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Escaneo con DocuWare

Los documentos despliegan todo su poder en formato digital. Almacenados de forma centralizada, los documentos comerciales importantes están al alcance de la mano en todo momento y pueden editarse rápidamente en los flujos de trabajo. DocuWare le apoya y apoya sus esfuerzos para convertir su oficina en un centro sin papel con prácticas conexiones de escáner.

Integre documentos impresos en los sistemas automatizados de la oficina

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Digitalice sus documentos en papel de forma totalmente automática. Una vez indexados y almacenados de forma segura en el archivo, los documentos se integran perfectamente en los flujos de trabajo digitales.

DocuWare escanea e indexa documentos impresos sin la necesidad de una entrada manual. Cuente con el control total del proceso de escaneo y de sus documentos en todo momento:

  • Guarde automáticamente las digitalizaciones en DocuWare, ya sea en un archivo o en la bandeja de documentos de un responsable.
  • Los documentos se pueden editar o grapar en la bandeja antes de archivarlos. En el archivo, los documentos pueden incluirse en flujos de trabajo de forma inmediata.
  • Los documentos se indexan automáticamente antes de ser archivados. La inteligencia artificial del servicio Intelligent Indexing de DocuWare reconoce la información clave de un documento y la convierte en datos altamente estructurados y utilizables como términos de indexación.
  • Utilice configuraciones de importación para determinar usted mismo qué entradas de índice se asignan, ya sean valores fijos o dinámicos o textos del documento escaneado.
  • Controle la resolución, el contraste y la alineación de los documentos a escanear; DocuWare también puede hacerlo de forma automática si así lo desea.

Aproveche los beneficios de todos los tipos de escáner

Las empresas utilizan escáneres de tipos muy variados. DocuWare importa todos los archivos escaneados de forma segura y si lo desea, de forma totalmente automática:

  • Dispositivos periféricos multifunción (MFP). Muchos empleados utilizan una copiadora de oficina universal con una interfaz de red para una amplia variedad de procesos de escaneo. Todos los diferentes documentos escaneados se transfieren al empleado responsable a través de una carpeta de red común.
  • Escáner de alta velocidad. Dichos dispositivos escanean varias pilas de papel en el menor tiempo posible; por ejemplo, en oficinas de correos. Aquí también, DocuWare entrega todos los documentos indexados automáticamente, separados en páginas individuales y clasificados en los archivadores correspondientes.
  • Escáner de sobremesa. Controle el escáner de sobremesa para la captura ocasional de documentos con la práctica aplicación de escaneo de DocuWare. Guarde los documentos escaneados directamente en la bandeja de documentos del responsable o almacénelos en un archivo.
  • Smartphone. Haga una foto de las páginas individuales. Especialmente en viajes de negocios, su teléfono móvil se convierte en un escáner de bolsillo realmente útil. La aplicación móvil PaperScan recorta las copias escaneadas según sea necesario y las carga en DocuWare. Los recibos van al departamento de finanzas y se reembolsan rápidamente.
Verificado

Verificado

Añada automáticamente una firma electrónica a los archivos escaneados para garantizar su autenticidad.

secure_repository

Seguro

Los documentos ya no se pierden mientras circulan o permanecen en el escritorio de un empleado.

integration

Compatible

Todo tipo de escáner se puede integrar sin problemas en DocuWare.

task_assignments

Automatizado

La indexación se puede realizar automáticamente; la introducción manual de datos no es necesaria.

Cómo comenzar a digitalizar papel con DocuWare

Nube

Las listas y las notificaciones por correo electrónico forman parte de cada licencia de DocuWare Cloud. DocuWare Cloud también incluye Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms y muchas otras funciones útiles para usted.

 

In situ

Si está utilizando DocuWare como un sistema instalado localmente, las funciones básicas para escanear, importar e indexar documentos están disponibles con cada licencia de servidor.

Para obtener más funciones, como la separación por número de página o la indexación con texto de documento, cuenta con licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms.

Intelligent Indexing está disponible con licencia de servicio basado en la web o como un módulo independiente dentro de su centro de datos.

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