Ein digitaler Workflow sichert bei der Bayerischen Verwaltungsschule eine einfache, übersichtliche und schnelle Bearbeitung der jährlich 66.000 Eingangsrechnungen. Skonti werden nun besser genutzt, Mahnungen vermieden; gleichzeitig ist die Papierflut eingedämmt.

Die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts gleichzeitig ein innovatives Dienstleistungsunternehmen für Aus- und Fortbildung. Kernaufgabe sind praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst in ganz Bayern. In verschiedenen Standorten sind 190 Mitarbeiter beschäftigt, dazu eine Vielzahl von Dozentinnen und Dozenten.

Bei jährlich rund 66.000 eingehenden Rechnungen und ihrer gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle kaum noch zu bewältigen. Neben einer Lösung für das Platzproblem suchte man aber auch nach einer Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verbessern und zu digitalisieren, beispielsweise bei der früher sehr aufwändigen Rechnungsprüfung mit 4-Augen-Prinzip. In Absprache mit der IT-Abteilung fiel die Entscheidung für DocuWare recht schnell. Funktionalität und einfache Bedienung des Systems gefielen den Verantwortlichen am besten, hinzu kam die Fachkompetenz des DocuWare-Partners.

Land:
Deutschland
Branche:
Bildung
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
Microsoft Dynamics NAV

Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr.

Anja Maier
Svt. Fachbereichsleiterin Finanzen, BVS

Freigabe per digitalem Stempel

Für den DocuWare-Start wurden fünf Arbeitsplätze im zentralen Fachbereich Finanzen mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Anschließend wurden die Abteilungen Ausbildung, Fortbildung, Umwelt und Technik sowie Kontingentplanung und alle Bildungszentren eingebunden. Zudem ist DocuWare über eine Schnittstelle in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV integriert. Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen, können so die Mitarbeiter – je nach Zugangsberechtigung – die archivierten Belege aufrufen. Für den Workflow werden alle zentral und dezentral eingehenden Rechnungen gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und im Dokumenten-Pool abgelegt. Bei elektronischen E-Mail-Rechnungen geht die Archivierung per Mausklick sogar noch schneller. Im Anschluss beginnt der Workflow. Die einzelnen Rechnungen erscheinen zunächst in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters in der Buchhaltung. Dieser nimmt die sachliche Prüfung vor und markiert die Unterlagen mit Kostenstelle, Kostenträger und Sachkonto – dabei kann jeder Beleg auch auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden. Anschließend geht es weiter zu den Kostenstellenverantwortlichen in den Abteilungen, die ihren Teilbetrag per digitalem Stempel freigeben. Nach den Genehmigungen werden die Rechnungsdaten automatisch ins Buchhaltungssystem übergeben und dort verbucht. Mit abgeschlossenem Workflow sind auch alle Vorgänge – wer was wann geprüft hat – komplett in DocuWare dokumentiert.

Zeit fürs Wesentliche

Die Finanzbuchhaltung hat nun eine genaue Übersicht über alle Rechnungen, die im Haus und in den Bildungszentren unterwegs sind, und kann genau nachvollziehen, wo und in welchem Status sie sich gerade befinden. Gibt es Verzögerungen, wird die Rechnung markiert. So kann gezielt nachgehakt werden. Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, ist der Prüfvorgang jetzt schnell erledigt – Skonti werden besser genützt und Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen nun selbst Zugriff auf ihre Rechnungen haben, die sie beispielsweise für eine Budgetplanung benötigen. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Mausklicks. Auch das entlastet die Buchhaltung, die so mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben hat. Den größten Vorteil zieht die Bayerische Verwaltungsschule aber aus der Arbeitserleichterung bei der früher so zeitaufwändigen Rechnungsprüfung, welche allen Abteilungen zugutekommt. Vor allem hier ist der Arbeitsablauf deutlich einfacher und transparenter geworden.

Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen, können Mitarbeiter – je nach Zugangsberechtigung – direkt aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV archivierte Belege aufrufen.

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