Buchhalter – dieser Name ist Programm für einen ganzen Berufsstand. Denn die Buchhalter haben alle Dokumente im Griff, die den Geldfluss im Unternehmen dokumentieren. Man spricht auch von der „Buchführung“, zu der laut Handelsgesetzbuch (HGB) jeder Kaufmann verpflichtet ist.
Die „Buchführungspflicht“ ist gesetzliche Verpflichtung aller Kaufleute zur laufenden Herstellung und dem Vorhalten einer systematischen Dokumentation der Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle, um ihnen selbst und gegebenenfalls auch Dritten (Publizität) einen Überblick über die Lage des Unternehmens zu vermitteln (§ 238 I HGB). Buchführungspflichtig ist demnach jeder Kaufmann (zu den Kaufmannseigenschaften vgl. §§ 1–6 HGB), wobei es für Kleinstunternehmer Ausnahmeregelungen gibt (§ 241a HGB, Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz).
Dabei sind drei Arten von Büchern zu unterscheiden:
- Grundbücher: Das Rechnungseingangsbuch ist eines der Grundbücher, in denen alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und anschließend in das Hauptbuch übertragen werden. Das Kassenbuch ist das wohl wichtigste Grundbuch, denn hier werden alle Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst. Ein weiteres wichtiges Grundbuch ist das Bankbuch, das sämtliche Geschäftsvorfälle mit Banken in chronologischer Reihenfolge auflistet.
- Hauptbuch: Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Zuordnung und systematische Gliederung aller Buchungen.
- Nebenbücher: Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden auch noch Nebenbücher geführt, in die einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert werden.
In kleineren Unternehmen wird meistens nur ein Grundbuch geführt, die Anzahl hängt letztlich von organisatorischen und praktischen Gegebenheiten ab. In größeren Unternehmen kann jede Filiale oder Abteilung ein Grundbuch führen.
Das Rechnungseingangsbuch
Im Rechnungseingangsbuch werden alle nicht sofort bar bezahlten Rechnungen eingetragen, egal ob sie als E-Rechnung, per E-Mail oder EDI oder ganz klassisch auf Papier eintreffen. Nach dem Posteingang werden diese Rechnungen zentral erfasst und verwaltet. Der Bruttobetrag ist einzutragen, Skonto wird nicht berücksichtigt. Dokumentiert werden Informationen zu Rechnungen, Wareneingängen, Gutschriften und Storno-Wareneingängen. Weder Umbuchungen vom Finanzamt noch Aufstellungen zum Lastschrifteinzug oder Mahnungen gehören in das Rechnungseingangsbuch, das die Schnittstelle zwischen Einkauf und Buchhaltung bildet.
Die umgehende zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen verschafft einen vollständigen und möglichst frühzeitigen Überblick über sämtliche Zahlungsverpflichtungen. Darüber hinaus lässt sich dank der Führung eines Rechnungseingangsbuches die bei der Umsatzsteuervoranmeldung abzugsfähige Vorsteuer sehr einfach und vollständig ermitteln. Wie jedes Grundbuch muss auch das Rechnungseingangsbuch folgende Angaben enthalten:
- Buchungsdatum
- Laufende Journalnummer
- Soll- & Habenkonto
- Buchungsbetrag
- Buchungstext
- Belegdatum & Belegnummer
Das Gegenstück zum Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch im Verkauf. In beiden Büchern werden sämtliche Roh- und Hilfsstoffe, Halb- und Fertigwaren sowie Dienstleistungen chronologisch nach Datum und wertmäßig erfasst.
Nach dem bewährten Konzept der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle sowohl nach zeitlichen als auch nach sachlichen Ordnungskriterien erfasst. Es gilt der Leitsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Jedem Geschäftsfall muss also ein Beleg zugrunde liegen. Die zeitliche Erfassung erfolgt dabei jeweils in den Grundbüchern, während das Hauptbuch nach sachlichen Kriterien gegliedert ist. Aufgrund der doppelten Buchführung werden bei der Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalls im Hauptbuch mindestens zwei Konten angesprochen.
