Digitalisierung der Post: Vorteile und Perspektiven für den modernen Mittelstand

Die im Unternehmen anfallende Papierpost weiterhin in Papierform zu verwalten, ist nicht nur teuer und zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen, vor allem im modernen Mittelstand, auf die Digitalisierung von postalischen Dokumenten. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile die Digitalisierung der Post mit sich bringt und warum auch Sie unbedingt auf das papierlose Büro setzen sollten.

Übersicht:

• Wie können Unternehmen die Post digitalisieren?
• Technologische Voraussetzungen für die Digitalisierung der Post
• Was sind die Vorteile einer Digitalisierung der Post?
• Der Mensch im Mittelpunkt: Schulungen und Change Management bei der Post-Digitalisierung
• Fazit

Wie können Unternehmen die Post digitalisieren?

Die Verwaltung der Papierpost ist für Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Mitarbeiter öffnen Briefe, drucken E-Mails aus, stempeln die Dokumente. Dann geht die Post ihren Weg durch den Betrieb. Ein Prozess, der Ressourcen bindet und nicht zuletzt ein hohes Fehlerpotenzial freisetzt. Zudem werden Betriebe schlimmstenfalls der Möglichkeit beraubt, frühzeitig auf wichtige Vorgänge zu reagieren – etwa auf eine Mahnung. Zunehmend verabschieden sich daher Unternehmen davon, Post in Papierform zu verwalten.

Die Alternative: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das sich als On-Premises-Lösung oder in der Cloud betreiben lässt. Mit diesen Systemen können Betriebe die Post ganz einfach digitalisieren – und dabei Automationsfunktionen wie das Intelligent Indexing nutzen, um die Effizienz zu steigern. Das DMS liest beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus – aus eingescannten Rechnungen und ebenso aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach vorliegen. Dabei ist es sogar möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.

Die digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Mitarbeiter lassen sich automatisch über den Posteingang benachrichtigen und in Workflows einbinden – schneller als es auf dem Laufweg möglich wäre. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Es unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe nicht nur Bearbeitungszeit, sondern auch Kosten für Kuverts und Porto.

Technologische Voraussetzungen für die Digitalisierung der Post

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfordert bestimmte technische Komponenten und Infrastrukturen. Die richtige Technologie bildet dabei die Grundlage für eine effiziente Post-Digitalisierung. Im Wesentlichen sollen Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Hardware und Software: Die Digitalisierung der Post erfordert zunächst geeignete Hardware wie Scanner und leistungsfähige Computer oder Server. Diese Hardwarekomponenten ermöglichen das Scannen und Speichern von physischen Dokumenten in digitaler Form. Zudem ist natürlich die Implementierung eines geeigneten Dokumentenmanagement-Systems erforderlich. Die Herausforderung besteht vor allem darin, eine Lösung zu finden, die den Anforderungen des eigenen Unternehmens genau entspricht.
• Integration in bestehende Systeme: Die nahtlose Integration der Post-Digitalisierung in bestehende Geschäftssysteme ist von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst E-Mail-Systeme, ERP-Systeme und CRM-Systeme. Die Möglichkeit, Dokumente und Informationen nahtlos zwischen diesen Systemen auszutauschen, verbessert die Effizienz und den Informationsfluss erheblich. Achten Sie daher darauf, dass die gewählte Technologie kompatibel ist und sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt.
• Sicherheitsaspekte: Die Sicherheit Ihrer digitalen Dokumente ist auch bei der Digitalisierung der Post essentiell. Die verwendete Technologie sollte daher robuste Sicherheitsmechanismen bieten. Insbesondere Cloud-basierte DMS haben sich in dieser Hinsicht als besonders sicher erwiesen. In diesen Systemen werden vertrauliche Informationen durch verschiedene Maßnahmen zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt. Darüber hinaus sind natürlich auch die Verwaltung von Benutzerrechten und die Verschlüsselung von Dokumenten Sicherheitsaspekte, die berücksichtigt werden müssen.
• Backup und Redundanz: Um Dokumente vor Datenverlust zu schützen, sind Backup-Strategien und Redundanz-Lösungen unerlässlich. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre digitalen Dokumente auch bei technischen Ausfällen oder unvorhergesehenen Ereignissen wie Naturkatastrophen sicher gespeichert sind und wiederhergestellt werden können.

Die richtige Auswahl und Implementierung der Technologie ist entscheidend für den Erfolg der Post-Digitalisierung. Es ist wichtig, dass Unternehmen in die notwendigen Technologien investieren, um die Vorteile, die mit der Digitalisierung von postalischen Dokumenten einhergehen, voll ausschöpfen zu können.

