Mit voranschreitender Digitalisierung wächst die Menge an Daten, die Unternehmen jeden Tag auf irgendeine Weise verarbeiten müssen. Von der Sichtung über die Bearbeitung bis hin zu Speicherung und Ablage geht dabei nicht nur viel Zeit drauf, sondern vor allem Speicherplatz. Und spätestens hier geht das Dilemma los – denn speichern ist nicht gleich speichern. Etliche Anbieter buhlen mit ihren Produkten um Nutzer. Während die einen dabei auf File-Sharing mittels einfachem Cloud-Speicher setzen, bieten andere vollumfängliche ECM-Lösungen an.
Doch was ist besser? Die kostenfreie oder die kostenpflichtige Variante? Cloud-Speicher oder ECM-Lösung? Eine genaue Gegenüberstellung beider Systeme in diesem Beitrag verrät Ihnen mehr.
File-Sharing versus EnterpriseContent-Management-System
Wer File-Sharing und Enterprise-Content-Management-System (ECM) einander gegenüberstellen will, der versucht im Grunde, Äpfel und Apfelsinen zu vergleichen – beide klingen irgendwie ähnlich, sind aber völlig unterschiedlich. Zwar bieten File-Sharing und ECM den gleichen Service an (Daten teilen und speichern), doch die Art und Weise, wie sie dies tun, ist mehr als konträr. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die größten Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile von Cloud-Speicher und ECM.
1. Der Preis
Wieso bezahlen, wenn man etwas umsonst haben kann? Gute Frage, doch in diesem Kontext ist sie leider nicht passend. Die Frage, die Sie sich bei der Wahl zwischen kostenfreiem Cloud-Speicher und kostenpflichtigem ECM stellen sollten, lautet: Welchen Mehrwert bietet mir die Bezahlvariante?
Nehmen wir zunächst den Cloud-Speicher. Systeme wie Dropbox, iCloud oder Google Docs locken ihre Nutzer mit dem Nulltarif. Hier gibt es einiges an Speicherplatz umsonst. Doch irgendwann ist Schluss. Denn das Versprechen vom unbegrenzten Speicherplatz bleibt unerfüllt. Während manche Anbieter wie zum Beispiel Mega von Kim Dotcom bis zu 50 GB kostenlos anbieten, machen andere wie iCloud oder Microsoft OneDrive bei 5 GB Schluss. Und dann? Kostet es, und zwar nicht wenig.
Anders ist es bei der Arbeit mit einem digitalen ECM, das von vornherein kostenpflichtig ist. Gegen eine bestimmte Summe bekommt der Nutzer hier eine Full-Service-Software, die tatsächlich unbegrenzten Speicherplatz bietet. Und dieser lässt sich bei Bedarf flexibel skalieren, sodass wirklich alle Dokumente abgesichert sind. Allein schon von diesem Gesichtspunkt aus hält ein ECM, was es verspricht – im Gegensatz zum Cloud-Speicher.
2. Die Flexibilität
In Zeiten von Arbeit 4.0, Homeoffice und agilen Arbeitsmodellen ist Flexibilität entscheidend für ein Unternehmen, um zukunftsfähig zu bleiben. Mitarbeiter wollen jederzeit, von überall aus und so schnell wie möglich auf Daten zugreifen können. Eine Forderung, die sich mittels Enterprise Content Management auf jeden Fall erfüllen lässt. Entsprechende Programmierungen ermöglichen einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die nötigen Daten, sodass die Teammitglieder mit ihnen arbeiten können – und das, wann und wo sie wollen. Die einzige Voraussetzung: Das Internet muss funktionieren.
Gleiches gilt für den Cloud-Speicher. So ist File-Sharing in einigen Unternehmen die beliebteste Methode, um Daten zu speichern und mit allen Teammitgliedern zu teilen. Gerade wenn viele Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig, dass alle orts- und zeitunabhängig auf die entsprechenden Dokumente zugreifen können. Dabei sind diese oft viel zu groß, um sie „mal eben“ per E-Mail von Person A zu Person B zu schicken. Für das Fortschreiten des Projektes und eine reibungslose Zusammenarbeit ist das jedoch extrem wichtig. Die Lösung heißt Cloud-Speicher. Alle hier abgelegten Dokumente gelangen mit wenigen Klicks auf den Arbeitsplatz bzw. in diesem Fall auf den Screen des entsprechenden Teammitglieds. So gestalten sich das gemeinsame Arbeiten, Korrekturen und Freigabeprozesse – dank Cloud-Speicher – sehr einfach.
