Der Trend ist unaufhaltbar: Im Zuge ihrer Digitalisierung machen nicht nur die großen, sondern auch die mittelständischen Unternehmen vor der Personalabteilung nicht halt. Längst gibt es komfortable IT-Lösungen für jeden HR-Prozess. Online-Rekrutierung, Personaleinstellung, Entgeltabrechnung, Zielvereinbarung und Leistungsmanagement, Weiterbildung und Entwicklung sowie Karriereplanung – und all das auch als Self-Service für Mitarbeiter.
Bei der digitalen Transformation des Unternehmens spielt die Personalabteilung – neben der Buchhaltung – oft sogar eine Vorreiterrolle. Der Grund ist einfach: Hier macht sich der Abschied vom Papier oft am schnellsten bezahlt. Außerdem profitieren in der Regel alle Beteiligten, sodass die Akzeptanz für die neugestalteten Prozesse meistens auf Anhieb so groß ist, dass sich der Projekterfolg schnell einstellt.
„Leuchtturm-Projekte“ mit Beispielcharakter
Auf diese Weise entstehen „Leuchtturm-Projekte“ mit Beispielcharakter, die im Idealfall andere Abteilungen zur Nachahmung animieren. Das gilt ganz besonders für die elektronische Gehaltsabrechnung, weil hiervon jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter persönlich und ganz direkt tangiert ist. Richtig aufgesetzt, profitiert die gesamte Belegschaft schnell von der elektronischen Gehaltsabrechnung.
Hinzu kommt: Gerade in der Personalabteilung lohnt sich Dokumenten-Management ganz besonders, weil es hier für jeden Mitarbeiter des Unternehmens eine Fülle an Dokumenten gibt, die immer wieder aktualisiert und geändert werden. Angefangen bei den Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Zeugnissen über den eigentlichen Anstellungsvertrag oder Beurteilungen bis hin zur monatlichen Gehaltsabrechnung – die HR-Digitalisierung bietet hier zahlreiche Vorteile.
In der Regel sieht die Ausgangssituation so aus, dass die Umstellung auf die elektronische Gehaltsabrechnung technisch relativ unkompliziert ist. Alle Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Entgelt- und Gehaltsabrechnung sind bereits digitalisiert – und in vielen Fällen auch schon automatisiert.
Problematisch wird es immer nur dann, wenn zwischen einzelnen Schritten noch manuelle Aufgaben anfallen, so dass als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung noch durchgängig digitalisierte Workflows implementiert werden müssen. Idealerweise laufen die über eine zentrale Plattform. Wird diese Plattform in einer gesicherten Cloud betrieben, lassen sich dann auch Teilprozesse technisch problemlos outsourcen.
Elektronische Gehaltsabrechnung statt Lohntüte
Lohn und Gehalt werden schon lange digital ausbezahlt – direkt auf das Bankkonto der Beschäftigten. Das allerdings ist bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen längst noch nicht immer der Fall, obwohl deren Zustellung auf Papier ein kostspieliger und langwieriger Prozess ist. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwendiger und zeitraubender als die elektronische Zustellung der Dokumente, sondern auch deutlich teurer.
Allerdings spielt der Zeitgeist dem IT-Chef in die Karten: In Zeiten von Smartphone und Tablets wollen die meisten Menschen auch diese Dokumente doch am liebsten digital und möglichst schnell verfügbar haben. Das ist mit einem modernen Dokumentenmanagement-System und einer entsprechenden HR-Software kein Problem mehr: Jedes Mitglied der Belegschaft erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass seine elektronische Gehaltsabrechnung im digitalen Dokumenten-Pool liegt.
Gesetzliche Grundlage zur Entgeltabrechnung
Bei Zahlung des Arbeitsentgelts sind Unternehmen laut §108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, den Mitarbeitern eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehaltes eines Beschäftigten für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Zusätzlich dient der Lohnzettel als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.
Kein gesetzlicher Zwang zur Papierabrechnung
Es gibt kein Gesetz, das Unternehmen dazu zwingt, die Lohn- oder Gehaltsabrechnung auf Papier auszustellen. Demzufolge entspricht auch eine elektronische Gehaltsabrechnung der vorgeschriebenen Textform. Inhaltlich gibt es keinen Unterschied zur klassischen Lohnabrechnung.
