Freigabe per digitalem Stempel
Für den DocuWare-Start wurden fünf Arbeitsplätze im zentralen Fachbereich Finanzen mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Anschließend wurden die Abteilungen Ausbildung, Fortbildung, Umwelt und Technik sowie Kontingentplanung und alle Bildungszentren eingebunden. Zudem ist DocuWare über eine Schnittstelle in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV integriert. Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen, können so die Mitarbeiter – je nach Zugangsberechtigung – die archivierten Belege aufrufen. Für den Workflow werden alle zentral und dezentral eingehenden Rechnungen gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und im Dokumenten-Pool abgelegt. Bei elektronischen E-Mail-Rechnungen geht die Archivierung per Mausklick sogar noch schneller. Im Anschluss beginnt der Workflow. Die einzelnen Rechnungen erscheinen zunächst in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters in der Buchhaltung. Dieser nimmt die sachliche Prüfung vor und markiert die Unterlagen mit Kostenstelle, Kostenträger und Sachkonto – dabei kann jeder Beleg auch auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden. Anschließend geht es weiter zu den Kostenstellenverantwortlichen in den Abteilungen, die ihren Teilbetrag per digitalem Stempel freigeben. Nach den Genehmigungen werden die Rechnungsdaten automatisch ins Buchhaltungssystem übergeben und dort verbucht. Mit abgeschlossenem Workflow sind auch alle Vorgänge – wer was wann geprüft hat – komplett in DocuWare dokumentiert.
Zeit fürs Wesentliche
Die Finanzbuchhaltung hat nun eine genaue Übersicht über alle Rechnungen, die im Haus und in den Bildungszentren unterwegs sind, und kann genau nachvollziehen, wo und in welchem Status sie sich gerade befinden. Gibt es Verzögerungen, wird die Rechnung markiert. So kann gezielt nachgehakt werden. Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, ist der Prüfvorgang jetzt schnell erledigt – Skonti werden besser genützt und Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen nun selbst Zugriff auf ihre Rechnungen haben, die sie beispielsweise für eine Budgetplanung benötigen. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Mausklicks. Auch das entlastet die Buchhaltung, die so mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben hat. Den größten Vorteil zieht die Bayerische Verwaltungsschule aber aus der Arbeitserleichterung bei der früher so zeitaufwändigen Rechnungsprüfung, welche allen Abteilungen zugutekommt. Vor allem hier ist der Arbeitsablauf deutlich einfacher und transparenter geworden.
