Im Rahmen einer knapp zweimonatigen Implementierung wurden die Voraussetzungen für den produktiven DMS-Betrieb geschaffen. Zwei Multifunktionsdrucker wurden neu angeschafft, gleichzeitig mehrere Arbeitsplätze mit größeren Bildschirmen ausgestattet. Nach der Integration des unternehmensweit eingesetzten ERP-Systems an den zentralen Dokumenten-Pool übertrug man in einem ersten Schritt die intern erzeugten Belege an das digitale Archiv. Parallel zum Firmenumzug wurden danach sukzessiv Geschäftsprozesse der Bereiche Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung und Bestellwesen durch digitale Workflows optimiert.

Nachweise mit Handy einscannen

Eine Besonderheit im Bereich der Auftragsbearbeitung stellt der Umgang mit Handlieferscheinen dar, die von den Technikern beim Kunden erstellt und von diesen abgezeichnet werden. In der Vergangenheit wurden diese Servicenachweise nur in sehr unregelmäßigen Zeitabständen erfasst und verrechnet. Nicht selten verging mehr als eine Woche, bis die Belege in der Firmenzentrale abgeben wurden. Inhaltliche Rückfragen der Auftragsbearbeitung an Kunden erwiesen sich als kompliziert und zeitaufwändig. Heute hingegen können Monteure über ihre Apple iPhones und die DocuWare-Apps sowohl auf. Informationen im zentralen DocuWare-Archiv zugreifen als auch vom Kunden abgezeichnete Handlieferscheine vor Ort einscannen und direkt an den DocuWare-Workflow und damit die interne Auftragsbearbeitung weiterleiten.

Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit

Viele weitere innovative DocuWare-Funktionalitäten unterstützen die Optiflex-Mitarbeiter, etwa der Intelligent Indexing Service zur automatischen Verschlagwortung und Ablage von Dokumenten, oder der direkte Zugriff auf archivierte Unterlagen über einen integrierten Button direkt aus der ERP-Oberfläche heraus. Beides fördert die Produktivität und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Sogar externe Dienstleister profitieren vom Digitalisierungsprojekt. Steuerberater und externe Buchhalter beispielsweise können über ihr an das digitale Archiv angekoppelte DATEV-System relevante Belege einfach einsehen und prüfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie im Unternehmen oder eigenen Büro sitzen. Neben den Anwendern, die täglich mit der Lösung arbeiten, profitieren selbst Mitarbeiter im Service, Lager oder Vertrieb davon, dass technische Zeichnungen, Broschüren oder Produktkataloge immer in aktueller Version per Knopfdruck verfügbar sind. Zeitintensive Suchen gehören damit der Vergangenheit an. Grund genug für die Optiflex-Gruppe, den DMS-Einsatz konsequent weiterzuentwickeln, beispielsweise bei der Einbindung weiterer Tochtergesellschaften oder beim Einsatz im Personalwesen.