Das digitale Rechnungseingangsbuch
Wird das Rechnungseingangsbuch digital geführt, müssen Buchhalter nie mehr nach Rechnungen suchen, können diese komfortabel archivieren und vermeiden Mahngebühren. Für den Vorsteuerabzug müssen die Eingangsrechnungen im abgelaufenen Monat eingereicht werden. Das digitale Rechnungseingangsbuch unterstützt die Eingangsbelegkontrolle und beschleunigt durch Workflows und Automatisierungen die Verarbeitung der Rechnungen.
Beispielsweise muss jede eingehende Rechnung sachlich und formal geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden, bevor sie überwiesen wird. Bei der formalen Prüfung wird zudem festgestellt, ob das Dokument auch tatsächlich alle Angaben enthält, die auf einer Rechnung stehen müssen.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Im digitalen Rechnungseingangsbuch lassen sich mit entsprechender Software-Unterstützung erforderliche Prozesse wie Prüfung, Erfassung von Brutto/Vorsteuer, Vorkontierung, Freigabe, Zahlungsanweisung etc. automatisieren. Die digitale Führung eines Rechnungseingangsbuches sorgt durch diese Automatisierung ganz nebenbei für Compliance, durch die Automatisierung aller wichtigen Prozesse und durch die Archivierung aller nachweispflichtigen Dokumente. Außerdem schafft das digitale Rechnungseingangsbuch mehr Transparenz über den finanziellen Status und verbessert den Service der Buchhaltung für die Fachabteilungen, insbesondere für den Einkauf.
Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch fällt es leichter,
- Fälligkeiten und Skonti zu ermitteln,
- die Eingangsrechnungen zu priorisieren,
- kurzfristige Ausfälle zu bearbeiten und
- den Bearbeitungsstand der Rechnungen und die zuständigen Mitarbeiter herauszufinden.
Monatsabschlüsse werden schneller fertig, weil das digitale Rechnungseingangsbuch genau darstellt, welche Rechnung aus dem alten Monat noch nicht gebucht ist und was die Ursache dafür ist.
Mussten in der analogen Zeit vor den Monatsabschlüssen noch eigens Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge gebildet werden, so ist dank des digitalen Rechnungseingangsbuchs sofort ersichtlich, ob die betreffende Rechnung bereits gebucht ist und folglich auf die Rückstellung verzichtet werden kann. Für das digitale Rechnungseingangsbuch spricht auch die einfachere und schnellere Ermittlung von Fälligkeiten, Ausfällen oder Skonti. Das wiederum erleichtert die bereits angesprochene Priorisierung der Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung und die Einhaltung von Terminen und Fristen.
Zeit sparen, Fehler vermeiden
Wird sie manuell und papiergebunden erledigt, ist die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Dieser Prozess wird wesentlich schneller, sicherer und fehlerfreier, wenn er komplett digital per Software abgewickelt wird. Beschleunigt wird der Prozess insbesondere durch die digitale Übermittlung der Rechnungen und diverse Workflows, die wichtige Prozesse digital abbilden.
Was bedeutet das? Ganz einfach: Der zuständige Bearbeiter für die digitale Rechnungsprüfung bekommt die hochgeladene Rechnung sofort in seinen digitalen Eingangskorb. Das funktioniert so:
Die Software erkennt in der Rechnung z. B. den Namen des Lieferanten. In der Software wurde Frau Dr. Meier als zuständige Sachbearbeiterin angegeben. Also geht die Rechnung zur Prüfung per Workflow digital an Frau Dr. Meier. Sobald diese ihren Prüfvermerk gesetzt hat, landet die Rechnung ebenfalls automatisch beim Freigabe-Berechtigten, zum Beispiel beim Geschäftsführer. Ist der z.B. auf Kundenbesuch, kann er dennoch per App die Rechnung bequem und ohne Zeitverzug unterwegs genehmigen. Postwendend geht die genehmigte Rechnung zurück in die Buchhaltung, wo sie dann automatisiert gebucht werden kann. Alles, was der Buchhalter zu tun hat, ist die Buchungsvorschläge derjenigen Fälle zu prüfen, bei denen sich das System nicht ganz sicher ist. Die anschließende Überweisung erfolgt im Rahmen eines gleichfalls automatisierten Rechnungslaufs oder auch vorab, wenn es gilt, Skonto auszunutzen.
