Die elektronische Gehaltsabrechnung ist ein Eckpfeiler der digitalen Transformation in Unternehmen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung unaufhaltsam voranschreitet, sind weder große noch mittelständische Unternehmen vor der Modernisierung ihrer Personalabteilungen gefeit. Längst gibt es komfortable IT-Lösungen für jeden HR-Prozess. Online-Rekrutierung, Personaleinstellung, Entgeltabrechnung, Zielvereinbarung und Leistungsmanagement, Weiterbildung und Entwicklung sowie Karriereplanung – und all das auch als Self-Service für Mitarbeiter.
Bei der digitalen Transformation des Unternehmens spielt die Personalabteilung – neben der Buchhaltung – oft sogar eine Vorreiterrolle. Der Grund ist einfach: Hier macht sich der Abschied vom Papier oft am schnellsten bezahlt. Außerdem profitieren in der Regel alle Beteiligten, sodass die Akzeptanz für die neugestalteten Prozesse meistens auf Anhieb so groß ist, dass sich der Projekterfolg schnell einstellt.
Übersicht:
- Elektronische Gehaltsabrechnung als wegweisendes Leuchtturm-Projekt
- Elektronische Gehaltsabrechnung statt Lohntüte
- Welche Vorteile hat die elektronische Gehaltsabrechnung?
- Wie lässt sich die digitale Gehaltsabrechnung in Unternehmen einführen?
- Welche gesetzliche Grundlage gilt bei der Entgeltabrechnung?
- Gibt es einen gesetzlichen Zwang zur Papierabrechnung?
- Eine sichere Lösung: Verschlüsselte PDF-Gehaltsabrechnung
- Wie lassen sich die Rahmenbedingungen für die elektronische Gehaltsabrechnung festlegen?
- Fazit: Mit der elektronischen Gehaltsabrechnung Aufwände auf ein Minimum reduzieren
Elektronische Gehaltsabrechnung als wegweisendes Leuchtturm-Projekt
Auf diese Weise entstehen „Leuchtturm-Projekte“ mit Beispielcharakter, die im Idealfall andere Abteilungen zur Nachahmung animieren. Das gilt ganz besonders für die elektronische Gehaltsabrechnung, weil hiervon jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter persönlich und ganz direkt tangiert ist. Richtig aufgesetzt, profitiert schnell die gesamte Belegschaft von der elektronischen Gehaltsabrechnung.
Hinzu kommt: Gerade in der Personalabteilung lohnt sich ein digitales Dokumentenmanagement ganz besonders, weil es hier für jeden Mitarbeiter des Unternehmens eine Fülle an Dokumenten gibt, die immer wieder aktualisiert und geändert werden. Angefangen bei den Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Zeugnissen über den eigentlichen Anstellungsvertrag oder Beurteilungen bis hin zur monatlichen Gehaltsabrechnung – die HR-Digitalisierung bietet hier zahlreiche Vorteile.
In der Regel sieht die Ausgangssituation so aus, dass die Umstellung auf die elektronische Gehaltsabrechnung technisch relativ unkompliziert ist. Alle Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Entgelt- und Gehaltsabrechnung sind bereits digitalisiert – und in vielen Fällen auch schon automatisiert.
Problematisch wird es immer nur dann, wenn zwischen einzelnen Schritten noch manuelle Aufgaben anfallen, so dass als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung noch durchgängig digitalisierte Workflows implementiert werden müssen. Idealerweise laufen diese über eine zentrale Plattform wie ein DMS. Wird diese Plattform in einer gesicherten Cloud betrieben, lassen sich dann auch Teilprozesse technisch problemlos outsourcen.
Elektronische Gehaltsabrechnung statt Lohntüte
Lohn und Gehalt werden schon lange digital ausbezahlt – direkt auf das Bankkonto der Beschäftigten. Das allerdings ist bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen längst noch nicht immer der Fall, obwohl deren Zustellung auf Papier ein kostspieliger und langwieriger Prozess ist. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwendiger und zeitraubender als die elektronische Zustellung der Dokumente, sondern auch deutlich teurer.
