Ab 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen für Unternehmen verpflichtend – die bisherige Befreiungsmöglichkeit läuft zum Jahresende 2026 aus. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) geht das Thema digitale Entgeltakte allerdings weit über eine gesetzliche Pflicht hinaus. Es ist ein zentraler Hebel, um entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente übersichtlich, datenschutzkonform und auditbereit zu organisieren. Wer jetzt startet, profitiert von schnelleren HR-Prozessen, optimiertem Datenschutz und weniger Stress bei internen oder externen Prüfungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie jetzt als HR-Leitung, Payroll-Team oder Geschäftsführung wissen sollten – darunter, welche Dokumente ab 2027 elektronisch aufbewahrt werden müssen, wie Sie sich auf die Umstellung vorbereiten und warum sich die digitale Entgeltakte schon heute für Ihr Unternehmen lohnt.
Übersicht:
- Die digitale Entgeltakte in Kürze
- Warum digitale Entgeltunterlagen ab 2027 zum Pflichtthema werden
- Welche Entgeltunterlagen Unternehmen digital bereithalten müssen
- Anforderungen an eine digitale Entgeltakte
- So gelingt die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen
- Welche Vorteile bietet eine digitale Entgeltakte schon vor 2027?
- Checkliste: Welche Funktionen sollte eine Lösung für digitale Entgeltunterlagen bieten?
- Fazit: Digitale Entgeltakte jetzt vorbereiten, Pflicht ab 2027 sicher erfüllen
- Häufig gestellte Fragen zur digitalen Entgeltakte
Die digitale Entgeltakte in Kürze
Die digitale Entgeltakte bündelt alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen, die für die Gehaltsabrechnung, Nachweise und Prüfungen benötigt werden. Anders als bei einer umfassenden digitalen Personalakte fokussiert sie sich konsequent auf Dokumente rund um Payroll, Lohnnebenkosten und Sozialversicherung. Die digitale Entgeltakte ist kein Ersatz für HR- oder Payroll-Systeme, sondern bildet eine strukturierte Dokumentenbasis für sensible Dokumente.
Das Ziel: Alle relevanten Entgeltunterlagen vollständig, schnell auffindbar, geschützt und prüfbereit digital zu verwalten.
Warum digitale Entgeltunterlagen ab 2027 zum Pflichtthema werden
Die Gesetzesänderung nach § 8 Abs. 2 BVV verpflichtet Unternehmen dazu, bestimmte begleitende Entgeltunterlagen ab dem ersten Januar 2027 ausschließlich in elektronischer Form zu führen. Die bisherige Möglichkeit der Befreiung von der elektronischen Führung (§ 8 Abs. 3 BVV) läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
Wichtig: Es besteht NICHT die Verpflichtung, alle HR-Dokumente oder Personalakten vollständig digital zu führen. Die Pflicht bezieht sich lediglich auf bestimmte elektronische Entgeltunterlagen.
Spätestens ab 2027 müssen Unternehmen diese Dokumente elektronisch, lückenlos und jederzeit auswertbar vorhalten. Je früher sie starten, desto besser: Eine frühzeitige Umstellung bedeutet weniger Stress beim Jahreswechsel und birgt zahlreiche Vorteile durch eine verbesserte Übersicht und effiziente Prozesse – weit über die reine Gesetzeskonformität hinaus.
Welche Entgeltunterlagen Unternehmen digital bereithalten müssen
Diese Unterlagen sollten Unternehmen unter anderem elektronisch und prüfungssicher verwalten:
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Lohn- und Gehaltsabrechnungen
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Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
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Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
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Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Entsendung oder Elterneigenschaft (z.B. Geburtsurkunden, Aufenthaltsgenehmigungen)
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Erklärungen, Anträge und Bescheide mit Bezug zur Entgeltabrechnung (z.B. Steuererklärungen, Elternzeitanträge, Zuschussbescheide)
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Weitere Dokumente, die im Kontext von Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder Betriebsprüfung benötigt werden
Was nicht automatisch in die Entgeltakte gehört
Allgemeine Personalunterlagen (z. B. Zeugnisse, Gehaltsgespräche, Mitarbeiterentwicklungsdokumente) gehören nur dann in die Entgeltakte, wenn sie entgelt- oder prüfungsrelevant sind. Arbeitsverträge oder Zeugnisse sollten Unternehmen nicht doppelt ablegen – Struktur und Klarheit gehen vor.
Anforderungen an eine digitale Entgeltakte
Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Prüfbarkeit
Eine digitale Entgeltakte muss sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente vollständig, strukturiert und schnell auffindbar sind. Grundlage dafür sind einheitliche Dokumententypen und eine klare Ablagestruktur, ergänzt um aussagekräftige Metadaten wie Name, Personalnummer, Zeitraum, Dokumentenart und Status. Informationen sollten sowohl über gezielte Suchkriterien als auch über eine Volltextsuche schnell auffindbar sein. Für Prüfungen ist zudem entscheidend, dass Unterlagen gezielt exportiert und bereitgestellt werden können und jederzeit nachvollziehbar ist, welche Dokumente prüfungsrelevant sind und wo sie liegen.