Die elektronische Gehaltsabrechnung optimiert nicht nur die internen Prozesse, sondern steigert auch die Effizienz des Unternehmens insgesamt. Denn so können monatliche Gehaltsabrechnungen vom Mitarbeiter sogar von zu Hause aus oder unterwegs auf Dienstreise abgerufen werden. Anderes Beispiel: Eine Mitarbeiterin benötigt Kopien der letzten drei Gehaltsabrechnungen. Anstatt wie früher die Kopien in der Personalabteilung zu beantragen, kann sie sich die Kopien selbst aus ihrer digitalen Personalakte laden. Das geht viel schneller und spart Arbeit.
Viele Unternehmen scheuen noch davor zurück, neue Prozesse in der Personalabteilung einzuführen, weil sie hohe Kosten und Aufwand befürchten. Doch das täuscht, denn es geht auch mit minimalen Änderungen. Unternehmen, die auf eine elektronische Gehaltsabrechnung zurückgreifen wollen, legen dafür eine aktuelle Liste aller Mitarbeiter an, die in ein Portal importiert werden, das entweder in Eigenregie oder von einem Dienstleister betrieben wird. Jeder Mitarbeiter erhält in dem System einen eigenen Account. Die Lohnbuchhaltungssoftware erzeugt dann statt der gedruckten Gehaltsabrechnungen verschlüsselte PDF-Dateien, die nur der Mitarbeiter lesen kann. Alternativ oder zusätzlich kann die elektronische Gehaltsabrechnung auch an ein E-Mail-Postfach verschickt werden.
Eine sichere Lösung: Verschlüsselte PDF-Gehaltsabrechnung
Auf diese Weise wird jeden Monat die PDF-Gehaltsabrechnung über eine eindeutige Kennung, wie zum Beispiel die Personalnummer, automatisiert zugestellt. Der Login im Account ersetzt dann den monatlichen Papierbrief. Ein DMS wie DocuWare informiert auf Wunsch sämtliche Mitarbeiter per E-Mail, sobald die Personalabteilung ihre neue Abrechnung erstellt und ins Postfach gelegt hat. Die Verschlüsselung des PDF stellt sicher, dass nur der berechtigte Mitarbeiter Zugriff hat – und keinesfalls seine Schwiegermutter, der Systemadministrator oder ein Kollege.
Klar ist: Wer die Gehaltsabrechnung elektronisch versendet, muss die darin enthaltenen, höchst sensiblen, personenbezogenen Daten schützen. Das galt bereits vor Einführung der DSGVO. Denn neben der in der GeWO definierten Pflicht, das Arbeitsentgelt in Textform mitzuteilen, regelt § 9 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen.
Weiterhin verlangt die DSGVO auch die Garantie von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der für die Datenverarbeitung genutzten Systeme – insbesondere natürlich auch die der elektronischen Zustellung der Gehaltsabrechnung, die immer öfter an die private E-Mail-Adresse eines Arbeitnehmers erfolgt. Um die Akzeptanz in der Belegschaft zu verbessern, muss die hierbei verwendete Verschlüsselungstechnik möglichst einfach zu handhaben sein.
Rahmenbedingungen in einer Betriebsvereinbarung festlegen
Vor der Umstellung auf die elektronische Zustellung der Gehaltsabrechnung ist es notwendig, dass die Rahmenbedingungen in einer Betriebsvereinbarung festlegen werden. Dies sichert einerseits die Rechte der Beschäftigten und entspricht gleichermaßen den Bedürfnissen des Unternehmens nach einer modernen und kostenschonenden IT-Lösung. Gibt es keinen Betriebsrat, dann darf die Umstellung auf die elektronische Form nur für diejenigen Beschäftigten erfolgen, die vorab freiwillig und schriftlich zugestimmt haben.
Dabei sind zum Schutz der Beschäftigten neben dem BDSG insbesondere noch die folgenden Gesetze zu beachten:
- §126a BGB: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen…"
- §126b BGB: „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben werden.“
- SigG (Signaturgesetz).
Aufwände auf ein Minimum reduzieren
Durch das digitale Erstellen und elektronische Zustellen der Gehaltsabrechnungen entfallen der Druck, die Konfektionierung und der Versand der Dokumente. Dies bindet viele Ressourcen in der Abteilung. Die digitale Postzustellung der Gehaltsabrechnungen hilft, die administrativen Aufwände auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten: Die HR-Abteilung wird von manuellen Arbeitsschritten entlastet – und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben alle Dokumente sicher elektronisch archiviert und jederzeit griffbereit. So gehen Sie den ersten Schritt zur Digitalisierung Ihrer Personalentwicklung.
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