Kaum ein Unternehmen kann sich der Digitalen Transformation verschließen. Seit Jahrzehnten organisieren Unternehmen immer mehr Prozesse mit Hard- und Software-Lösungen in proprietäre IT-Systeme. Solche herstellerspezifischen Lösungen schufen sich aber eigene Ökosysteme, die über die Jahre parallel und nebeneinander wuchsen, aber nicht kompatibel mit anderen IT-Systemen waren. Als IT-Leiter merkten Sie schnell, dass sich die Fachabteilungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten digitale Lösungen suchten. Die Schatten-IT wurde zu Ihrem Albtraum, als dann auch noch mobile Endgeräte Zugang zu Ihrem Netzwerk verlangten. Aber selbst File-Sharing und gemeinsam genutzte Datensilos änderten nichts daran, dass die Mitarbeiter viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbringen. So stoßen viele Unternehmen mit Insellösungen heute an ihre Grenzen. Die Lösung: Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud.
Cloud-basiertes ECM steigert Effizienz und erhöht Flexibilität
Vielleicht denken Sie als IT-Leiter oder Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens gerade darüber nach, wie Sie den Wildwuchs an proprietären DMS-Anwendungen in HR, Vertrieb, Marketing und Management beenden und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern könnten. Deshalb beschäftigen Sie sich vermutlich mit der Optimierung des Dokumentenmanagements und der Workflow-Automation. Mit der Einführung eines ECM in der Cloud werden Sie zwar nicht alle Herausforderungen lösen, aber Sie machen Ihr Unternehmen fit für die Digitalisierung. Zudem gestalten Sie mit einem ECM in der Cloud die Arbeitsprozesse effizienter, integrieren flexibel arbeitende Mitarbeiter und deren mobile Endgeräte im Außendienst oder Homeoffice und steigern dabei gleichzeitig noch die Sicherheit Ihrer bisherigen Legacy-IT nachhaltig.
ECM in der Cloud: Services nutzen und IT-Infrastruktur reduzieren
Bisher organisieren Sie Ihre IT überwiegend mit On-Premises-Lösungen, also serverbasierten und lizensierten Programmen in Ihrer eigenen IT-Umgebung. Sie müssen die Server, das Netzwerk und die Software der Endgeräte warten und trotzdem veraltet Ihre Infrastruktur immer schneller. Die Fachabteilungen nutzen immer häufiger Insellösungen, beispielsweise für das Personal- und das Rechnungswesen, oder setzen Cloud-basierte Lösungen wie Dropbox ein. Damit vergrößert die Schatten-IT Ihre Risiken. Es entstehen neue Compliance-Gefahren und der Wartungsaufwand nimmt zu. Diesen Herausforderungen können Sie mit einem ECM in der Cloud nachhaltig begegnen. Gleichzeitig profitieren Sie bei Cloud-Lösungen besser von der Weiterentwicklung durch die Anbieter. Denn Sie nutzen die ständig aktualisierten Anwendungen in der Cloud als einen Service und müssen dafür neben Ihrem Netzwerk nur noch kleine schlanke Endgeräte warten. Unterschieden werden neben Software as a Service (SaaS), Infrastrukturen as a Service (IaaS) sowie Platform as a Service (PaaS). SaaS bedeutet, dass Sie über eine browserbasierte Anwendung beispielsweise die Buchhaltung oder die Daten und Prozesse der HR-Abteilung organisieren. IaaS bedeutet, dass Sie IT-Infrastrukturen wie beispielsweise Server bei einem externen Anbieter nutzen. PaaS wiederum bedeutet, dass Sie eine Plattform nutzen, auf der Sie beispielsweise Anwendungen für Ihre Kunden oder den Webshop entwickeln, bereitstellen und verwalten. Gemeinsam ist den „aaS“-Systemen, dass Sie sich als Kunde nicht mehr um die Wartung und Weiterentwicklung kümmern müssen.
ECM-SaaS schnell skalieren und Betriebskosten senken
Neben geringerem Wartungsaufwand und ständigen Updates sowie Erweiterungen bei den Funktionen sinken mit Cloud-Anwendungen in der Regel auch Ihre Betriebskosten. Die meisten Cloud-Dienste bieten flexible Preismodelle, die sich anders als teure Lizenzmodelle der Legacy-IT an der tatsächlichen Nutzung orientieren. So lässt sich ein ECM in der Cloud mit wenig Aufwand skalieren. Kommen neue Mitarbeiter dazu oder benötigen Sie mehr Speicherplatz, brauchen Sie in der Regel nur die zusätzliche Anzahl an Benutzern sowie die Speichererweiterung beim Anbieter in Auftrag geben. Dieser übernimmt die Realisierung und der Anwender kann zeitnah das Gewünschte nutzen. So sinken die laufenden Betriebskosten.
