Mitteilungen ausdrucken, zur Unterschrift aushändigen, wieder einsammeln und einscannen oder sogar abheften, bedeutet ziemlich viel Aufwand. Steuern Sie den Informationsfluss digital und lassen Sie sich den Empfang per Stempel bestätigen.
Sobald bei wichtiger Unternehmenskommunikation oder neuen Vereinbarungen Signaturen und Empfangsbestätigungen der Mitarbeiter erforderlich sind, macht noch oft Papier die Runde. HR-Abteilungen investieren viel Zeit in die Organisation. Mit DocuWare ist das unnötig. Ein einfacher digitaler Workflow sorgt dafür, dass wichtige Informationen sicher ankommen.
Automatische Benachrichtigung
Sie haben beispielsweise Ihre Mitarbeiterrichtlinien aktualisiert. Legen Sie das neue PDF in die digitalen Personalakten ab und koppeln Sie die Ablage mit einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung. Die Mitarbeiter können das Dokument direkt aus der Mail im Browser durchsehen und als „zur Kenntnis genommen“ abstempeln.
Sobald die neue Vereinbarung in der Personalakte abgelegt wurde, erhält der Mitarbeiter automatisch eine Nachricht
Einfache elektronische Signatur
In der Regel reicht ein Signaturstempel, der den Namen des Mitarbeiters (DocuWare Benutzer-ID), das Datum und die Uhrzeit auf dem Dokument anbringt, zur Empfangsbestätigung für HR-Mitteilungen und generelle Vereinbarungen aus.
Solch ein Stempel lässt sich in wenigen Schritten in der DocuWare Administration anlegen und allen Mitarbeitern zuweisen. Sinnvoll ist es, mit dem Stempelauftrag eine automatische Statusänderung zu verknüpfen, zum Beispiel in „zur Kenntnis genommen“ oder „akzeptiert“.
Der Mitarbeiter öffnet den Link und bestätigt die Kenntnisnahme per Stempel
Liste zur schnellen Kontrolle
Wer hat die neue Vereinbarung schon bestätigt, wer muss erinnert werden? Speichern Sie sich die Suche nach allen zur Kenntnis genommenen Dokumenten als Liste und erhalten so Überblick. Oder noch praktischer: Speichern Sie umgekehrt die Suche nach den noch offenen Vereinbarungen als Liste, aus der alle zur Kenntnis genommenen automatisch verschwinden. Sobald die Liste leer ist, löschen Sie die gespeicherte Liste wieder. Alles ist erledigt.
Liste mit allen Vereinbarungen, bei denen sich der Status bis jetzt nicht in „zur Kenntnis genommen“ verändert hat