Die vorkonfigurierten Rollen in DocuWare Cloud machen es Ihnen leicht, neue Benutzer mit den benötigten Rechten auszustatten. Nur ein paar Klicks und schon kann ein neuer Kollege in DocuWare loslegen.
Damit Sie mit DocuWare Clould einen leichten Start ins digitale Dokumenten-Management haben, liefert DocuWare nicht nur ein Archiv mit, sondern auch Rollen und Archivprofile – alles passend für die gängigsten Anwendungsszenarien. Die Rollen und Profile steuern die Rechte, die der einzelne DocuWare-Benutzer an dem Archiv hat.
Einen neuen Benutzer anzulegen, ist ganz leicht:
1. Öffnen Sie über das Menü im Web Client die DocuWare Konfiguration. Dort wählen Sie die Komponente Benutzerverwaltung. Sie erhalten eine Übersicht der Benutzer in Ihrem System:
2. Klicken Sie unten links auf das Plus-Symbol und geben für den neuen Benutzer Name und E-Mail ein. Je nach Aufgabe des neuen Kollegen setzen Sie noch ein Häkchen für die entsprechende Rolle. Fertig!
Die Rollen sind den typischen Aufgaben innerhalb eines Unternehmens nachempfunden.
Accountant
Die Buchhalter dürfen Dokumente, in deren Fall meist Rechnungen, ablegen, suchen und anzeigen, die zugehörigen Indexbegriffe ändern sowie Stempel und Anmerkungen auf den Dokumenten anbringen.
Manager
Der Manager hat alle Rechte zu den Dokumenten im Archiv, nur administrative Rechte hat er nicht.
Office Worker
Wie auch die Accountants dürfen Office Worker Dokumente ablegen, suchen und anzeigen, die zugehörigen Indexbegriffe ändern sowie Stempel und Anmerkungen auf den Dokumenten anbringen. Das Recht Export beinhaltet zum Beispiel auch, dass ein Dokument direkt aus dem Archiv per Mail versendet werden darf.
Search
Diese Rolle spiegelt den reinen Lesezugriff wieder, ist also beispielsweise für die Einbindung von Externen.
Wer genau aufgepasst hat, hat vielleicht gemerkt, dass man beim Benutzer Rollen auswählt, die Rechte innerhalb eines Archivs aber über Profile steuert. Im Fall des vorkonfigurierten Cloud-Systems mit einem Archiv ist es aber nahezu identisch.
Prinzipiell, und wenn Sie mit mehreren Archiven arbeiten, ist die Unterscheidung jedoch wichtig. Archivprofile legen Sie pro Archiv an. Ein einzelnes Profil steuert die Rechte innerhalb des entsprechenden Archivs. In Rollen können Sie mehrere Archivprofile zu verschiedenen Archiven bündeln. Über die Rollen statten Sie die Benutzer dann mit den gewünschten Rechten aus.
Mehr zum Rechtesystem in DocuWare erfahren Sie demnächst hier im Produkt Blog von DocuWare. Schauen Sie also immer mal wieder rein oder abonnieren Sie einfach den Blog.
