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Post digitalisieren: Warum sich Betriebe von Briefpost verabschieden

Post in Papierform managen: Das ist teuer, langsam und fehleranfällig. Immer mehr Betriebe wollen deshalb die Post digitalisieren und dabei auf ein papierloses Büro setzen.

Die Verwaltung der Papierpost ist für Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Mitarbeiter öffnen Briefe, drucken E-Mails aus, stempeln die Dokumente. Dann geht die Post ihren Weg durch den Betrieb. Ein Prozess, der Ressourcen bindet und fehleranfällig ist. Und Betriebe schlimmstenfalls der Möglichkeit beraubt, frühzeitig auf wichtige Dinge zu reagieren – etwa auf eine Mahnung. Immer mehr Unternehmen verabschieden sich deswegen davon, Post in Papierform zu verwalten.

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Die Alternative: Dokumenten Management Systeme (DMS), die sich als On-Premises-Lösung oder in der Cloud betreiben lassen. Mit diesen Systemen können Betriebe die Post digitalisieren. Und dabei Automationsfunktionen wie das Intelligent Indexing nutzen, um die Effizienz zu steigern. Das DMS liest beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus – aus eingescannten Rechnungen und ebenso aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach vorliegen. Dabei ist es sogar möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.

Die digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Mitarbeiter lassen sich automatisch über den Posteingang benachrichtigen und in Workflows einbinden. Schneller, als es auf dem Laufweg möglich wäre. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Und unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe nicht nur Bearbeitungszeit, sondern auch Kosten für Kuverts und Porto.

30 Prozent der Betriebe haben Post bereits digitalisiert

Die Post digitalisieren und dadurch Zeit und Kosten sparen: Dieser Trend zieht sich durch immer mehr Firmen. So haben 30 Prozent der Betriebe ihre Post bereits digital ersetzt, wie eine Studie des Digitalverbands BITKOM von 2018 zeigt (Quelle). Zwei Jahre zuvor waren es erst 25 Prozent. „Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, arbeiten nachweislich effizienter", betont Nils Britze, BITKOM-Experte für digitale Geschäftsprozesse. Viele Prozesse ließen sich dank digitaler Technologien ganz ohne Papier abwickeln. „Das fängt bei einer simplen Mail an und hört bei Systemen zur Digitalisierung der Eingangspost und dem systematischen Enterprise Content Management nicht auf." 

Spitzenreiter bei der Digitalisierung sind Großunternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen. 52 Prozent der Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen gelungen sei, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen – 2016 waren es erst 29 Prozent. Bei Betrieben mit 20 bis 99 Mitarbeitern gelingt es 30 Prozent, die Post zu digitalisieren (2016: 26 Prozent). Bei Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt dieser Wert bei 24 Prozent (2016: 23 Prozent).

Nur 14 Prozent der Befragten geben an, dass sie eine Umstellung von analoger Briefpost auf digitale Kommunikation aktuell nicht diskutieren.

Digitalisierung der Post spart Papier, Toner, Porto und Stellfläche

Dass der deutsche Mittelstand kontinuierlich an der digitalen Transformation arbeitet, beweist auch die Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020", welche die Deutsche Telekom in Auftrag gegeben hat. 51 Prozent von 2095 befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen begreifen die Digitalisierung mittlerweile als strategisches Projekt. Betriebe wollen die Produktivität erhöhen, Kundenbeziehungen verbessern und sich intensiver mit Datenschutz und Datensicherheit befassen.

Die Studie bestätigt auch, dass sich digitale Transformationsschritte bezahlt machen. 52 Prozent der Befragten haben durch die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, 47 Prozent Service und Produktqualität verbessert, 41 Prozent Umsatz und Betriebsergebnis erhöht. Dazu trägt auch der Abschied von der Briefpost bei. Indem Unternehmen Post digitalisieren, sparen sie nicht nur Kosten für Bearbeitung, Druckerpapier, Toner, Kuverts und Briefmarken. Dank der Digitalisierung ist es auch nicht mehr notwendig, Aktenschränke zu kaufen und Stellfläche für die Lagerung zu verschwenden.

