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Einbindung digitaler Signaturen in Workflows – Vorteile und Anforderungen

„Dafür stehe ich mit meinem Namen!“ Auf diese Worte endet der seit vielen Jahren bekannte Werbespot eines großen Herstellers von Babynahrung. Die Redewendung „mit einem Namen für etwas stehen“ soll Vertrauen, Zuverlässigkeit und Echtheit ausdrücken – eine Formulierung, die sich über Jahrhunderte hinweg als Garantie für Ehrlichkeit durchgesetzt hat. Das gilt auch für jegliche Dokumente. Wo Name, Signatur und Siegel darunterstehen, muss Wahres drinstecken. Diese Annahme hat sich im heutigen modernen Zeitalter nicht geändert und bekommt durch die digitale Signatur auch im Zeitalter der Digitalisierung eine hohe Bedeutung.

Warum eine digitale Signatur für jedes Unternehmen von großer Wichtigkeit ist und worauf Sie beim Erstellen achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Die digitale Signatur – das steckt dahinter

Im Grunde ist eine digitale Signatur nicht viel anders als die analoge Unterschrift. Allerdings wird sie nicht händisch auf ein Dokument gesetzt, sondern in digitaler Form an eine E-Mail oder ein Dokument angehängt. Ist dies der Fall, so gelten E-Mail bzw. Dokument als unterschrieben. Gleichzeitig dient eine digitale Signatur dazu, die Echtheit eines Dokuments oder einer E-Mail glaubhaft und elektronisch prüfbar zu machen.

Warum es notwendig ist, eine digitale Signatur zu verwenden, zeigt folgendes Beispiel: Über 800 Milliarden E-Mails werden jährlich in Deutschland verschickt. Viele von ihnen gelangen dabei ohne digitale Unterschrift an ihren Empfänger. So kann dieser niemals ganz sicher sein, welcher Absender tatsächlich dahintersteckt. Denn durch die heutigen technischen Möglichkeiten ist es ganz einfach, den Absender einer E-Mail zu fälschen. Es ist also möglich, dass sich eine Person absichtlich als jemand anderes ausgibt. Auch bei analogen Briefen ist das theoretisch möglich, die Unterschrift des Verfassers am Briefende will dies jedoch vermeiden. Und ebenso soll es auch mit der digitalen Signatur funktionieren.

Wichtige Dokumente brauchen einen starken Schutz

Branchen- und größenunabhängig haben alle Unternehmen in ihrem Arbeitsalltag mit einer Vielzahl an Dokumenten zu tun, darunter befinden sich wichtige Business-Dokumente. Gerade bei deren Bearbeitung ist es essenziell, hohe Sicherheitsanforderungen einzuhalten, um Dokumentenfälschung und Datenmissbrauch zu vermeiden. Gleichzeitig geht es jedoch darum, den Arbeitsaufwand nicht zu sprengen und keine unnötig hohen Papiermengen anzuhäufen. Hierbei kann eine digitale Signatur helfen.

Eine digitale Signatur macht wichtige Dokumente und E-Mails rechtskräftig und sorgt dafür, dass diese hohen Sicherheitsansprüchen gerecht werden. Sie gewährleistet zudem die Echtheit von Dokumenten und E-Mails. Dabei gibt es einige entscheidende Anforderungen für eine digitale Signatur. An allererster Stelle sollte diese nicht fälschbar sein. Gleiches gilt für das signierte Dokument bzw. die signierte E-Mail. Außerdem ist es wichtig, dass sich ihre Echtheit überprüfen lässt. Weiterhin darf sich eine digitale Signatur nicht von einem Dokument auf ein anderes übertragen lassen.

