Jedes Unternehmen kann frei entscheiden, wie es Personaldokumente führt – in herkömmlichen Papierakten oder digital. Gesetzliche Vorschriften gibt es dazu nicht. Für modernes, service-orientiertes HR-Management allerdings sind digitale Akten ein Muss.
Im Personalbüro gehören meterlange Aktenschränke leider noch häufig zur Realität. Sogar Gehaltsabrechnungen oder E-Mails, die eigentlich digital vorliegen, werden ausgedruckt und manuell in Papierordner sortiert: ein Effizienzkiller ohnegleichen. Schöpfen Sie mit DocuWare die Vorteile digitaler Personalakten aus. Fünf gute Gründe sprechen dafür.
1. Administrativen Aufwand minimieren
Bewerbung, Personalbogen, Krankmeldung, Zeugnis: DocuWare verwaltet HR-Dokumente aus allen Quellen einheitlich. Das spart Platz und vor allem Zeit: Anstatt zum Aktenschrank zu laufen, greifen Sie bequem auf digitale Akten zu. Vielfach sorgen automatische Import- und Indexierungsfunktionen für die geordnete Ablage: Gehaltsabrechnungen etwa lassen sich direkt per Druckbefehl aus beliebigen Lohnprogrammen in die digitalen Akten einsortieren. Papierdokumente werden in die Akten gescannt und dürfen dann vernichtet werden.
Alle Mitarbeiterdokumente auf einen Blick: Die digitale Personalakte führt HR-Unterlagen aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Oberfläche zusammen.
2. Sicherheit und Datenschutz gewährleisten
DocuWare befördert Ihr HR-Management auf den höchsten Datenschutz-Level. Alle Personaldokumente sind sicher und vertraulich aufbewahrt. Wer nicht darauf zugreifen darf, kann es auch nicht. Über eine individuell definierbare Berechtigungsstruktur wird garantiert, dass nur befugte Personen sensible Informationen sehen können. Zusätzlich lässt sich die Aufbewahrungsdauer für Dokumente festlegen, um etwa Bewerbungsunterlagen rechtzeitig wieder zu löschen.
3. Selbstbedienung ermöglichen
Per Web oder App greifen berechtigte Personen passwortgeschützt auf die digitalen Akten zu. Führungskräfte können zum Beispiel im Home Office einen Blick in die Zielvereinbarungen ihres Teams werfen ohne diese vorher zu drucken oder lokal zu speichern. Und benötigt ein Kollege seine letzten drei Gehaltsabrechnungen, lädt er sich diese selbst aus seiner Akte – wenn es sein muss auch am Samstagabend um Acht.
4. HR-Software erweitern
Digitale Personalakten in DocuWare lassen sich in beliebige Software, die in Ihrem Unternehmen für Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung im Einsatz ist, integrieren. So können Sie direkt aus dem Personalmanagement Dokumente ablegen und aufrufen. Mit einem Klick sehen Sie dann zum Beispiel alle Unterlagen vor sich, die zu einer Personalnummer gehören.
5. Schnelle Workflows etablieren
Mitarbeiter schätzen es, wenn die Zusage zum Vorstellungsgespräch rasch erfolgt, Reisekosten pünktlich erstattet werden oder Urlaub kurzfristig genehmigt wird. Egal, ob Sie Feedback einholen oder Anträge bearbeiten – digitale Akten und Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitern und ihren Teams den Job. Jeder Kollege freut sich über reibungslose Abläufe und mehr Dienstleistung.
Sie interessieren sich für moderne Prozesse im Personalbereich? Wie Sie mit DocuWare Bewerbungen erfolgreich managen, lesen Sie im ersten Teil unserer HR-Serie.
Um strukturiertes Onboarding und die schnelle Integration neuer Mitarbeiter geht´s dann beim nächsten Mal.