Datenschutz und Zugriffsschutz
Der Schutz sensibler Entgelt- und Personaldaten basiert auf klar definierten Zugriffsrechten nach dem Need-to-know-Prinzip. Unterschiedliche Rollen aus HR, Payroll, IT, Geschäftsführung oder Prüfung erhalten dabei nur die jeweils erforderlichen Berechtigungen. Alle Zugriffe, Änderungen und Exporte werden nachvollziehbar dokumentiert. Gleichzeitig werden unkontrollierte Ablagen wie E-Mail-Verteiler, lokale Dateien oder Papierkopien reduziert, um Risiken im Umgang mit sensiblen Informationen zu vermeiden und die Datenverarbeitung sicherer zu gestalten.
Aufbewahrung, Fristen und Löschung
Eine digitale Entgeltakte unterstützt die strukturierte Steuerung von Aufbewahrungs- und Löschfristen je Dokumententyp. Dazu gehören klar definierte Prozesse für Sperrung und Löschung ebenso wie die Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und Datenschutzanforderungen. Ziel ist es, keine Daten länger als notwendig vorzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten für Prüfung, Löschung und Sperrung eindeutig geregelt sind.
So gelingt die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen
Schritt 1: Bestandsaufnahme machen
Am Anfang steht die transparente Analyse der Ist-Situation: Welche Entgeltunterlagen entstehen und wo werden sie aktuell abgelegt – in HR- oder Payroll-Systemen, der Zeiterfassung, E-Mails, Netzlaufwerken, Papierakten oder bei externen Dienstleistern? Ebenso wichtig ist die Frage, welche Dokumente prüfungsrelevant sind, welche regelmäßig gesucht oder nachgereicht werden müssen und wo heute Medienbrüche, Rückfragen oder unnötiger Suchaufwand entstehen.
Schritt 2: Aktenstruktur und Verantwortlichkeiten definieren
Bevor technische Lösungen zum Einsatz kommen, wird die inhaltliche Struktur für die digitale Entgeltakte festgelegt. Dazu gehören eine einheitliche Logik, klare Dokumententypen sowie verbindliche Benennungs- und Strukturregeln inklusive Metadaten. Ebenso zentral ist die solide Abgrenzung zur digitalen Personalakte. Parallel werden Verantwortlichkeiten zwischen HR, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung, IT, externen Dienstleistern und Steuerberatung definiert sowie verbindliche Regeln für neue und bestehende Dokumente festgelegt.
Schritt 3: Dokumente zentral erfassen und zuordnen
Erst auf Basis dieser Struktur werden Dokumente zusammengeführt. Digitale Unterlagen werden aus bestehenden Systemen automatisch importiert, Papierdokumente bei Bedarf strukturiert digitalisiert. Entscheidend ist die korrekte Zuordnung zu Akten und Dokumententypen, um eine saubere Struktur sicherzustellen. So werden Dubletten, fehlende Nachweise und unklare Versionen vermieden und alle relevanten Quellen systematisch eingebunden.
Schritt 4: Workflows und Fristen automatisieren
Wenn Struktur und Datenbasis stehen, können Prozesse effizient unterstützt werden. Dazu gehören beispielsweise Erinnerungen an fehlende oder ablaufende Nachweise, klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse sowie eine vorbereitete Bereitstellung für Betriebsprüfungen. Auch Eskalationswege bei offenen Aufgaben und eine transparente Statusverfolgung je Dokument sorgen für mehr Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit im Alltag.
Welche Vorteile bietet eine digitale Entgeltakte schon vor 2027?
Weniger Suchaufwand im HR- und Payroll-Alltag
Eine digitale Entgeltakte reduziert den täglichen Suchaufwand im Tagesgeschäft erheblich. Statt relevante Dokumente in verschiedenen Systemen, E-Mail-Postfächern oder Papierakten zusammensuchen zu müssen, entsteht eine zentrale einheitliche Informationsbasis, auf die alle berechtigten Beteiligten zugreifen können. Dadurch lassen sich interne und externe Anfragen schnell und präzise beantworten, während Rückfragen zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung und externen Dienstleistern abnehmen.
Bessere Vorbereitung auf Betriebsprüfungen
Auch im Hinblick auf bevorstehende Betriebsprüfungen reduziert die digitale Entgeltakte den Stress erheblich. Prüfungsrelevante Dokumente sind jederzeit griffbereit und können im Bedarfsfall umgehend bereitgestellt werden. Dank der klaren und nachvollziehbaren Aktenstruktur lassen sich auch kurzfristige Nachfragen oder Prüfungsanforderungen strukturiert beantworten. Zudem ist jederzeit geregelt, wer für die Vorbereitung, die Dokumentenbereitstellung und den Export verantwortlich ist. So vermeiden Unternehmen Unsicherheiten und begegnen Prüfungen mit Gelassenheit und System.
