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Digitaler Urlaubsantrag: Schnell und einfach umgesetzt

Urlaubsantrag digital © Tierney, Adobe Stock

Die Urlaubszeit naht – die Vorfreude wächst. Ein schönes Reiseziel aussuchen, das passende Domizil und eine günstige Reisegelegenheit finden. Dann muss der Arbeitgeber „nur“ noch den Urlaub genehmigen. Erfolgt das noch traditionell auf Papier, ist der Frust vorprogrammiert. Urlaubsantragsformular in der Personalabteilung abholen, den Antrag beim Chef einreichen und dann warten, bis nach vielen Tagen endlich die Genehmigung auf dem Schreibtisch landet. Denn dann kann es zu spät sein, zum Beispiel weil das Hotel ausgebucht ist oder das Sonderangebot für den Flug nicht mehr gilt.

Das muss nicht mehr sein. Denn im Zeitalter der Digitalisierung sollte der digitale Urlaubsantrag von jedem Gerät und Ort aus längst gang und gäbe sein.

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Der digitale Urlaubsantrag spart Zeit und Geld

… und schafft ein hohes Maß an Transparenz. Dennoch: In manchen mittelständischen Unternehmen erfolgt die Urlaubsplanung noch ganz analog wie zu Vorväterzeiten auf Papier. Das heißt: Es gibt zum Beispiel keine Übersicht über den Resturlaub, es ist eine händische Prüfung erforderlich und die Verwaltung erfolgt per Wandkalender.

Die Folge: Übertragungsfehler, vergessene Einträge, unklare Vertretungen. Bei diesen typischen Problemen ist nachträglich zeitaufwendiger Abstimmungsaufwand ebenso die Regel wie kurzfristig die Suche nach Stellvertretern und unnötige Streitigkeiten – Stichwort: „ich hab doch schon gebucht“. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen hat, desto ineffizienter wird es, Urlaub NICHT digital zu verwalten.

Die Vorteile digitaler Urlaubsverwaltung

Der große Mehrwert digitaler Urlaubsplanung liegt klar auf der Hand, und zwar sowohl für jedes einzelne Mitglied der Belegschaft, die Personalabteilung und das Unternehmen insgesamt:

Einfachere Abwicklung & Genehmigung des digitalen Urlaubsantrags

Kein Papierchaos, kein händisches Eintragen im Kalender und keine Übertragungsfehler. Weniger Rückfragen (weil der aktuelle Status für jeden Antragsstellenden jederzeit ersichtlich ist). Statt mündlicher Urlaubsbestätigung (eventuell quick & dirty zwischen Tür und Angel) immer eine schriftliche, verlässliche und nachvollziehbare Zusage. Und zuletzt ein wesentlich schnellerer Genehmigungsprozess.

Geht es nur um die Urlaubsgenehmigung, kann das mündlich oder auf Papier sogar noch funktionieren. Sind jedoch Absprachen, Rückfragen oder Ablehnungsbegründungen nötig, ist der digitale Urlaubsantrag deutlich effizienter.

Personalübersicht mit einem Klick

Als Führungskraft haben Sie stets im Blick, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub sind oder auch aus anderen Gründen nicht anwesend. Zudem gibt die transparente Anzeige des Resturlaubs Planungssicherheit für die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Und auch für jeden Mitarbeiter selbst ist die automatische Kalkulation des verbleibenden Urlaubsanspruchs praktisch. Aufwändiges Summieren genommener und bereits genehmigter zukünftiger Urlaubstage gehört der Vergangenheit an.

Klar definierte und automatisierte Workflows ohne Absprache-Schnickschnack

Dabei helfen die klare Rollenverteilung im System und problemlose Anpassungsmöglichkeiten des digitalen Urlaubsantrags bei notwendigen Änderungen, etwa wenn sich der jährliche Urlaubsanspruch ändert. Das passiert häufiger als vermutet: bei Änderung der Anzahl der Arbeitstage pro Woche, aus tariflichen oder auch aus gesundheitlichen Gründen. Die wesentlich höhere Datenqualität verbessert die Ergebnisse aller Auswertungen und Analysen.

Und nicht zu vergessen: Es werden Kosten eingespart, z.B. für Druck und Papier oder für die Ablagen. Und auch die Zeitersparnis ist erwähnenswert, in der HR-Abteilung, für die Führungskräfte und vor allem auch beim Warten auf die Urlaubsgenehmigung. Kommt die schnell und verlässlich, wächst die Mitarbeiterzufriedenheit.

