Schnell abgespeichert = schwer auffindbar?

Als Pionier des modernen Dokumenten-Managements zeigt DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar die Probleme bei der Dokumenten-Archivierung in klassischen Dateisystemen auf.

Warum halten Sie das Speichern von Dokumenten im Dateisystem auf dem PC für problematisch?

Jürgen Biffar: Weil Wildwuchs droht. Dieser Wildwuchs entsteht dadurch, dass elektronische Dokumente, Ordner und Unterordner einfach und schnell angelegt werden können. Die Ablage auf dem ‚Persönlichen Computer‘ erfolgt spontan und intuitiv mit frei gewählten Namen nach Kriterien, die das Wiederfinden der Dokumente erleichtern sollen. Diese Kriterien sind aber höchst individuell und für den Kollegen oft unbekannt.

Das einfache Abspeichern erschwert also das Wiederfinden?

Jürgen Biffar: Ja, denn jeder Mitarbeiter hat seine ureigene Organisation der Dokumente, die ihm persönlich die Arbeit erleichtern soll. Er legt auf seiner Festplatte nach Belieben Ordner an und füllt sie mit Dateien. Oft findet sich jeder nur in seinen eigenen Ordnern zurecht. Denn diese Strukturen wachsen im Laufe der Jahre, verändern sich laufend und nehmen dadurch Formen an, die von den Kollegen nur schwer oder gar nicht mehr nachvollziehbar sind – falls diese überhaupt Zugriff auf diese Daten haben. Das meine ich mit Wildwuchs.

Schaffen Fileserver diesen Wildwuchs ab?

Jürgen Biffar: Nur auf den ersten Blick. Fileserver sind ja als zentrale Dateiablage gedacht, zum Beispiel für eine Abteilung oder ein Projektteam. Deshalb bilden sie das Ablagesystem für alle wichtigen Dokumente, die gemeinsam genutzt werden sollen. Genau aus diesem Grund gibt es auf Fileservern auch klare Regeln für Dateinamen und definierte Ordnerstrukturen, die allen Zugriffsberechtigten bekannt sind. Das macht das Finden von Dokumenten etwas einfacher.

Allerdings gelten die Vorgaben meistens nur auf der ersten und vielleicht auch noch auf der zweiten Hierarchieebene der Verzeichnisse. Außerdem werden diese Regeln gern phantasievoll interpretiert und von den Kollegen sehr dynamisch ‚weiterentwickelt‘. Als Resultat des einfachen Abspeicherns und des kreativen Freiraums der Nutzer entstehen im Laufe der Zeit auch auf den Fileservern kaum durchschaubare Ablagestrukturen und chaotische Datensammlungen, die das Finden von Dokumenten erschweren.

Kann der Einsatz von Suchmaschinen helfen, um wichtige Dokumente im Unternehmen mit wiederzufinden?

Jürgen Biffar: Nur begrenzt. Zum einen ist die Indexierung aller Dokumente ein mühsames Unterfangen, zum anderen geistern oft viele Versionen ein- und desselben Dokuments im Unternehmen herum. Denn viele Mitarbeiter legen Kopien auf ihrem Rechner an, um bestimmte Dokumente schnell im Zugriff zu haben. Damit leben wir schon seit der Einführung des PCs in den 80iger Jahren – und seither wächst dieses Problem beständig mit der Menge der abgespeicherten Daten.

Warum wächst das Suchproblem in der Cloud?

Jürgen Biffar: Aus drei Gründen: Weil erstens der gemeinsame Zugriff im Vordergrund steht und nicht die gemeinsame Ablage. Zweitens, weil Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive den Speicherplatz dramatisch vergrößern; in der Cloud gespeicherte Dokumente sind ja praktisch immer und überall nutzbar. Drittens gibt es – anders als beim Fileserver – überhaupt keine zentral vorgegebenen Strukturen mehr, sondern jeder Nutzer legt wie vom PC gewohnt seine eigenen Dokumente ab bzw. Ordner an, von denen er dann manche auch für andere Benutzer freigibt. Beim Filesharing liegen die Dokumente folglich völlig ungeordnet in der Cloud, ohne zentrale Speicherorte und ohne verbindliche Konventionen. Sie sind allein schon deshalb nur mühsam zu finden. Für die strukturierte Arbeit, essentiell für das Funktionieren einer Organisation, sind diese Angebote nicht geeignet. Ihre Stärke, dass sie dem Benutzer alle Freiheiten in der Selbstorganisation überlassen, wird hier zum Nachteil. Da wünscht man sich schnell den guten alten Fileserver zurück.

Oder ein zentrales Dokumentenmanagement-System?

Jürgen Biffar: Das ist natürlich viel besser. Ein DMS ist ja nicht nur die zentrale Anlaufstelle im Unternehmen auf der Suche nach Dokumenten, sondern gibt auch die Definition allgemein verbindlicher Namenskonventionen und Ablagestrukturen vor. Im Vordergrund steht die Sicherstellung einer gemeinsamen Ordnung für alle Dokumenttypen. Egal ob als Scan, mittlerweile auch mit dem Smartphone, als E-Mail direkt aus dem E-Mail-System heraus bis hin zu Unterlagen, die direkt und automatisch aus der kaufmännischen Lösung übernommen werden. DocuWare zum Beispiel definiert relativ rigide, wo und wie Dokumente abgespeichert werden. Attribute lassen sich vorgeben, mit denen ein Dokument angelegt wird, ebenso aber auch die Ordnerhierarchie. Anders als am PC oder in der Cloud ist es auch nicht ohne weiteres möglich, einen Unterordner anzulegen.

Setzt ein Unternehmen das DMS geschickt ein, fühlen sich die Mitarbeiter unterstützt und nicht gegängelt. Ist die Bedienung der Software einfach und wird die kreative Freiheit durch die Vorgaben nur wenig eingeschränkt, ist die Akzeptanz schnell da. Beispielweise sollten Dokumente wie gewohnt mit dem Befehl ‚Speichern unter‘ archiviert werden können, wobei das DMS automatisch einen korrekten Namen für das Dokument und auch seinen Speicherort vorschlägt. Dieser Speicherbefehl muss dann nur noch abgeschickt werden.

Wie überzeugt man die Mitarbeiter davon, sich voll auf das DMS zu verlassen und nicht nebenbei doch noch ihre eigene Ablage mit PC oder Dropbox zu betreiben?

Jürgen Biffar: Das ist alles andere als einfach! Unserer Erfahrung nach gewinnt man die Mitarbeiter, indem man sie von Anfang an in die Gestaltung des digitalen Archivs mit einbezieht und ihnen den Nutzen klar vor Augen führt, den sie persönlich bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten haben. Dass sie Dokumente ihrer Kollegen viel schneller finden – und dass Kollegen sie nur noch selten nach Dokumenten fragen.

Wenn ein Mitarbeiter erst einmal den Nutzen erkannt haben, geht in der Regel die Scheu vor etwas Neuem in Begeisterung über. Er selber hat den Hauptnutzen dann, wenn seine Kollegen das DMS konsequent nutzen. Es ist ein Geben und Nehmen: Ich arbeite mit dem Dokumentenmanagement-System, damit die anderen davon profitieren. Das muss man den Mitarbeitern nur klarmachen. Denn wenn alle mit dem DMS arbeiten, profitiert jeder. Wer das verstanden hat, praktiziert es auch!

Herr Biffar, vielen Dank für das Interview.