Was sind die Vorteile einer Digitalisierung der Post?

Dass die Digitalisierung in praktisch allen unternehmerischen Bereichen zahlreiche Vorteile mit sich bringt, hat sich natürlich längst herumgesprochen. Umso mehr verwundert es, dass ausgerechnet der betriebliche Postverkehr dabei oft vergessen wird. Obwohl die Schnelligkeit und Direktheit beim Empfangen und Versenden von E-Mails eine Selbstverständlichkeit ist, akzeptieren immer noch viele Unternehmen den zeitlichen Aufwand und nicht selten auch die Umwege, die physische Post benötigt, bis sie die Empfänger erreicht. Die Transformation der papierbasierten Postlogistik in digitale Prozesse spart hingegen viel Zeit, die bei haptischen Dokumenten für das Empfangen, Sortieren, Klassifizieren, Verteilen und schließlich das Archivieren aufgewendet werden müsste. Die relevantesten Vorteile der Papierpost-Digitalisierung haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Post digitalisieren und dadurch Zeit und Kosten sparen

„Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, arbeiten nachweislich effizienter“, erklärt Nils Britze, BITKOM-Experte für digitale Geschäftsprozesse. Viele Abläufe lassen sich dank digitaler Technologien ganz ohne Papier abwickeln. „Das fängt bei einer simplen Mail an und hört bei Systemen zur Digitalisierung der Eingangspost und dem systematischen Enterprise Content Management nicht auf“, ergänzt Britze.

Spitzenreiter bei der Digitalisierung sind Großunternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen. Immerhin bereits etwas mehr als die Hälfte der bei einer BITCOM-Studie Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen gelungen sei, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. In Organisationen mit 20 bis 99 Mitarbeitern gelingt es ungefähr jedem dritten Unternehmen, die Post bereits zu digitalisieren. Bei Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt dieser Wert bei etwa einem Viertel. Lediglich 14 Prozent der Befragten geben an, dass sie eine Umstellung von analoger Briefpost auf digitale Kommunikation aktuell nicht diskutieren.

Flexibilität in der Dokumentenverarbeitung und -integration

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Digitalisierung der Post ist die Flexibilität bei der Verarbeitung und Integration von Dokumenten. Digitale Postdokumente können leichter in andere digitale Systeme und Anwendungen integriert werden. Dies führt zu einem nahtlosen und effizienten Arbeitsablauf, bei dem Informationen reibungslos zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen ausgetauscht werden können.

Durch die einfache Integration von digitalen Postdokumenten in bestehende Arbeitsabläufe und Systeme können Unternehmen ihre Prozesse optimieren. Dies reicht von der Automatisierung von Routinetätigkeiten bis hin zur Implementierung umfassender Enterprise Content Management Systeme. Diese neugewonnene Flexibilität im Umgang mit Dokumenten ermöglicht es, Informationen schneller und präziser zu erfassen, zu teilen und zu nutzen.

Vor allem in großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern hat sich die Digitalisierung der Post als besonders effektiv erwiesen. Hier ist es bereits vielfach gelungen, die physische Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Aber auch in kleineren und mittelständischen Unternehmen erweist sich die Digitalisierung als wertvoll. Nur eine Minderheit der Unternehmen hat derzeit noch keine Pläne für eine Umstellung von analoger Briefpost auf digitale Kommunikation.

Digitalisierung der Post spart Papier, Toner, Porto und Stellfläche

Dass der deutsche Mittelstand kontinuierlich an der digitalen Transformation arbeitet, beweist auch die Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020“, welche die Deutsche Telekom in Auftrag gegeben hatte. 51 Prozent von 2095 befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen begreifen die Digitalisierung mittlerweile als strategisches Projekt. Betriebe wollen die Produktivität erhöhen, Kundenbeziehungen verbessern und sich intensiver mit Datenschutz und Datensicherheit befassen.

Die Studie bestätigt auch, dass sich digitale Transformationsschritte bezahlt machen. 52 Prozent der Befragten haben durch die Digitalisierung Prozesse vereinfacht, 47 Prozent Service und Produktqualität verbessert, 41 Prozent Umsatz und Betriebsergebnis erhöht. Dazu trägt auch der Abschied von der Briefpost bei. Indem Unternehmen Post digitalisieren, sparen sie Kosten für Bearbeitung, Druckerpapier, Toner, Kuverts und Briefmarken. Zudem ist es nicht mehr notwendig, Aktenschränke zu kaufen und teure Stellfläche für die Lagerung zu verschwenden.

