Vernichten Dokumentensilos Ihre Prozesseffizienz?

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht auf benötigte Geschäftsdokumente zugreifen können, entsteht ein Engpass; Produktivität und Prozesseffizienz gehen verloren. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung ruft bei einem Ihrer Kunden an, um zu fragen, warum dieser eine mittlerweile überfällige Rechnung nicht bezahlt hat. Der Kunde antwortet: „Das geschickte Produkt ist nicht das, was der Vertriebsmitarbeiter uns im Angebot versprochen hat.“

Um das Problem zu klären, muss der zuständige Mitarbeiter zunächst herausfinden, was der Vertriebsmitarbeiter versprochen hat. Unglücklicherweise hat der Vertriebskollege das Angebot auf seiner lokalen Festplatte gespeichert; der Mitarbeiter der Buchhaltung kann nur erkennen, dass eine Rechnung offen ist. Der gesamte Prozess ruht, bis diese Fragen beantwortet werden.

Das oben ausgeführte Szenario ist ein typisches Beispiel. Probleme entstehen, weil Dokumente an vielen verschiedenen physischen oder elektronischen Stand- beziehungsweise Speicherorten aufbewahrt werden. Unglücklicherweise oft so, dass Teammitglieder oder Kollegen bei Bedarf nicht darauf zugreifen können. Diese Dokumentensilos werden für das gesamte Unternehmen zu einem großen Problem. Um diese Hindernisse zu überwinden, müssen Sie die Silos in Ihrem Unternehmen identifizieren und anschließend mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems oder Enterprise-Content-Management-Systems beseitigen.

Was genau ist eigentlich ein Dokumentensilo?

Ein Dokumentensilo ist ein Aufbewahrungsort, der verhindert, dass Ihre Mitarbeiter problemlos und schnell auf alle zu einem bestimmten Geschäftsprozess zugehörigen Dokumente zugreifen können.

Zunächst gilt, dass Dokumentensilos durch unterschiedliche Dokumentformate entstehen: in Aktenschränken werden Papierdokumente aufbewahrt, E-Mails befinden sich in Outlook-Ordnern, Office-Dateien auf lokalen Festplatten oder einem Server und in separaten Datenbanken werden Dokumente für beispielsweise Buchhaltungssoftware und Customer Relationship Management (CRM) gespeichert.

Darüber hinaus generieren verschiedene Abteilungen, zum Beispiel Vertrieb, Buchhaltung und Produktion, häufig ihre eigenen Dokumentensilos, indem sie abteilungsspezifische Ablagestrukturen und -verfahren für ihre Dokumente verwenden.

Beide Arten von Silos erschweren es, alle relevanten Dokumente zu einem Kunden oder einer Transaktion zu finden. In vielen Fällen müssen mehrere Kollegen gefragt werden.

Erkennen von Dokumentensilos

Hier einige Anzeichen dafür, dass Sie ein Dokumentensilo-Problem haben:

1. Dokumente befinden sich an unterschiedlichen, sowohl physischen als auch elektronischen, Aufbewahrungsorten. Zeitaufwändige Suchen sind die Folge.

2. Mitarbeitern fehlt der erforderliche Zugriff, und sie müssen Kollegen nach Dokumenten fragen.

3. Mitarbeiter verwenden verschiedene Versionen eines Dokuments.

4. Dateikopien werden auf lokalen Festplatten, in E-Mail-Ordnern und File-Sharing-Systemen gespeichert.

Um Ihre Prozesseffizienz zu erhöhen, müssen Sie diese Datensilos eliminieren. Dadurch befreien Sie Ihre Mitarbeiter von ermüdenden Recherchen und reduzieren die Abhängigkeit von bestimmten Abteilungen oder Personen.

Abschaffung von Silos mit Dokumenten-Management

Die einzige Möglichkeit, um diese Silos vollständig zu eliminieren, besteht in der Implementierung eines Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-Systems. Diese Plattformen erfassen sämtliche Dokumente in Ihrem Unternehmen digital, indexieren sie und legen sie strukturiert ab – automatisiert.

Mit digitalem Dokumenten-Management werden alle Dokumentensilos Ihres Unternehmens durch einen zentralen Speicherort ersetzt, der als „Dokumenten-Pool“ oder „Dokumenten-Repository“ bezeichnet wird. Dieser zentrale Speicherort ermöglicht Ihnen und Ihren Kollegen eine schnelle Dokumentenablage und ein ebenso schnelles Wiederfinden. Durch automatische Indexierung und leistungsstarke Suchtools werden Informationen zu bestimmten Geschäftstransaktionen, Kunden oder anderen Kriterien schnell gefunden.

Natürlich können Sie jedem Benutzer ganz individuelle Zugriffsrechte zuweisen, damit er nur Zugriff auf Dokumente hat, die für ihn bestimmt sind.

Lassen Sie nicht zu, dass Dokumentensilos Ihre Mitarbeiter frustrieren und Engpässe herbeiführen, die Ihre Produktivität stehlen. Die Implementierung eines digitalen Dokumenten-Managements ist eine hervorragende Methode, um Silos zu eliminieren und Ihre Prozesseffizienz zu erhöhen.