfolgt die Implementierung „quick and dirty“, werden in der Regel nur einige wenige der akuten Schwachstellen behoben.
Der Grund dafür liegt auf der Hand: Der Fokus auf den Preis ist der falsche Ansatz bei der Auswahl eines DMS. Die richtige Lösung behebt nicht nur das ein oder andere Problem beim Dokumentenmanagement, sondern steigert die Effizienz des Unternehmens nachhaltig. Ist das DMS zu teuer, um das aktuelle Problem zu lösen, wird ein KMU auf den Einsatz verzichten und weiter Zeit, Geld und Arbeit mit dem „Papierkram“ verschwenden. Denn gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben ist es typisch, dass die Ablage aus Papierstapeln auf den Schreibtischen und Aktenordnern in Regalwänden bestehen. Wer schon seit Jahren so arbeitet wird sich zur Not auch in Zukunft damit arrangieren – zumal dann, wenn es im Unternehmen aus unterschiedlichsten Gründen Vorbehalte gegen die Digitalisierung gibt.
Das wäre genauso fatal wie die übereilte Anschaffung einer Software, nur weil sie billig ist. Wenn irgendein Entscheider irgendein DMS schnell kauft, ohne dass die IT-Abteilung und die späteren Nutzer gefragt werden, hapert es beim Einsatz typischerweise an der Akzeptanz und an der Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur. Dieser Quick-and-Dirty-Ansatz mag für Spezialprobleme taugen, nicht aber für die Einführung einer strategischen Lösung für das digitale Dokumenten-Management. Diese soll schließlich langfristig nutzbar sein – früher oder später auch unternehmensweit.
Deshalb ist eine gründliche Analyse sowohl der Softwarelösung als auch des Herstellers entscheidend für den Erfolg der DMS-Einführung. Bevor ein KMU übereilt ein DMS-Projekt startet oder es vorschnell wieder ad acta legt, sollten dem potentiellen Softwarelieferanten fünf grundsätzliche Fragen gestellt werden:
- Was wissen Sie über unser Geschäft und die Schwachpunkte unserer Organisation? Das gilt es als Allererstes abzuklären. Ein KMU sollte nur ein DMS in Betracht ziehen, dessen Anbieter auch seine Hausaufgaben erledigt und Verständnis für die individuellen Anforderungen seines Kunden aufbringt.
- Welche Lösung empfehlen Sie uns? Gefragt ist hier ein konkreter Plan des Systemlieferanten, mit dem er die akuten Schwächen im Dokumenten-Management beseitigt und auch langfristig für mehr Effizienz sorgt. Für die größten Probleme, beispielsweise bei der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen, sollte der Anbieter dabei konkrete Lösungsvorschläge auf Basis des DMS machen. Wird diese elementar wichtige Frage nicht gestellt, droht am Ende wegen Teillösungen und Akzeptanzproblemen ein Scheitern des DMS-Projekts.
- Welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen bietet diese Lösung? Versteht das Software-/Systemhaus die Schwachpunkte in dem Geschäftsmodell des KMU und hat eine Lösung parat, dann sollte es auch aufzeigen können, wie dem Unternehmen zu helfen ist und wie das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus dem DMS ziehen kann.
- Wie rechnet sich die Lösung? Nicht jedes KMU hat einen genauen Überblick über seine Kosten im Dokumenten-Management und tut sich daher schwer bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des DMS-Projekts. Ein kompetenter DMS-Anbieter sollte diese Frage verständlich und nachvollziehbar beantworten – durch eine exakte Kosten-Nutzen-Abschätzung inklusive ROI-Berechnung (Return on Investment).
- Welche Erfahrung haben Sie in unserer Branche? Weil Erfahrung immer ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist, sollte sie auch der DMS-Lieferant einbringen. Handelt es sich um ein gerade gegründetes Cloud-Startup oder um einen etablierten DMS-Hersteller mit vielen Referenzen?
Die Antworten auf diese fünf Schlüsselfragen helfen jedem KMU bei der Vorbereitung eines erfolgreichen DMS-Projekts. Nach der gründlichen Sondierung des Software-Marktes wird ein KMU kaum noch länger den Preis für den Stillstand beim Dokumenten-Management zahlen. Und kostspielige Quick-and-Dirty-Irrtümer durch übereilte Kaufentscheidungen sind praktisch ausgeschlossen.
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