Spätestens seit Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 steht fest: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. In der Praxis gilt es allerdings, einige Hürden zu meistern, denn in vielen Organisationen treffen Rechnungen weiterhin über verschiedene Kanäle und gemäß der Übergangsregelung in verschiedenen Formaten ein. Noch dazu sind häufig Zuständigkeiten nicht klar geregelt und Prüfungen ziehen sich. Das Ergebnis: verzögerte Freigaben, erhöhter manueller Aufwand und unnötige Compliance- und Auditrisiken.
Ein durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess – vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung und revisionssicheren Archivierung – sorgt für effizientere Geschäftsabläufe und die Einhaltung aller notwendiger Regularien. Wie das in der Praxis gelingt, lesen Sie in diesem Blogpost.
Übersicht:
- Was „E-Rechnung empfangen“ für die Verarbeitung bedeutet
- Was beim Empfangen von E-Rechnungen im Alltag wirklich zählt
- Mit einem modernen DMS E-Rechnungen empfangen und effizient weiterverarbeiten
- Typische Fehlannahmen zum Empfangen von E-Rechnungen
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung empfangen
Was „E-Rechnung empfangen“ für die Verarbeitung bedeutet
Der Begriff E-Rechnung ist klar definiert: Es handelt sich dabei um eine Rechnung, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. E-Rechnungen existieren als reine XML-Dateien, wie etwa bei der XRechnung, oder als hybrides Format, wie beim ZUGFeRD-Standard. Letzteres besteht aus einem PDF mit eingebetteten XML-Daten. Auf diese Weise lassen sich E-Rechnungen automatisch und frei von Medienbrüchen im Rechnungseingangsprozess verarbeiten.
Wichtig: E-Rechnungen sind vom klassischen PDF abzugrenzen. PDF-Rechnungen werden zwar in einem elektronischen Format ausgestellt beziehungsweise generiert, übermittelt und empfangen. Sinn und Zweck eines PDFs war es allerdings von Anfang an ausschließlich, eine visuell ansprechende, papierähnliche Darstellung für Anwendende zu erreichen. Für eine echte elektronische Weiterverarbeitung müssen PDF-basierte Rechnungsdaten jedoch manuell oder über entsprechende Texterkennungssysteme und via Optical Character Recognition (OCR) in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Um E-Rechnungen weiterzuverarbeiten, sind folgende Kriterien wichtig:
- Automatisches Auslesen der strukturierten Rechnungsdaten (beispielsweise Lieferant, Betrag oder Datum)
- Automatische Indexierung für Suche, Zuordnung und Archivierung
- Übergabe in Freigabe- und Buchungsprozesse
- Durchgängige Nachvollziehbarkeit über Status und Bearbeitungshistorie
Was beim Empfangen von E-Rechnungen im Alltag wirklich zählt
Originalformat und Nachvollziehbarkeit
E-Rechnungen müssen in Originalfassung und -format gespeichert werden. Für den Arbeitsalltag ist zusätzlich eine für das menschliche Auge lesbare Ansicht entscheidend. Sollte doch eine Korrektur notwendig sein, ist das nur über eine Storno- oder Korrekturrechnung möglich. Die lückenlose Dokumentation spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, das heißt: alle Schritte, angefangen beim Empfang bis hin zur möglichen Korrektur, müssen entsprechend den GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Klare Zuständigkeiten, Status und Fristen
Eine funktionierende Rechnungsverarbeitung lebt von klaren Regeln:
- Wer ist für welchen Prozessschritt (Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung) verantwortlich und wer vertritt bei Abwesenheit?
- Welche Status gibt es – von „eingegangen“ über „in Klärung“ bis „archiviert“?
Prüfung und dokumentierte Entscheidungen
Nicht jede Rechnung kommt fehlerfrei im Unternehmen an. Behalten Sie also die folgenden Faktoren im Hinterkopf:
- Technisch: Ist das Format valide? Entspricht die XML-Datei dem Schema?
- Sachlich: Ist der Lieferant korrekt? Gibt es Dubletten? Passt der Betrag zur Bestellung oder Kostenstelle?
- Im Klärfall: Es gibt einen klaren Prozess inklusive dokumentierter Entscheidung direkt am Beleg.
