Die große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland geht die Digitalisierung inzwischen strategisch an, konstatierte zum Beispiel der Digitalverband Bitkom Anfang 2022 nach einer repräsentativen Umfrage unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland. Nur 16 Prozent verfügen demnach noch über keine Digitalisierungsstrategie. Vor zwei Jahren lag dieser Anteil mit 26 Prozent noch deutlich höher. Dabei setzt jedes zweite Unternehmen auf Strategien in einzelnen Geschäftsbereichen, jedes dritte hat sogar schon eine zentrale Strategie für das gesamte Unternehmen.
Digitalisierung ist also ein bestens bekanntes Thema in den Unternehmen. Dennoch wird vielerorts im Mittelstand das Potenzial der Digitalisierung im HR-Bereich nicht richtig erkannt – obwohl dieser neben der Buchhaltung ein ganz heißer Kandidat für Digitalisierungsmaßnahmen ist. Denn erstens sind dort viele Dokumente und Prozesse hochgradig standardisiert, zweitens sind die hier verarbeiteten Informationen sehr sensibel.
Die Digitalisierung von HR ist die Grundvoraussetzung für deren Automation und ermöglicht damit die Steigerung von Effizienz sowie Qualität der Arbeit und sorgt gleichzeitig für wesentlich mehr Datenschutz und Datensicherheit. Es liegen keine Papierdokumente mehr auf Schreibtischen herum, was die Beschränkung des Informationszugriffs auf einen klar definierten Personenkreis über individuelle Berechtigungen und allgemeine Zugriffskontrollen enorm erleichtert und sicherstellt.
Die Vorteile der Digitalisierung von HR liegen auf der Hand
Alle Dokumente sind rund um die Uhr zugänglich – und das auch auf Dienstreisen oder im Homeoffice. Wird ein zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) genutzt, verbessert das sowohl die Konsistenz als auch die Aktualität der Informationen. Leider gibt es vielerorts im Personalwesen noch immer Insellösungen, die auf unterschiedlichster Software basieren oder die gar durch den Einsatz von Excel-Listen zustande kommen. Fehlende Schnittstellen zwingen zudem zu manueller Dateneingabe oder zu einem Austausch mit ungeeigneten Tools. Die deshalb nötige händische Datenpflege bedeutet einen erheblichen Arbeitsaufwand. Jede Aktualisierung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Dazu kommt, dass jüngere Mitarbeiter sehr flexibel sind und aufgrund ihres veränderten Werteverständnisses bei Unzufriedenheit ihre Arbeitsstelle kündigen. Hier hilft die Digitalisierung der Personalabteilung gegenzusteuern, indem zeitgemäße Arbeitsumfelder – nicht nur im Personalwesen – entstehen und die HR-Abteilung innovative Wege gehen kann, um dem entgegenzuwirken. Die Beschäftigten erwarten mehr Transparenz, Flexibilität, Autonomie und eine auf Werte basierende Unternehmenskultur. Die Unternehmer verlangen im Gegenzug aber auch mehr von ihren Angestellten, etwa technische Fähigkeiten, kreatives Denken oder die Kompetenz zur Problemlösung.
Arbeit muss nach der Pandemie wieder „resozialisiert“ werden
Das ist eine Zwickmühle, aus der die Personalabteilung dank Digitalisierung für Unternehmer und Belegschaft gleichermaßen passende Auswege aufzeigen kann. Außerdem müssen die Personaler eine weitere Herausforderung meistern: Die emotionale und soziale Bindung zum Arbeitsplatz sowie zu Kollegen hat sich in Folge von Pandemie, Lockdowns und Homeoffice neu definiert. Die Personalabteilung steht daher vor der Aufgabe, der Arbeit wieder eine menschliche Komponente hinzuzufügen, sie sozusagen zu „resozialisieren“. Auch dabei kann die Digitalisierung der HR-Prozesse eine wertvolle Hilfestellung sein.
Fachkräfte mit hoher Kompetenz und Loyalität sind der entscheidende Wettbewerbsfaktor im immer härter werdenden Konkurrenzkampf. Der sich wegen der volatilen Märkte fortwährend ändernde Arbeitskräftebedarf erfordert von Unternehmen de facto Einstellungsentscheidungen, die unmittelbar an Kompetenzen gekoppelt sind.
Auf dem Weg in die Zukunft ist Lernen, beziehungsweise das Erlernen von Kompetenzen, daher von strategischer Bedeutung. Das wiederum erfordert eine moderne HR-Strategie, die auf intelligente Lerntools zurückgreift. Außerdem sind flexible Arbeitsformen wichtig, um Top-Talente zu gewinnen und zu halten, denn viele würden schnell kündigen, falls ihr Arbeitgeber z.B. Remote-Arbeit nicht unterstützen würde.
Mehr Zeit für die wertschöpfende Personalarbeit
Fragen, die alle Personaler beantworten müssen, sind nicht nur die nach der vorhandenen personellen Kapazität und deren Weiterentwicklung. Hinzu kommen Fragen nach der Leistungsfähigkeit und der Integrationstiefe der Software, mit der sie arbeiten. Beides sind wichtige Hebel, um mehr Zeit für die wirklich wertschöpfende Personalarbeit zu gewinnen. Hier kann ein modernes DMS entscheidende Brücken zu vorhandenen Systemen wie etwa DATEV, SAP oder SAGE bauen.