Der Haken an der Flexibilität? Die Flexibilität selbst. Was paradox klingt, ist jedoch ein großes Problem. Denn mit zunehmender Flexibilität schrumpft die Sicherheit. Gerade bei großen und komplexen Dokumentationen ist es wahrscheinlich, dass die Zahl unbefugter Zugriffe wächst. Warum das so ist, verrät Ihnen der nächste Punkt zum Thema Sicherheit.
3. Die Sicherheit
Der große Nachteil in Sachen Cloud-Speicher liegt im Bereich der Sicherheit. Das liegt vor allem daran, dass die Rechte eines Dokuments immer bei demjenigen liegen, der es erstellt hat. Konkret heißt das: Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, so bleiben alle Zugänge und Daten, die er erstellt hat, bei ihm. Das kann bei der weiteren Bearbeitung eines Projektes nicht nur für die restlichen Teammitglieder schwierig werden, sondern gleichzeitig eine große Sicherheitslücke öffnen.
Hinzu kommt, dass jeder im Unternehmen Zugriff auf den Cloud-Speicher haben kann, ist dieser doch mit nur einem Passwort geschützt, dass sich wie die gespeicherten Daten ganz leicht teilen lässt. Detaillierte Zugriffsberechtigungen lassen sich dabei nicht einstellen. So kann theoretisch jeder ein Dokument (versehentlich) bearbeiten, verändern oder gar manipulieren.
Ein weiteres Problem ist die Vermischung von privaten und beruflichen Inhalten. Wer beispielsweise einen Dropbox-Account mit einer privaten E-Mail-Adresse hat und mit dieser auch auf die beruflichen Ordner zugreift, macht den Weg dafür frei, dass andere seine privaten Daten im Cloud-Speicher sehen können.
Bei der Arbeit mit einem ECM läuft das komplett anders. Das Eigentum eines jeden Dokumentes liegt immer beim Unternehmen, ganz gleich, wer es erstellt hat. Mitarbeiter können kommen und gehen, wie sie wollen – die Dokumente bleiben. Zudem lassen sich die Zugriffsberechtigungen individuell einstellen, damit wirklich nur diejenigen auf die Daten zugreifen können, die dazu befugt sind. Eine Übersicht der gesamten Datenhistorie inklusive einer Dokumentation aller Zugriffe und Änderungen zeigt genau, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat.
4. Rechtskonforme Archivierung
Um es kurz zu machen: Ein Cloud-Speicher ist kein Archiv! Damit erfüllt er keine gesetzlichen Anforderungen zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten.
Ein ECM hingegen eignet sich bestens zur Archivierung von Dokumenten. Eine sichere vollautomatisierte Erfassung, Indexierung, Weiterleitung und Archivierung aller Dokumente eines Unternehmens garantiert, dass wirklich alle Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechend abgelegt und archiviert sind. Ein weiteres Plus: Durch die Indexierung und Verschlagwortung der Dokumente lassen sich diese mit wenigen Klicks suchen und abrufen. Das spart nicht nur im Falle eines Audits, sondern auch beim alltäglichen Arbeiten eine Menge Zeit. Außerdem können teure Fehler sowie Mahn- und Bußgelder, z. B. für die verspätete Zahlung einer Rechnung, auf diese Weise ganz einfach vermieden werden.
5. Effizienz
Wer auf die Arbeit mit einem Cloud-Speicher setzt, braucht vor allem eines: Zeit. Denn eine vollautomatisierte Indexierung der Dokumente, wie bei einem ECM, gibt es hier leider nicht. Je mehr Nutzer dabei Zugriff auf den Cloud-Speicher haben, desto unübersichtlicher kann es werden. Und so geht oftmals viel Zeit dabei verloren, wenn Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument allein mittels Durchklicken durch alle Ordner finden können.
Anders läuft es bei einem ECM. Dieses setzt auf die Automatisierung von Routineaufgaben, wie zum Beispiel die Eingabe von Daten, die Suche nach Informationen oder den Abschluss von Genehmigungsprozessen. All das läuft bei einem ECM im Unterschied zum Cloud-Speicher automatisch ab, und die Mitarbeiter eines Unternehmens sparen viel Zeit, die sie an anderer Stelle gewinnbringender einsetzen können. Für die Effizienz eines Unternehmens ist das der Schlüssel zum Erfolg. Unter dem Strich gesehen, bietet ein kostenpflichtiges ECM somit wesentlich mehr Vorteile als ein kostenfreier Cloud Speicher.
Cloud-Speicher © Blackboard/shutterstock.com