Saubere Übergabe an ERP/FiBu
Nach der erfolgreichen Prüfung muss die Rechnung gebucht werden. Entscheidend dabei ist die medienbruchfreie Übergabe der Buchungsdaten inklusive Beleglink ins ERP bzw. die Finanzbuchhaltung. Beleg und Prozesshistorie müssen gemeinsam im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben – auch Jahre später.
Mit einem modernen DMS E-Rechnungen empfangen und effizient weiterverarbeiten
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft die Grundlagen für einen strukturierten, gesetzeskonformen und effizienten Umgang mit E-Rechnungen. Es verbindet alle Schritte der Rechnungsverarbeitung zu einem durchgängigen End-to-End-Prozess – von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung und revisionssicheren Archivierung.
E-Rechnung zentral erfassen und konsolidieren
E-Rechnungen treffen in der Praxis über verschiedene Kanäle ein, etwa per E-Mail, über Upload- oder Importfunktionen, Lieferantenportale oder technische Schnittstellen wie EDI bzw. Peppol. Ein DMS bündelt alle diese Eingänge in einem zentralen Rechnungseingang und sorgt so für einheitliche Kontrolle und Transparenz.
Bereits beim Eingang erfolgt eine automatische Zuordnung zu Organisationseinheit oder Lieferant auf Basis von Regeln und Stammdaten. Gleichzeitig erhält jede Rechnung ab dem ersten Touchpoint einen einheitlichen Status, zum Beispiel „eingegangen“, der den weiteren Prozess steuert.
Formate erkennen und technisch validieren
Ein DMS erkennt automatisch, ob es sich um eine XRechnung, ZUGFeRD-Rechnung oder relevante Anhänge handelt. Anschließend wird eine technische Validierung durchgeführt, bei der geprüft wird, ob Format und Schema gültig sind.
Das Ergebnis wird als klarer Prüfstatus inklusive möglichem Fehlergrund protokolliert. Fehlerhafte E-Rechnungen werden separat behandelt und zur Klärung einem verantwortlichen Mitarbeitenden mit Frist zugewiesen.
Daten auslesen und strukturiert weiterverarbeiten
Alle relevanten Rechnungsdaten, darunter beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferant oder Betrag, werden automatisiert mit KI-Assistenz strukturiert ausgelesen. Zusätzlich prüft das System automatisch auf Dubletten. Der Bezug zu einer Bestellung (PO) oder alternativ zu Kostenstelle bzw. Projekt ist fest im Prozess verankert und unterstützt eine saubere sachliche Prüfung.
Prüfung, Freigabe und Klärung als workflow-gesteuerter Prozess
Die Genehmigung erfolgt als ein- oder mehrstufiger Workflow mit klar definierten Rollen, etwa für Accounting, Fachbereiche, Budgetverantwortliche oder den Einkauf. Stellvertretungsregelungen stellen auch bei Abwesenheiten eine zügige Bearbeitung und Zahlung sicher.
Das DMS unterstützt sowohl Standard- als auch Ausnahmefälle, etwa Freigaben, Rückfragen, Ablehnungen oder Korrekturanforderungen, jeweils mit eindeutigem Status. Bei Fristüberschreitungen greifen Eskalationen, und alle Aufgaben, Entscheidungen und Kommentare werden transparent und auditfähig direkt am Beleg dokumentiert.
Übergabe an ERP/FiBu und Rückmeldung in den Prozess
Nach der Freigabe übergibt das DMS die Buchungsdaten inklusive aller Referenzen sowie einen Beleglink an das ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem.
Der Buchungsstatus oder relevante Posting-Informationen werden anschließend an den Beleg zurückgemeldet, sodass ein durchgängiger Statusabgleich entsteht. Anwender finden den Beleg sowohl aus dem ERP/FiBu heraus als auch direkt im DMS – inklusive vollständiger Prozesshistorie.
Revisionssicher archivieren – mit Audit-Trail und Zugriffskonzept
Abschließend werden E-Rechnungen revisionssicher archiviert, und zwar im Originalformat inklusive Sichtteil oder Preview sowie der vollständigen Bearbeitungs- und Entscheidungshistorie.
Das DMS stellt Unveränderbarkeit, Versionierung und die lückenlose Protokollierung aller Statuswechsel und Freigaben sicher. Ein rollenbasiertes Zugriffskonzept sowie definierte Export- und Prüferzugänge sorgen dafür, dass interne und externe Prüfungen jederzeit effizient unterstützt werden.