Biometrische, zentrale oder Remote-Signatur – diese Möglichkeiten gibt es

Je nach Anforderungen kann ein Unternehmen wählen, welcher Sicherheitslevel seine digitale Signatur haben soll, und seine Dokumente damit versehen. Hierbei gibt es die Option einer fortgeschrittenen oder einer qualifizierten Signatur. Weiterhin lassen sich digitale Signaturen in drei mögliche Ausführungen differenzieren:

1. Die Remote-Signatur: Wählt ein Benutzer die Remote-Signatur, um ein per E-Mail gesendetes Dokument zu signieren, wird seine Identität zunächst vom jeweiligen Signatur-Dienstleister bestätigt. Dieser sendet ihm per SMS einen Code, mit dem sich das Dokument überprüfen, signieren und wieder in das genutzte Workflow-System einbinden lässt.

2. Die biometrische Signatur: Hier verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie z.B. Schreibdruck und -geschwindigkeit. Diese sind mit der Signatur in das Dokument eingebettet. Signierte Dokumente werden über digitale Workflows direkt an das System zurückübermittelt. Bei dieser Anwendung sind rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte zugelassen.

3. Die zentrale Signatur: Die Identität des Remote-Signierenden wird zunächst durch den Signatur-Dienstleister verifiziert, bevor der Benutzer das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt der Signatur-Dienstleister die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.

Nahtlose Integration für einen flüssigen Workflow

Fest steht, dass die digitale Signatur ein fester Bestandteil in jedem modernen Unternehmen sein soll – ganz gleich, um welche Betriebsgröße oder Tätigkeitsbranche es sich handelt. Zügig unter jedes digitale Dokument gesetzt, sorgt sie zum einen dafür, dass sich Papiermengen erheblich reduzieren lassen. Hunderte Ausdrucke, dicke Ordner und volle Archive gehören damit der Vergangenheit an. Zum anderen vereinfachen digitale Signaturen den sicheren Dokumenten-Workflow in Unternehmen.

Damit das wirklich funktioniert, kommt es auf die richtige Implementierung an. So sollte sich eine digitale Signatur schnell, sicher und direkt in ein Dokument einfügen lassen – und zwar ohne dass der Vorgang die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse beeinträchtigt. Zudem ist es wichtig, dass sich die digitale Signatur nahtlos in das jeweils genutzte Workflow Management eines Unternehmens integrieren lässt.

Eine digitale Signatur beschleunigt zentrale Prozesse

Wer auf die Arbeit mit digitalen Signaturen setzt, spart nicht nur Papier und fördert einen sicheren Workflow, sondern beschleunigt auch wichtige Prozesse innerhalb eines Unternehmens. So lässt sich durch die Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument sowie durch die Identifizierung von spezifischem Ankertext bestimmen, an welche Stelle die Signatur platziert werden soll. Gibt der Benutzer zum Beispiel „Kundensignatur" als Ankertext an, so bietet ihm das System diesen Ort intuitiv für digitale Signaturen an.

Zudem ist eine gleichzeitige Verwendung von einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente möglich. Nach der Signierung lassen sich diese Dokumente ganz einfach wieder in das Workflow-System einbinden. Die übersichtliche Darstellung der Details einer digitalen Signatur innerhalb des mit jedem signierten Dokument verbundenen Workflows sorgt dafür, dass alle Arbeitsschritte jederzeit nachvollziehbar sind. Damit sparen Unternehmen eine Menge an wertvoller Arbeitszeit – und dass bei höchsten Sicherheitsstandards. Denn für die qualifizierte Signatur werden alle Dokumente direkt aus dem Workflow an einen externen Trust Service Provider geschickt. Ist die Identität geprüft und das Dokument unterzeichnet, wird es automatisch wieder an das Dokumentenmanagement-System des Unternehmens übermittelt.

Ein weiterer Vorteil, den die digitale Signatur bietet, ist ihre einfache Einrichtung. So muss sich ein Unternehmen nur ein einziges Mal registrieren, den Service des Signatur-Dienstleisters abonnieren und kann dann direkt von der digitalen Signatur profitieren. Flexible Kostenmodelle machen die Nutzung darüber hinaus individuell skalierbar, sodass sich für alle Anforderungen die richtige Lösung findet.

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Digitale Signatur © Andrea Danti / shutterstock.com

Topics: Digitale Signatur

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