Ohne Buchhaltung geht es nicht. Das weiß jeder, der ein Unternehmen führt. Denn ganz unabhängig von ihrer Größe sind alle Betriebe dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das jedoch einen zusätzlichen Zeitaufwand, der wiederum Kosten produziert. Im Vorteil ist deswegen, wer auf Software-Lösungen wie DATEV und DMS setzt.
Wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware verbessern können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus DATEV und einem DMS hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
DATEV – das steckt dahinter
DATEV-Lösungen unterstützen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten bei der Buchführung. Da das Finanzamt genaueste Vorgaben dazu macht, wie eine korrekte Buchführung auszusehen hat, ist es für Unternehmen extrem wichtig, diese nicht nur zu kennen, sondern auch einzuhalten. Andernfalls drohen hohe Mahn- und Bußgelder.
Um das zu vermeiden, unterstützt DATEV bei einer rechtssicheren Bearbeitung aller buchhalterischen Aufgaben. So weist die Buchführungssoftware bei der Gewinnermittlung automatisch darauf hin, wenn Angaben falsch sind oder Informationen fehlen. Dennoch lässt sich die Performance einer DATEV Finanzsoftware steigern – mit der richtigen Zusatzlösung. Hier bietet es sich an, auf ein DMS zu setzen.
Das kann die Kombination von DATEV und DMS
Ein digitales Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, dient der Erfassung, Indizierung, Archivierung, Automatisierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Einer der größten Vorteile dabei? Fehleranfällige manuelle Arbeiten entfallen zugunsten automatisierter Vorgänge. Das macht Unternehmen effizienter und fördert ihre Liquidität.
Doch was bedeutet das im Zusammenhang mit dem Thema DATEV? Wenn es um die Buchführung geht, haben die meisten Unternehmen ein Ziel: reibungslose Abläufe und einen störungsfreien Datenfluss. Genau das ist durch die Arbeit mit DATEV und einem DMS umsetzbar: Durch seine digitalen Workflows ermöglicht eine DMS Software eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht.
DATEV in Kombination mit DMS – diese Vorteile sollten Sie kennen
Dass die Kombination von DATEV und einem DMS die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend verbessern kann, steht außer Frage – und das ab dem ersten Moment der Nutzung. Denn die reibungslose Integration des DMS in DATEV stellt eine systemübergreifende Datenintegrität sicher. Das verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen. Das wiederum hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen. Mehr zur Integration von DATEV und DocuWare.
Wie genau das funktioniert und welche enormen Vorteile Sie durch eine entsprechende Zusatzlösung wie ein DMS haben, zeigen Ihnen die folgenden drei Punkte:
1. Keine Zeit vergeuden: Gemeinsam sorgen DATEV und DMS für einen zügigen Informationsfluss
Finanzleiter und ihre Teams müssen heute auf Knopfdruck Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Die Nutzung eines in eine DATEV-Lösung integrierten DMS spart Ihnen dabei eine Menge Zeit. Das betrifft vor allem die Rechnungsverarbeitung, genauer die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung. Sind DATEV und DMS nahtlos verbunden, lassen sich Rechnungen zeitnah verarbeiten. So behalten Sie Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und Sie erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management. Denn ein DMS verhilft Ihnen zu schnellen und akkuraten Abläufen und forciert auf diese Weise einen schnelleren Geldeingang.
Gerade wenn noch nicht alle Rechnungen in digitaler Form in Ihrem Unternehmen eintreffen, ist es wichtig, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Mittels eines in DATEV integrierten DMS ist die Rechnungserfassung jedoch kein Problem. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Eine entsprechende Schnittstelle überträgt die im DMS abgelegten Eingangsrechnungen direkt als Buchungsstapel in DATEV. Alle Belege müssen somit nur einmal erfasst werden. Dadurch entfällt eine erneute manuelle Verbuchung in DATEV. Das erspart die Doppelerfassung und verringert Fehlerquellen.
Schlüsseldaten, wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgen die Verknüpfung und das Zusammenspiel von DATEV und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich auch nach der Archivierung umgehend abrufen.
2. Mit dieser Lösung hat das Suchen ein Ende
Wer suchet, der findet – und zwar schnell. Denn die Kombination von DATEV und DMS eröffnet Unternehmen große Potenziale, wenn es um eine korrekte Archivierung und die einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten geht. So sorgt ein digitales DMS dafür, dass alle Dokumente einheitlich verschlagwortet und so abgelegt sind, dass Ihre Mitarbeiter sie jederzeit mit wenigen Klicks wieder zur Hand haben – an jedem Arbeitsplatz und standortübergreifend.
Tolle Möglichkeiten eröffnen an dieser Stelle auch cloudbasierte DMS-Lösungen, bieten sie doch einen kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Zudem garantieren cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe IT-Sicherheit, was entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, beweisen. Weiterhin erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Außerdem sorgen regelmäßige Updates dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.
Hinzu kommt der Vorteil des bedarfsabhängig skalierbaren Speicherplatzes. Wer ein DMS als Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht. Aber: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr DATEV-Rechnungswesen anbinden.
3. Revisionssichere Archivierung: So finden Sie alle Dokumente wieder
Sobald es um die Archivierung von Dokumenten geht, taucht das Thema Gesetzeskonformität auf. Penible Sorgfalt ist ein Muss, um alle für die Buchführung nötigen Informationen abrufen und dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt zur Verfügung stellen zu können. An dieser Stelle kann ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware verbessern, indem es alle Originaldokumente über einen automatisierten Workflow langfristig, revisionssicher und richtig archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar macht. Zudem können Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Rechnungen verknüpfen und jederzeit aus DATEV heraus auf diese zugreifen.
Auch Ihr Steuerberater kann auf Wunsch ganz einfach per Web-Browser auf Ihre Rechnungen zugreifen, weitere Bearbeitungen vornehmen oder bereits Buchungen durchführen – und das ohne zusätzliche Installationen. Das vereinfacht Ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich. Durch die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse profitieren Sie so von einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte – einen Schutz vor unerwünschten Zugriffen inklusive. Zudem hilft ein DMS dabei, wichtige Compliance-Anforderungen, wie z.B. Sarbanes-Oxley, GDPR, GoBD oder Basel II, einzuhalten.
Zeitersparnis und eine lückenlose Bearbeitung aller buchhalterischen Dokumente, höchste Sicherheit und ein ortsunabhängiges Arbeiten mittels Cloud sind also die größten Vorteile, die Sie durch die Kombination von DATEV und DMS haben können.
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