Typische Fehlannahmen zum Empfangen von E-Rechnungen
„Ein PDF reicht – wir haben die E-Rechnung erhalten.“
Eine Rechnung als PDF ist laut Gesetzgeber keine E-Rechnung, da sie über keinen strukturierten XML-Datensatz verfügt, der maschinell weiterverarbeitet werden kann.
„Ausdrucken genügt.“
Das Ausdrucken einer E-Rechnung ermöglicht weder eine ordnungsgemäße digitale Verarbeitung noch eine revisionssichere Archivierung. Sie muss sowohl in der Originalfassung als auch im Originalformat verfügbar sein, da nur so die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit erfüllt werden.
Zudem muss der Nachweis über den gesamten Prozess, inklusive Prüfungen, Freigaben und Bearbeitungsschritten, digital erhalten bleiben – Papier kann diese Historie nicht abbilden.
„Wenn gebucht ist, kann das XML weg.“
Auch nach der Buchung darf das strukturierte Rechnungsformat nicht gelöscht werden. Originalformat und Prozesshistorie gehören zusammen und müssen gemeinsam archiviert werden. Der Beleg muss auch Jahre später noch vollständig prüf- und auffindbar sein.
Fazit
E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten ist kein reines IT-Thema, sondern eine prozessuale Aufgabe. Mit einem modernen DMS etablieren Unternehmen einen einheitlichen End-to-End-Prozess. Das Ergebnis: weniger manueller Aufwand, klare Zuständigkeiten, hohe Transparenz und maximale Prüfbarkeit bei gleichzeitiger Einhaltung der E-Rechnungspflicht.
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung empfangen
Was brauche ich, um E-Rechnungen empfangen zu können?
Grundsätzlich benötigen Unternehmen dazu eine Lösung, die strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, anzeigen und im Originalformat revisionssicher speichern kann. Dazu eignet sich ein DMS für die Rechnungsverarbeitung, das die strukturierten Daten ausliest, die Rechnung in einen Freigabe- und Buchungsprozess überführt, alle Schritte nachvollziehbar protokolliert und die Rechnung revisionssicher archiviert.
Was muss ich prüfen, wenn ich eine E-Rechnung erhalten habe?
Technisch muss geprüft werden, ob Format und Schema gültig sind, die Datei maschinenlesbar ist und alle Pflichtdaten enthalten sind. Fachlich geht es um die Prüfung von Lieferant und Stammdaten, mögliche Dubletten, den Bezug zu Bestellung oder Kostenstelle sowie einen klar definierten und dokumentierten Freigabeweg.
Was mache ich, wenn ich eine E-Rechnung erhalten habe und die Validierung fehlschlägt?
In diesem Fall sollte die Rechnung als „fehlerhaft“ klassifiziert und der Fehlergrund direkt am Beleg protokolliert werden. Die Klärung erfolgt über einen definierten Prozess, etwa durch Rückfrage oder Rückweisung an den Lieferanten, nach der Korrektur wird die E-Rechnung erneut verarbeitet.
Wie kann ich empfangene E-Rechnungen ohne Medienbruch ans ERP/FiBu übergeben?
Die Buchungsdaten sollten inklusive Referenzen und Beleglink automatisiert an ERP oder Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zusätzlich sorgt eine Rückmeldung des Buchungsstatus an den Beleg dafür, dass Dokument, Prozesshistorie und Buchungsinformationen gemeinsam auffindbar bleiben.
Wie funktioniert der Empfang von E-Rechnungen, wenn mehrere Teams beteiligt sind?
Entscheidend sind klare Zuständigkeiten je Prozessschritt, inklusive Stellvertretungs- und Eskalationsregeln. Eine einheitliche Statuslogik und zentrale Aufgabensteuerung – etwa über ein Cloud-DMS – ersetzen unklare Weiterleitungen und sorgen für Transparenz über Teamgrenzen hinweg.
Wie kann ich eingegangene E-Rechnungen später schnell wiederfinden?
Strukturierte Rechnungsdaten sollten einheitlich als Index- und Metadaten übernommen werden. So lassen sich E-Rechnungen über Indexsuche, Volltext oder Beleglink aus dem ERP/FiBu schnell wiederfinden, statt in Postfächern oder Ordnern zu suchen.