Allerdings spielt der Zeitgeist dem IT-Chef in die Karten: In Zeiten von Smartphone und Tablets wollen die meisten Menschen auch diese Dokumente doch am liebsten digital und möglichst schnell verfügbar haben. Das ist mit einem modernen Dokumentenmanagement-System und einer entsprechenden HR-Software kein Problem mehr: Jedes Mitglied der Belegschaft erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass seine elektronische Gehaltsabrechnung im digitalen Dokumenten-Pool liegt.
Welche Vorteile hat die elektronische Gehaltsabrechnung?
Die Einführung einer elektronischen Entgeltabrechnung, unterstützt durch ein effizientes Dokumentenmanagement-System, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Gründe, warum die elektronische Entgeltabrechnung eine sinnvolle Investition ist:
- Effizienzsteigerung und Zeitersparnis: Gehaltsabrechnungen in Papierform manuell zu bearbeiten, auszudrucken und zu versenden ist zeit- und kostenintensiv. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen erzielt werden. Die automatische Erstellung und Verteilung elektronischer Gehaltsabrechnungen reduziert zudem den Verwaltungsaufwand erheblich.
- Schneller Zugriff und Transparenz: Mit einem DMS haben alle Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre elektronischen Gehaltsabrechnungen. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern ermöglicht allen Beschäftigten auch einen schnellen Zugriff auf ihre Informationen. Darüber hinaus sind archivierte Daten in einem DMS stets sicher aufbewahrt und können leicht durchsucht werden. Dadurch wird die Verwaltung und der Zugriff auf historische Gehaltsdaten erleichtert.
- Kosteneinsparungen und Umweltaspekte: Einer der offensichtlichsten Vorteile der elektronischen Entgeltabrechnung ist die Einsparung von Papier-, Druck- und Versandkosten. Da grundsätzlich weniger Papier verbraucht wird, verkleinert sich auch der ökologische Fußabdruck des Unternehmens.
- Sicherheit und Compliance: Mit einem geeigneten DMS können sensible Gehaltsdaten bei der elektronischen Gehaltsabrechnung sicher gespeichert und übertragen werden. Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Durch die elektronische Archivierung können Unternehmen die Anforderungen an Datensicherheit und Compliance leichter erfüllen.
- Fehlerreduktion und Genauigkeit: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch die Integration von DMS und HR-Software können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.
Wie lässt sich die digitale Gehaltsabrechnung in Unternehmen einführen?
Die Einführung der elektronischen Entgeltabrechnung ist zweifellos ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Modernisierung der HR-Prozesse. Bei der erfolgreichen Umsetzung dieses Wandels stehen Unternehmen jedoch häufig vor verschiedenen Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist häufig die Akzeptanz durch die Belegschaft. Vor allem Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, der Sicherheit oder der Veränderung gewohnter Abläufe werden dabei häufig geäußert. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen und konsequent auf einen transparenten Kommunikationsprozess zu setzen.
Das gilt vor allem dann, wenn neue Systeme wie ein Dokumentenmanagement-System eingeführt werden. Damit diese Systeme effektiv genutzt werden können, muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und anwenden können. Entsprechende Schulungen sind daher unverzichtbar. Aber auch die Vorgehensweise bei der Umstellung ist entscheidend. Während eine effektive interne Kommunikation natürlich unerlässlich ist, kann es sich auch als sinnvoll erweisen, bei der Umstellung selbst schrittweise vorzugehen.
Dies hat zum einen den Vorteil, dass alle Teams ausreichend Zeit erhalten, sich an die neuen Prozesse und Systeme zu gewöhnen, erlaubt zum anderen aber auch, dass das Feedback der Mitarbeiter berücksichtigt werden kann. So können das neue System und alle dazugehörigen Prozesse optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Nutzer angepasst werden.
Die erfolgreiche Einführung der elektronischen Entgeltabrechnung erfordert nicht nur technologische, sondern auch soziale Innovationen. Unternehmen, die diese Herausforderungen proaktiv angehen, eine klare Kommunikation fördern und ihre Mitarbeiter aktiv in den Umstellungsprozess einbinden, legen den Grundstein für eine reibungslose Transformation und die langfristige Akzeptanz der digitalen HR-Prozesse.