Digitales Post-Management erhöht Produktivität

Wenn Betriebe Post digitalisieren und Dokumente mit einem DMS verwalten, erhöht sich zudem die Produktivität. Sobald Dokumente indexiert und in einem zentralen Archiv gespeichert sind, können alle autorisierten Mitarbeiter jederzeit und ohne Laufwege und Suchzeiten darauf zugreifen, und zwar von überall auf der Welt, auch mit Tablets und Smartphones – zudem eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Homeoffice-Modelle. Durch die Integration des DMS in kaufmännische Lösungen lassen sich Workflows automatisieren und ein reibungsloser Informationsfluss sicherstellen. Dadurch gewinnen Unternehmen bei wichtigen Prozessen wie Neueinstellungen, Inkasso und Rechnungsstellung wertvolle Zeit.

Von der Digitalisierung profitiert auch die Kanzlei für Vermögensmanagement Böker & Paul aus Montabaur. Die Mitarbeiter arbeiten mit einem Cloud-basierten DMS, das Dokumente automatisch indexiert und in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert – mit Schnittstellen zu einem Scanner für Papierdokumente und dem E-Mail-System. Mitarbeiter finden die digitalisierten Dokumente in Sekundenschnelle. Dadurch können sie den Service verbessern und Mandanten schneller als früher Auskunft erteilen. „Neben der zentralen Ablage und revisionssicheren Archivierung war das schnelle Auffinden der Dokumente das wichtigste Ziel“, sagt Tobias Böker, Financial Consultant bei der Böker & Paul AG, und fügt hinzu: „Außerdem sollten die Unterlagen auch während der Bearbeitung für andere zur Verfügung stehen. Und auch das ist gelungen.“

Höhere Fehlertoleranz und Dokumentensicherheit

Ein weiterer überzeugender Vorteil liegt für viele Unternehmen in der erhöhten Fehlertoleranz und Dokumentensicherheit. Während bei herkömmlichen Papierdokumenten wichtige Informationen durch menschliche Fehler oder Umwelteinflüsse (wie Wasser, Feuer oder allgemeine Abnutzung) verloren gehen können, schafft die Digitalisierung eine robuste Sicherheitsinfrastruktur, die diese Herausforderungen überwindet. Die Risiken, denen Unternehmen bei unvorhergesehenen Ereignissen gegenüberstehen, werden deutlich reduziert.

Auch das Verlegen oder versehentliche Vernichten von Dokumenten gehört mit der Digitalisierung der Post der Vergangenheit an. Digitale Dokumente werden sicher in elektronischen Archiven gespeichert und sind dort zuverlässig auffindbar. Selbst wenn ein Dokument versehentlich gelöscht wird, kann es in den meisten Fällen unkompliziert aus dem Backup wiederhergestellt werden. Dadurch wird das Risiko des Informationsverlustes erheblich reduziert, während gleichzeitig die Zuverlässigkeit erhöht wird.

Außerdem sind Umwelteinflüsse wie Feuer oder Wasser, die herkömmliche Papierdokumente bedrohen, bei digitalen Dokumenten weitaus weniger besorgniserregend. Digitale Archive werden in der Regel in gut geschützten Rechenzentren mit redundanter Datenspeicherung und umfassenden Sicherheitsvorkehrungen gehostet. Dadurch ist gewährleistet, dass die Dokumente auch bei unvorhergesehenen Ereignissen sicher und zugänglich bleiben.

Die Digitalisierung an sich trägt zudem zur Erhöhung der Dokumentensicherheit bei. Der Zugriff auf digitale Dokumente kann streng kontrolliert und überwacht werden, so dass Vertraulichkeit und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig angesichts strenger Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze.

Post digitalisieren stärkt die Compliance

DSGVO & Co.: Unternehmen sehen sich mit immer strengeren Regularien in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungspflichten konfrontiert. Auch um Datensicherheit und Transparenz zu erhöhen, ist es daher empfehlenswert, die Post zu digitalisieren und mit einem DMS zu verwalten. Betriebe erfüllen damit die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD und finden Dokumente für Audits ohne lange Suchzeiten.

Für einen digitalen Workflow hat sich auch die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) entschieden. Pro Jahr gehen hier 66.000 Rechnungen ein, welche die Schule zehn Jahre lang aufbewahren muss. Dank eines DMS ist die Archivierung kein Problem mehr. Mitarbeiter scannen die Rechnungen, verschlagworten sie anschließend mit Intelligent Indexing und speichern sie in einem Dokumenten-Pool. Eine Digitalisierung, die Zeit spart. „Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am selben Tag bezahlt wird“, konstatiert Anja Maier, stellvertretende Fachbereichsleiterin Finanzen an der BVS. „So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr“, stellt sie außerdem zufrieden fest.