Mehr Sicherheit für sensible Entgeltunterlagen
Nicht zuletzt überzeugt die digitale Entgeltakte durch ein deutliches Plus an Sicherheit für alle sensiblen Lohn- und Personaldokumente. Über ein differenziertes Rechtekonzept wird gesteuert, wer auf welche Informationen zugreifen darf, sämtliche Zugriffs- und Bearbeitungsschritte werden lückenlos dokumentiert. Papierakten, E-Mail-Anhänge oder lokale Dateien mit hohem Risikopotenzial sind damit Geschichte. Unternehmen erfüllen dadurch die Anforderungen an Datenschutz und Compliance im Alltag ganz nebenbei.
Checkliste: Welche Funktionen sollte eine Lösung für digitale Entgeltunterlagen bieten?
Wichtig bei der Auswahl der geeigneten Lösung sind folgende Funktionen:
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Zentrale digitale Aktenstruktur
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Automatischer Dokumentenimport (Schnittstellen zu Payroll, HR, Zeiterfassung etc.)
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Sichere, differenzierte Rechteverwaltung
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Volltextsuche und Metadatenfilter
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Fristen- und Wiedervorlagenmanagement für gesetzliche und interne Anforderungen
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Audit-Trail für Zugriffe und Änderungen
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Export- und Bereitstellungsfunktionen, speziell für Betriebsprüfungen
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Verknüpfung von Dokumenten, die thematisch zusammengehören
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Skalierbarkeit, damit bei Bedarf weitere HR-Dokumentenprozesse digital abgebildet werden können
Wie ein modernes DMS unterstützt
HR- und Payroll-Systeme bleiben weiterhin die zentrale Grundlage für Stammdaten, Gehaltsabrechnungen und operative Prozesse. Ergänzend dazu schafft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die verbindende Ebene zwischen HR, Payroll, Geschäftsführung, IT und externen Partnern. Gerade für KMUs bietet dieser Ansatz einen pragmatischen Einstieg, da keine vollständige Ablösung bestehender Systeme erforderlich ist. Ein modernes DMS fungiert als zentrale Plattform, die entgeltrelevante und weitere Dokumente aus unterschiedlichen Systemen zusammenführt und strukturiert miteinander verknüpft.
Fazit: Digitale Entgeltakte jetzt vorbereiten, Pflicht ab 2027 sicher erfüllen
Das Jahr 2027 sorgt für Dringlichkeit – der eigentliche Nutzen entsteht schon jetzt: Mit der digitalen Entgeltakte reduzieren Unternehmen bereits im Vorfeld den Suchaufwand, schaffen mehr Transparenz, sorgen für klare Zugriffskontrollen sowie jederzeit prüfbereite Prozesse. Entscheidend für den Erfolg ist dabei ein ganzheitlicher Ansatz, der Dokumente, Zuständigkeiten, Rechte, Fristen und die Bereitstellung an sich gleichermaßen betrachtet.
Wer jetzt strukturiert startet, erfüllt nicht nur die neue Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen, sondern verbessert nachhaltig die Effizienz im HR- und Payroll-Alltag.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Entgeltakte
Ist eine digitale Entgeltakte ab 2027 Pflicht?
Ab 2027 sind bestimmte Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch zu führen. Das betrifft nicht die vollständige digitale Personalakte oder die Nutzung eines konkreten Software-Produkts. Entscheidend ist die elektronische, revisionssichere Bereitstellung der relevanten Dokumente. Die digitale Entgeltakte liefert dafür einen geeigneten organisatorischen und technischen Rahmen.
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Elektronisch zu führen sind insbesondere entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen wie Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit, Krankenkassenmitgliedsbescheinigungen sowie weitere Dokumente mit Bezug zu Abrechnung und Sozialversicherung. Welche Unterlagen konkret betroffen sind, hängt vom Einzelfall und dem jeweiligen Prüfungskontext ab.
Reicht ein Netzlaufwerk für digitale Entgeltunterlagen?
Ein Netzlaufwerk als reine Dateiablage erfüllt zentrale Anforderungen häufig nicht ausreichend. Probleme entstehen vor allem bei Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Versionierung, Suche, Fristensteuerung und der prüfkonformen Bereitstellung der Unterlagen. Ein DMS ist dafür die deutlich geeignetere Lösung, auch im Hinblick auf Sicherheit und Compliance.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Entgeltakte und digitaler Personalakte?
Die digitale Personalakte fungiert als umfassendere Akte, während die digitale Entgeltakte sich auf entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen beschränkt. Ziel sollte die klare Trennung der Dokumentenarten und das Vermeiden von Doppelablagen sein.
Warum sollten KMU schon vor 2027 auf digitale Entgeltakten und Personalakten setzen?
Der Aufbau von Aktenstrukturen, Berechtigungen und Prozessen benötigt Vorlauf und sollte nicht erst kurz vor 2027 erfolgen. Ein früher Start reduziert den Umsetzungsdruck und ermöglicht eine schrittweise Einführung. Zusätzlich profitieren KMUs sofort von effizienteren Abläufen, mehr Transparenz und einer verbesserten Prüfungsvorbereitung.
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