Demgegenüber stehen Kosten für den Umzug. Sie und Ihre Abteilungen müssen bestehende Datensilos und Geschäftsprozesse in die ECM-Cloud migrieren sowie analoge Workflows neu organisieren und implementieren. Und bei der Migration existieren verschiedene Vorstellungen, wie Sie das bisher urtümlich gewachsene proprietäre DMS Ihres Unternehmens in die Wolke überführen können. Denn die Herausforderung für die Nutzung eines ECM in der Cloud liegt darin, die bisher teils papiergebundenen, halb digitalen und analogen Prozesse neu zu definieren, um die Potenziale durchgängig digitaler Prozessketten überhaupt nutzen zu können. Sie sollten deshalb nicht nur eine neue Technik einführen, sondern eine grundlegende Neuorganisation Ihres Dokumentenmanagements, der Workflows und der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte anstreben.
Mittelstand holt auf bei der Nutzung eines ECM in der Cloud
Auch wenn Ihnen als IT-Leiter oder Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens dieser Aufwand hoch erscheint, sollten Sie die Auswirkungen auf die Produktivität bedenken. Mit einem ECM in der Cloud, und natürlich auch mit einem DMS On-Premises, digitalisieren Sie sämtliche Vorgänge. Sie archivieren rechtssicher alle Dokumente und erfüllen dabei auch die Archivierungsvorschriften für die Buchhaltung. Teams können sich unabhängig von ihrem Aufenthaltsort vernetzen und gemeinsam an Dokumenten in durchgängig digitalen Prozessen arbeiten. Vor allem verkürzen Sie nachhaltig den Zeitaufwand, den Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten verschwenden.
Diese Vorteile haben sich im Mittelstand mittlerweile rumgesprochen, wie die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Branchenverbandes Bitkom herausfand. Immerhin 47 Prozent der über 600 befragten Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern setzen nicht mehr ausschließlich auf Papier, sondern organisieren und verwalten ihre Dokumente digital – überwiegend mit einem DMS oder ECM. 2017 hatten nur 33 Prozent ein ECM im Einsatz. Darin verwalten 92 Prozent klassische Office- oder PDF-Dateien und immerhin 57 Prozent Bilder, 25 Prozent Audio-Dateien sowie 18 Prozent auch Videos. Erstaunlicherweise vermeldete die Bitkom-Befragung einen neuen Hochstand bei der Cloudnutzung. 58 Prozent verwalten digitale Dokumente mittlerweile in der Cloud, das sind neun Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Parallel sank die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen (On Premises) betreiben von 59 Prozent auf 44 Prozent.
Cloud-ECM sind sicherer als die Legacy-IT
Diese Zahlen verwundern umso mehr, weil gerade im Mittelstand immer wieder Vorbehalte wegen der Sicherheit bestehen. Wenn Sie bei der Auswahl Ihres ECM-Cloud-Anbieters auf ein paar Dinge achten, arbeiten Sie aber sicherer als vorher mit Ihrer Legacy-IT. So sollte Ihr Cloud-Anbieter nach den strengen EU-DSGVO-Vorgaben arbeiten. Und wenn dieser zudem nach den wichtigsten Sicherheitsgesetzen zertifiziert ist, sind Sie auf der sicheren Seite. Denn den Sicherheitsaufwand und die Schutzmaßnahmen, die Cloud-Anbieter heute betreiben müssen, konnten in der Vergangenheit nicht einmal Großkonzerne garantieren. Zudem erfolgt der Datenverkehr mit einem ECM in der Cloud stets nach den besten Verschlüsselungstechnologien.
Fazit: Mittelstand kann von ECM in der Cloud nur profitieren
Die Vorteile liegen für Sie als Leiter der IT und Geschäftsführer also auf der Hand. Mit einem ECM in der Cloud arbeiten Sie flexibler und senken die Betriebskosten für die IT-Systeme. Zudem fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Und weil Sie Ihr Workflow- und Dokumentenmanagement mit einem ECM nachhaltig optimieren, arbeiten Sie künftig agiler, effektiver und damit produktiver. Deshalb wird ein Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud auch für Ihr Unternehmen zum Rückgrat Ihrer Digitalen Transformation. Sie können nur profitieren!
Titelbild: ECM in der Cloud © Natali_ Mis / Shutterstock.com