Digitales Post-Management schützt die Umwelt

Die Post zu digitalisieren, kommt zudem in nicht unerheblichem Maße der Umwelt und dem Klima zugute. Bislang verbrauchen die Deutschen laut Papieratlas pro Jahr immer noch über 20 Millionen Tonnen Papier. Beim Büropapier liegt der Recycling-Anteil bei lediglich 15 Prozent. Das elementare Problem: Nicht selten werden für die Holzbeschaffung Urwälder gerodet und dadurch wertvolle CO2-Speicher unwiederbringlich zerstört. Um eine Tonne Frischfaserkopierpapier herzustellen, benötigen Fabriken laut Umweltbundesamt zudem genauso viel Energie wie für die Herstellung einer Tonne Stahl. Die Papierindustrie ist damit der weltweit fünftgrößte Energieverbraucher! Ein entsprechend großer Hebel für den Umweltschutz ist es, auf Papier zu verzichten und die Post mit einem DMS zu digitalisieren.

Der Mensch im Mittelpunkt: Schulungen und Change Management bei der Post-Digitalisierung

Die Digitalisierung der Post bringt zweifellos viele Vorteile mit sich. Diese reichen von der Effizienzsteigerung bis hin zur erhöhten Dokumentensicherheit. Bei jeder größeren Veränderung in einem Unternehmen spielt jedoch der Faktor Mensch eine entscheidende Rolle. Die Mitarbeiter müssen die neuen Technologien und Prozesse nicht nur verstehen, sondern auch bereit sein, sie zu akzeptieren und anzuwenden. Daher ist es unerlässlich, Schulungen und ein effektives Change Management in den Digitalisierungsprozess zu integrieren.

Eine der ersten Herausforderungen bei der Digitalisierung der Post besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neuen Systeme und Prozesse verstehen. Schulungen sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, die Technologie effektiv zu nutzen. Diese Schulungen sollten nicht nur technische Aspekte abdecken, sondern auch die Vorteile der Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf den Arbeitsalltag vermitteln. Je besser die Mitarbeiter geschult sind, desto besser verstehen sie die Vorteile der Post-Digitalisierung, was wiederum für eine reibungslose Umstellung sorgt.

Veränderungen im Allgemeinen können bei den Beschäftigten Ängste und Widerstände auslösen. Einige befürchten möglicherweise die Komplexität der neuen Systeme, während andere sich gegen Veränderungen sträuben, weil sie die gewohnte Arbeitsweise bevorzugen. Ein effektives Change Management erkennt diese Ängste und Widerstände und bietet Mechanismen an, um ihnen zu begegnen. Dies kann die Schaffung einer offenen Kommunikationskultur, die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess und die Bereitstellung von Ressourcen zum Umgang mit Bedenken umfassen. Auch das Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Wandels. Es ist wichtig, dass Führungskräfte die Vorteile der Digitalisierung aktiv unterstützen und vorleben. Eine offene Kommunikation seitens des Managements ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Vision und den Zweck des Wandels verstehen.

Aber auch umgekehrt ist Kommunikation der Schlüssel. Es ist wichtig, dass Unternehmen flexibel bleiben und auf das Feedback ihrer Mitarbeiter hören. Schließlich sind es die Mitarbeiter, für die die neuen Prozesse und Arbeitsweisen funktionieren müssen. Durch das Feedback der Endnutzer können die Prozesse kontinuierlich angepasst werden, so dass der Übergang erfolgreich verläuft und letztendlich den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht.

Fazit

Die Erfordernis, möglichst alle Geschäftszyklen digital zu erfassen und damit neben den innerbetrieblichen auch den Ansprüchen modern aufgestellter Kunden zu genügen, muss auch postalische Dokumente mit einbeziehen. Das gesamte Postgut tagesaktuell digital zu erfassen, den betreffenden Stellen bereitzustellen und die Dokumente zu archivieren, gehört zu den zentralen Aufgaben der Digitalisierung des Posteingangs. Die Beschleunigung von Zustellung und Bearbeitung der Postdokumente, die permanente sowie ortsunabhängige Verfügbarkeit der Daten für alle involvierten Mitarbeitenden sowie eine Erhöhung der Sicherheit beim Umgang mit den gesetzeskonform gespeicherten Unterlagen sind elementare Vorteile digitalisierter Abläufe. Die räumlichen Einsparungen durch den Verzicht der Lagerung physischer Post und die Schonung der Umwelt dürfen als wesentliche Faktoren ebenfalls nicht vergessen werden. Führen daher auch Sie baldmöglichst Ihre unternehmerische Postlogistik in die digitale Zukunft.

Titelbild: Post digitalisieren © Myimagine / Shutterstock.com