Welche gesetzliche Grundlage gilt bei der Entgeltabrechnung?
Bei Zahlung des Arbeitsentgelts sind Unternehmen laut §108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, den Mitarbeitern eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehaltes eines Beschäftigten für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Zusätzlich dient der Lohnzettel als Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.
Gibt es einen gesetzlichen Zwang zur Papierabrechnung?
Es gibt kein Gesetz, das Unternehmen dazu zwingt, die Lohn- oder Gehaltsabrechnung auf Papier auszustellen. Demzufolge entspricht auch eine elektronische Gehaltsabrechnung der vorgeschriebenen Textform. Inhaltlich gibt es keinen Unterschied zur klassischen Lohnabrechnung.
Die elektronische Gehaltsabrechnung optimiert nicht nur die internen Prozesse, sondern steigert auch die Effizienz des Unternehmens insgesamt. Denn so können monatliche Gehaltsabrechnungen vom Mitarbeiter sogar von zu Hause aus oder unterwegs auf Dienstreise abgerufen werden. Anderes Beispiel: Eine Mitarbeiterin benötigt Kopien der letzten drei Gehaltsabrechnungen. Anstatt wie früher die Kopien in der Personalabteilung zu beantragen, kann sie sich die Kopien selbst aus ihrer digitalen Personalakte laden. Das geht viel schneller und spart Arbeit.
Viele Unternehmen zögern noch, neue digitale Prozesse in der Personalabteilung einzuführen, weil sie hohe Kosten und Aufwand befürchten. Doch das täuscht, denn es geht auch mit minimalen Änderungen. Unternehmen, die auf eine elektronische Gehaltsabrechnung zurückgreifen wollen, legen dafür eine aktuelle Liste aller Mitarbeiter an, die in ein Portal importiert werden, das entweder in Eigenregie oder von einem Dienstleister betrieben wird. Jeder Mitarbeiter erhält in dem System einen eigenen Account. Die Lohnbuchhaltungssoftware erzeugt dann statt der gedruckten Gehaltsabrechnungen verschlüsselte PDF-Dateien, die nur der Mitarbeiter lesen kann. Alternativ oder zusätzlich kann die elektronische Gehaltsabrechnung auch an ein E-Mail-Postfach verschickt werden.
Eine sichere Lösung: Verschlüsselte PDF-Gehaltsabrechnung
Auf diese Weise wird jeden Monat die PDF-Gehaltsabrechnung über eine eindeutige Kennung, wie zum Beispiel die Personalnummer, automatisiert zugestellt. Der Login im Account ersetzt dann den monatlichen Papierbrief. Ein DMS wie DocuWare informiert auf Wunsch sämtliche Mitarbeiter per E-Mail, sobald die Personalabteilung ihre neue Abrechnung erstellt und ins Postfach gelegt hat. Die Verschlüsselung des PDF stellt sicher, dass nur der berechtigte Mitarbeiter Zugriff hat – und keinesfalls seine Schwiegermutter, der Systemadministrator oder ein Kollege.
Klar ist: Wer die Gehaltsabrechnung elektronisch versendet, muss die darin enthaltenen, höchst sensiblen, personenbezogenen Daten schützen. Das galt bereits vor Einführung der DSGVO. Denn neben der in der GeWO definierten Pflicht, das Arbeitsentgelt in Textform mitzuteilen, regelt § 9 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen.
Weiterhin verlangt die DSGVO auch die Garantie von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der für die Datenverarbeitung genutzten Systeme – insbesondere natürlich auch die der elektronischen Zustellung der Gehaltsabrechnung, die immer öfter an die private E-Mail-Adresse eines Arbeitnehmers erfolgt. Um die Akzeptanz in der Belegschaft zu verbessern, muss die hierbei verwendete Verschlüsselungstechnik möglichst einfach zu handhaben sein.
Wie lassen sich die Rahmenbedingungen für die elektronische Gehaltsabrechnung festlegen?