Die Digitale Personalakte kann als integrative Klammer helfen, Themen wie die elektronische Gehaltsabrechnung von der Theorie in die Praxis zu bringen.
HR kann und sollte also bei der Digitalisierung zu den Pionieren des Unternehmens gehören, handelt es sich doch um einen Kernbereich mit Vorbildfunktion, der den digitalen Wandel mit gestaltet. Bei dieser strategischen Aufgabe hilft natürlich die eigene Erfahrung, die etwa bei der Einführung der elektronischen Personalakte, der Digitalisierung der Personalentwicklung oder bei der Einführung des digitalen Urlaubsantrages gemacht werden. Denn auch die HR-Teams selbst müssen eine alternative, digitale Arbeitsweise erlernen, um den Wandel in ihren Unternehmen weiter voranzutreiben. Die eigene Erfahrung hilft dann bei der
- Gestaltung von Arbeitsplätzen, an denen Teams zusammenarbeiten und sich vernetzen
- Erleichterung des Aufbaus funktions- und abteilungsübergreifender Teams
- Entwicklung von Talentprogrammen, die auch einen Wechsel der Abteilung vorsehen
- Nutzung digitaler Plattformen, die asynchrones Arbeiten (etwa im internationalen Kontext) ermöglichen.
Wandel hin zum digitalen Personalwesen
Der Wandel hin zum digitalen Personalwesen kann Unternehmen und Behörden dabei helfen, die Personalfunktion durch den Einsatz von sozialen, mobilen, analytischen und cloudbasierten Technologien effizienter, effektiver und vernetzter zu gestalten. Zu den wichtigsten Prioritäten gehören Analysen, Technologien für virtuelles Arbeiten und modernisierte Lernplattformen. Die digitale Personalarbeit ermöglicht der Personalabteilung unter anderem Folgendes:
- Die Nutzung von Daten und Analysen, um jede Phase der Entwicklung eines Mitarbeiters zu messen und zu planen – und vor allem das Einstellungserlebnis modern zu gestalten.
- Die „Employee - Experience“ wird durch Self-Service-HR-Tools und eine digitale Arbeitsumgebung verbessert.
- Gerade im Kampf um Talente bringt die Digitalisierung der HR klare Wettbewerbsvorteile, weil die Belegschaft eine zeitgemäße Arbeitsumgebung hat. Daher kommt weniger Frust und Unzufriedenheit auf.
Das Recruiting, also die HR-Abteilung, ist ja in aller Regel der erste Berührungspunkt neuer Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber; veraltete Strukturen können schon ganz am Anfang potenziell innovative Interessenten bereits vor dem ersten Bewerbungsgespräch abschrecken. Deshalb sind elektronisches Bewerbermanagement, digitale Jobanzeigen, moderne Bewerbungsplattformen und die Online-Option bei Bewerbungsgesprächen so wichtig.
Ebenso relevant ist das Talentmanagement, das dank Digitalisierung ebenfalls deutlich verbessert und vereinfacht wird. Möglich werden zum Beispiel eine individuelle Fortbildungs- und Weiterbildungsplanung, maßgeschneiderte Schulungsangebote, ein systematisches Qualifikationsverzeichnis und konkrete Zielvereinbarungen im Rahmen der Karriereplanung. Umgesetzt werden kann die Schulung dann u.a. mit Hilfe von E-Learning in Form digitaler Fortbildungsangebote, Video-Lerneinheiten, digitaler Lernplattformen oder Online-Seminaren.
Digitalisierung der allgemeinen HR-Prozesse
Das Fundament dafür liefert die Digitalisierung der allgemeinen HR-Prozesse und -Services – vor allem von
- Gehaltsabrechnungen
- Formularen (etwa für Urlaubs- und Dienstreiseanträge, Spesenabrechnungen etc.)
- und allen Unterlagen in der digitalen Personalakte.
Die umfassende Digitalisierung der HR-Dokumente und HR-Prozesse erleichtert sämtliche Aktivitäten im Personalmanagement, insbesondere HR-Managementaufgaben wie Analyse und Controlling.
Dank des digitalen Fortschritts spielt die geografische Lage oder die räumliche Nähe für Unternehmen beim Zugang zu qualifizierteren und vielfältigeren Talenten eine immer geringere Rolle. Über soziale Netzwerke, Videoanrufe und Einstellungsplattformen ist es für Bewerber heute einfacher denn je, mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Digitalisierte HR-Prozesse zur Unterstützung der Personalbeschaffung könnten Selbstbedienungsanwendungen sein, mit denen eine Bewerbung zu 100 Prozent online oder in einer App ausgefüllt werden kann. Durch die automatisierte Personalbeschaffung wird Zeit gewonnen, etwa für virtuelle bzw. Remote-Interviews und -Schulungen.
Fazit: Die HR-Digitalisierung ist Voraussetzung für zukunftssichere Personalarbeit
Sei es verbesserte Zusammenarbeit, sei es „New Work“ oder seien es explizite Karrierechancen: die Personalabteilung wird Kern der Lösung beim Umgang mit dem Fachkräftemangel sein. Mit einer proaktiven und zukunftssicheren HR-Politik werden Unternehmen attraktiv für aktuelle und potenzielle Mitarbeiter sein. Personalverantwortliche sollten daher konkrete Maßnahmen ergreifen, mit denen ihre HR-Abteilung die Fähigkeiten erhält, die neue digitale Realität erfolgreich zu meistern. Die Digitalisierung der HR bildet das Fundament dafür.
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