Digitales Post-Management erhöht Produktivität

Wenn Betriebe Post digitalisieren und Dokumente mit einem DMS verwalten, erhöhen Betriebe zudem die Produktivität. Sobald Dokumente indexiert und in einem zentralen Archiv gespeichert sind, können alle Mitarbeiter jederzeit und ohne Laufwege und Suchzeiten darauf zugreifen – von überall auf der Welt, auch mit Tablets und Smartphones. Durch die Integration des DMS in kaufmännische Lösungen lassen sich Workflows automatisieren und ein reibungsloser Informationsfluss sicherstellen. Dadurch gewinnen Unternehmen bei wichtigen Prozessen wie Neueinstellungen, Inkasso und Rechnungsstellung Zeit.

Von der Digitalisierung profitiert auch die Kanzlei für Vermögensmanagement Böker & Paul aus Montabaur. Die Mitarbeiter arbeiten mit einem Cloud-basierten DMS, das Dokumente automatisch indexiert und in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert – mit Schnittstellen zu einem Scanner für Papierdokumente und dem E-Mail-System. Mitarbeiter finden die digitalisierten Dokumente in Sekundenschnelle. Dadurch können sie den Service verbessern und Mandanten schneller als früher Auskunft erteilen. „Neben der zentralen Ablage und revisionssicheren Archivierung war das schnelle Auffinden der Dokumente das wichtigste Ziel“, sagt Tobias Böker, Financial Consultant bei der Böker & Paul AG. „Außerdem sollten die Unterlagen auch während der Bearbeitung für andere zur Verfügung stehen.“

Post digitalisieren stärkt die Compliance

DSGVO & Co.: Unternehmen sehen sich mit immer strengeren Regularien in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungspflicht konfrontiert. Um Datensicherheit und Transparenz zu erhöhen, ist es daher empfehlenswert, die Post zu digitalisieren und mit einem DMS zu verwalten. Betriebe erfüllen die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD und finden Dokumente für Audits ohne lange Suchzeiten.

Für einen digitalen Workflow hat sich auch die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) entschieden. Pro Jahr gehen hier 66.000 Rechnungen ein, welche die Schule zehn Jahre lang aufbewahren muss. Dank eines DMS ist die Archivierung kein Problem mehr. Mitarbeiter scannen die Rechnungen, verschlagworten sie anschließend mit Intelligent Indexing und speichern sie in einem Dokumenten-Pool. Eine Digitalisierung, die Zeit spart. „Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am selben Tag bezahlt wird", sagt Anja Maier, stellvertretende Fachbereichsleiterin Finanzen an der BVS. „So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr."

Digitales Post-Management schützt die Umwelt

Die Post zu digitalisieren schützt zudem die Umwelt. Bislang verbrauchen die Deutschen laut Papieratlas 2019 pro Jahr immer noch über 20 Millionen Tonnen Papier. Beim Büropapier liegt der Anteil von Recyclingpapier bei lediglich 15 Prozent. Das Problem: Nicht selten werden für die Holzbeschaffung Urwälder gerodet und wertvolle CO2-Speicher zerstört. Um eine Tonne Frischfaserkopierpapier herzustellen, benötigen Fabriken laut Umweltbundesamt zudem genauso viel Energie wie für die Herstellung von einer Tonne Stahl. Die Papierindustrie ist damit der weltweit fünftgrößte Energieverbraucher. Ein entsprechend großer Hebel für den Umweltschutz ist es, auf Papier zu verzichten und die Post mit einem DMS zu digitalisieren.

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Titelbild: Post digitalisieren © Myimagine / Shutterstock.com

Topics: Post digitalisieren

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