Vor der Umstellung auf die elektronische Zustellung der Gehaltsabrechnung ist es notwendig, dass die Rahmenbedingungen in einer Betriebsvereinbarung festlegen werden. Dies sichert einerseits die Rechte der Beschäftigten und entspricht gleichermaßen den Bedürfnissen des Unternehmens nach einer modernen und kostenschonenden IT-Lösung. Gibt es keinen Betriebsrat, dann darf die Umstellung auf die elektronische Form nur für diejenigen Beschäftigten erfolgen, die vorab freiwillig und schriftlich zugestimmt haben.
Dabei sind zum Schutz der Beschäftigten neben dem BDSG insbesondere noch die folgenden Gesetze zu beachten:
- §126a BGB: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen…"
- §126b BGB: „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben werden.“
- SigG (Signaturgesetz).
Fazit: Mit der elektronischen Gehaltsabrechnung Aufwände auf ein Minimum reduzieren
Durch das digitale Erstellen und elektronische Zustellen der Gehaltsabrechnungen entfallen der Druck, die Konfektionierung und der Versand der Dokumente. Dies bindet viele Ressourcen in der Abteilung. Die digitale Postzustellung der Gehaltsabrechnungen hilft, die administrativen Aufwände auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten: Die HR-Abteilung wird von manuellen Arbeitsschritten entlastet – und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben alle Dokumente sicher elektronisch im Dokumentenmanagement-System archiviert und jederzeit griffbereit. So gehen Sie den ersten Schritt zur Digitalisierung Ihrer Personalentwicklung.
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Gehaltsabrechnung
Was ist eine elektronische Gehaltsabrechnung?
Eine elektronische Gehaltsabrechnung ist ein digitaler Prozess zur Erstellung und Übermittlung von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter. Dabei werden alle relevanten Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und übermittelt, anstatt gedruckte Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen und zu verteilen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Gehaltsabrechnung?
Sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter bietet die elektronische Gehaltsabrechnung vielfältige Vorteile. Dazu gehören schnelle digitale Verfügbarkeit der Abrechnungen, Zeit- und Kostenersparnis bei der Erstellung und Zustellung, optimierte interne Prozesse und maximale Sicherheit für hochsensible personenbezogene Daten.
Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der elektronischen Gehaltsabrechnung beachtet werden?
Bei der elektronischen Gehaltsabrechnung müssen Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben des BDSG, der DSGVO, der Gewerbeordnung und des BGB beachten. Diese umfassen den Schutz personenbezogener Daten, die Einhaltung der vorgeschriebenen Textform und gegebenenfalls die Verwendung elektronischer Signaturen gemäß dem SigG. Die genaue Beachtung dieser Vorgaben gewährleistet die Rechtskonformität und den Schutz der Mitarbeiterdaten.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass die elektronischen Gehaltsabrechnungen rechtskonform und sicher übermittelt werden?
Unternehmen können sicherstellen, dass elektronische Gehaltsabrechnungen rechtskonform und sicher übermittelt werden, indem sie datenschutzkonforme Verschlüsselungstechnologien verwenden und eindeutige Kennungen für autorisierten Zugriff implementieren. Der Betrieb der Software in einer gesicherten Umgebung oder Cloud gewährleistet ein hohes Maß an Datensicherheit. Durch die genaue Einhaltung dieser Maßnahmen werden die rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Sicherheit sensibler Daten gewährleistet.
Sind elektronische Lohnabrechnungen gesetzlich zulässig?
Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) können Lohnabrechnungen in Textform übermittelt werden. Elektronische Gehaltsabrechnungen erfüllen diese Anforderungen an die vorgeschriebene Textform und sind daher rechtlich zulässig.
Wie werden die Mitarbeiter über neue Lohnabrechnungen informiert?
Um Mitarbeiter über neue Lohnabrechnungen zu informieren, können verschiedene Methoden verwendet werden. Eine Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeitern Zugang zu einem sicheren Online-Portal zu geben, in dem sie ihre Lohnabrechnungen einsehen können. Die Mitarbeiter erhalten dann automatische Benachrichtigungen per E-Mail, sobald eine neue Abrechnung im Portal hinterlegt wurde. Dadurch werden die Mitarbeiter sofort über Aktualisierungen informiert und können auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen, ohne dass eine physische Zustellung erforderlich ist.
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