Trotz all dieser Vorteile hapert es in vielen Unternehmen aber immer noch bei der Digitalisierung

Oftmals ist gerade der HR-Bereich noch verbesserungswürdig, denn hier fehlen vielerorts noch die digitalisierten Prozesse. Ist das der Fall, eignet sich gerade die Urlaubsplanung hervorragend als Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Denn die Motivation aller Prozessbeteiligten zur aktiven Nutzung des digitalen Urlaubsantrages ist sehr hoch. Sowohl auf der Führungsetage und in der HR-Abteilung wegen der Entlastung von zeitraubenden Routine-Aufgaben als auch bei den Mitarbeitern, die spontan ihren Urlaub beantragen können, schnell eine verbindliche Antwort erhalten und dann buchen können – oder umplanen. Auch letzteres lässt sich umso besser ertragen, je früher klar ist, dass der Antrag abgelehnt wird und warum.

Der digitale Urlaubsantrag ist einer der Prozesse mit der einfachsten Umsetzung und größten Wirkung im Personalwesen zugleich. Häufig wird der Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand bei der analogen Bearbeitung von Urlaubsanträgen unterschätzt. Und: Wegen seiner hohen Akzeptanz eignet sich speziell der elektronische Urlaubsantrag sogar ganz hervorragend für den Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Ist nach seiner Einführung in der Belegschaft erst einmal klar geworden, dass die Digitalisierung kein Jobkiller ist und im Gegenteil für alle viele Vorteile bringt, kann die Digitalisierung anderer HR-Prozesse folgen. Zum Beispiel die elektronische Gehaltsabrechnung, Recruiting, Talentmanagement oder die Digitalisierung der Personalentwicklung. Mangelnde Akzeptanz dürfte dann kein Problem mehr werden.

Digitalisierung des Urlaubsantrages

Die Digitalisierung des Urlaubsantrages beginnt mit der Definition des Prozessmodells, das in vielen Unternehmen sehr ähnlich aussehen wird und in den viele verschiedene Parteien – mal mehr, mal weniger – involviert sind.

Entscheidende Bausteine für die Digitalisierung und die weitgehend automatisierte Ausführbarkeit des Prozessmodells für den digitalen Urlaubsantrag sind sowohl die Rollen aller Beteiligten inklusive ihrer Verantwortlichkeiten als auch die Stellvertretungen. Der gesamte Prozess „Urlaubsantrag“ wird dann digital verarbeitet.

Zunächst wird beispielsweise ein Formular im Firmen-Intranet oder -Portal integriert, über das alle Mitarbeiter zentral ihre Urlaubsanträge ausfüllen und absenden. Verarbeitet werden sie dann zum Beispiel über ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS), das automatisch die Anträge per Workflow an alle jeweils Beteiligten weiterleitet. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte erhalten über Dashboards mit jeweils individuellen Ansichten einen Überblick über die offenen Aufgaben und wichtige Informationen über den Status des Antrags, wie Bearbeitungszeiten, Antragsteller oder Bearbeiter. Jede Weiterleitung im Workflow erfordert beim digitalen Urlaubsantrag maximal einen Mausklick.

Im Workflow sind auch alle Prüfungs- und Genehmigungskriterien festgelegt, was der Führungskraft die Entscheidung erleichtert. Der Mitarbeiter, stellt seinen Urlaubsantragntrag und der Workflow des Prozesses „Urlaubsantrag“ wird gestartet. Diese einfachen Workflows sind hochgradig standardisiert, schnell umgesetzt und dabei hocheffizient.

Zusätzlich zum digitalen Urlaubsprozess lässt sich mit einem modernen DMS nahezu jeder andere Workflow-Prozess im Personalwesen standardisieren und digitalisieren, u.a. On-Boarding-Prozesse, Mitarbeiter-, Feedback- und Gehaltsgespräche oder die Arbeitsmittelbeschaffung. Mit Hilfe entsprechender Reporting- und Analyse-Tools erhalten die Verantwortlichen nützliche Informationen wie Durchlaufzeiten oder Eskalationen auf Prozessebene und können eingreifen, falls es nötig ist. Und auch die digitale Personalakte ist per DMS direkt umsetzbar.

Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung

Urlaubsantrag per Workflow gestellt – Urlaub genehmigt – fertig! Davon profitieren alle Beteiligten: Führungskräfte behalten selbst bei einem großen Team den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche und Urlaubszeiten sowie den Arbeitszeitausgleich. Alle Mitarbeiter können ganz einfach und direkt Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um den Resturlaub bestellt ist. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen mithilfe digitaler Workflows schafft somit Transparenz, erspart unnötigen Stress, schont die Nerven und erhöht so die Mitarbeiterzufriedenheit. Last but not least bleibt mehr Zeit für die eigentlich wichtige Arbeit – und die Vorfreude auf den Urlaub wird nicht getrübt.

So kann der gelungene DMS-Einsatz bei der Digitalisierung des Urlaubsantrages den Einstieg bilden für die Digitalisierung weiterer Prozesse im Unternehmen. Und das nicht nur in der Personalabteilung (wie etwa mit der Einführung der elektronischen Personalakte). Sondern zum Beispiel auch in der Buchhaltung (Stichwort: Rechnungseingang), im Vertragsmanagement oder generell bei der elektronischen Aktenführung.

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