Überall wo Menschen arbeiten, können auch Fehler passieren. Zahlendreher, kleine Versäumnisse, Belege vertauschen, die Vertretung weiß nicht, wer zuständig ist, der Lehrling zeichnet versehentlich eine Rechnung frei. Solche Fehler werden wahrscheinlicher, wenn mehrere Abteilungen und Hierarchie-Ebenen und viele Menschen in den Eingangsrechnungsprozess eingebunden sind. Dann können Rechnungen sogar mehrere „Ehrenrunden drehen“, bis sie genehmigt werden. Oder sie bleiben im Eingangskörbchen einer Person liegen, die gerade krank ist oder Urlaub hat. Selbst wenn alles wie am Schnürchen läuft, kann die Bearbeitung so lange dauern, dass die Skontofrist bereits verstrichen ist.
Skontofristen kein Thema mehr
Die digitale Rechnungsbearbeitung erspart solche Probleme. Automatisierte Eingangsrechnungs-Workflows gewährleisten, dass alle Rechnungen ihren vorgeschriebenen Pfad einhalten und pünktlich bearbeitet werden. Die Volltexterkennung nach dem Digitalisieren aller Rechnungen, die noch nicht als elektronische Rechnungen eintreffen, erspart viel Erfassungsaufwand, auch beim Buchen, und verhindert Zahlendreher. Routinearbeiten werden minimiert, so dass mehr Zeit für konzeptionelle und strategische Aufgaben bleibt.
Über ein digitales Rechnungseingangsbuch lassen sich Prüf- und Genehmigungsprozesse und die anschließende Buchung voll digital abwickeln. Workflows geben nicht nur Sicherheit – sie ermöglichen weitreichende Automatisierungen. Die digitale Verarbeitung ist um ein Vielfaches schneller als herkömmliche Prozesse – und sorgt für Rechtssicherheit und Compliance. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch im zentralen Rechnungseingangsbuch erfasst. Ein gut gemachtes digitales Rechnungseingangsbuch bietet folgende Vorteile:
- Transparenz: Mittels Suchfunktion können im digitalen Rechnungseingangsbuch bestimmte Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden. Es schafft außerdem einen Überblick aller Rechnungen mit Angaben über die Rechnungshöhe.
- Compliance: Ohne digitales Rechnungseingangsbuch bedeutet es viel Arbeit, den Anforderungen an die Dokumentation und der HGB-Konformität gerecht zu werden.
- Automatisierung: Das digitale Rechnungseingangsbuch dokumentiert die aktuellen Schritte der Rechnungsverarbeitung, vom Eintreffen der Rechnungsbelegs bis zur endgültigen Buchung. Das Rechnungseingangsbuch wird automatisch gefüllt und enthält den gesamten Rechnungsbestand.
- Reporting. Aus dem Reporting kann man ableiten, wo Fehlerquellen liegen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, um beim Rechnungsmanagement Zeit zu sparen.
- Archivierung: Die Eingangsrechnungen werden zentral und revisionssicher archiviert.
- Besserer Service: Bei Nachfragen aus den Fachabteilungen oder vom Lieferanten können die betreffenden Dokumente leicht gefunden und eventuell noch ausstehende Prüfungen aufgezeigt werden.
Ein digitales Rechnungseingangsbuch bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen
Die digitale Buchhaltung liefert so jederzeit einen aktuellen Überblick über die laufenden Prozesse im Unternehmen. Durch geeignete Selektionskriterien werden frühzeitig Vorgänge erkannt, die kritisch werden könnten. Eine solche Selektion könnte beispielsweise die Anzeige aller Rechnungen sein, deren Zahlungsziel in einer Woche erreicht ist. Und nicht zuletzt wird mit „Rechnungswesen 4.0“ – wenn also auch Haupt-, Kassen-, Bank- und Rechnungsausgangs-Buch sowie die Nebenbücher digital geführt werden – ganz nebenbei eine entscheidende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens geschaffen.
