Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ohne sie funktioniert nichts. Sie kümmern sich um Kunden und deren Anliegen, sie treiben Projekte voran und erledigen alltägliche Arbeiten. Zu diesen gehören insbesondere die Aufgaben in der Buchhaltung sowie in der Personalabteilung. Gerade letztere nimmt einen extrem wichtigen Part in jedem Unternehmen ein. Hier ist schnelles, effizientes und vor allem korrektes Arbeiten gefragt. Erhebliche Vorteile haben Unternehmen, die auf eine elektronische Personalakte setzen. Warum das so ist und was die besten Tipps zur Einführung der elektronischen Personalakte sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Am Anfang steht die digitale Transformation
Wer die elektronische Personalakte für seine Personalabteilung nutzen möchte, muss sich zwangsläufig Gedanken um die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) machen. Denn die Einführung einer elektronischen Personalakte bedeutet gleichzeitig eine Standardisierung und HR-Prozesse. Untrennbar damit verbunden ist die Reduktion von Papier. Mit anderen Worten: Die analoge Arbeit in Ihrer Personalabteilung muss digitalen HR-Prozessen weichen. Bei dieser Transformation werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert.
So sorgt die digitale Personalakte dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind – digitalisiert, gebündelt und organisiert. Und damit das reibungslos funktioniert, helfen die folgenden vier praxisorientierten Tipps weiter:
Praxistipp Nr. 1: Finden Sie die richtige Digitalisierungsstrategie
Bevor Sie mit der Umstellung von analoger auf digitale Arbeit und damit auf die elektronische Personalakte beginnen, sollten Sie sich eine entscheidende Frage stellen: Welche Art der Installation wollen Sie wählen? Hier haben Sie mit der Nutzung einer Cloud oder einer Inhouse-Installation zwei unterschiedliche Möglichkeiten. Während Inhouse-Lösungen eine starke und vor allem systemkompatible IT-Struktur des Unternehmens als Basis benötigen, überzeugen Cloud-basierte Lösungen mit deutlichen Vorteilen. Zunächst lassen sich Dokumente einfacher und kontrollierter an Externe verteilen. So gestaltet sich die Arbeit insgesamt flexibler. Hinzu kommt, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes schneller anpassen lässt. Zudem erfolgt die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch, was die Cloud-basierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht.
Generell gilt jedoch: Wenn die elektronische Personalakte schnell und mit Erfolg in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, müssen alle Mitarbeiter gleichermaßen an der Umstrukturierung mitarbeiten. Nicht selten gibt es in Personalabteilungen Hemmungen hinsichtlich der Digitalisierung der Personalentwicklung. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „people's business“ und damit eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Ob Recruiting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alle drehen sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg eines ganzen Unternehmens beteiligt ist. Gerade deswegen ist es extrem wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern deutlich zeigen, warum die elektronische Personalakte eine erhebliche Erleichterung für die alltägliche Arbeit ist und dass sie keine Angst vor Jobverlusten haben müssen – im Gegenteil, wie der zweite Praxistipp zeigt.
Praxistipp Nr. 2: Profitieren Sie von den Vorteilen der elektronischen Personalakte
Sämtliche HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Hinzu kommt, dass es sich um (streng) vertrauliche Dokumente handelt, die entsprechend gesichert sein müssen. Fehler sollten hier im Idealfall nicht passieren. Doch unter Zeitdruck und Stress entwickeln sich gerade bei der manuellen Bearbeitung von Personalunterlagen Fehlerquellen. Das ist ungünstig und zudem auch völlig unnötig. Denn die elektronische Personalakte kann genau das vermeiden.
Die elektronische Personalakte vereinfacht sämtliche Arbeitsabläufe und begünstigt mittels zuverlässiger Workflows eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen. Im Grunde funktioniert sie dabei wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier, sind doch alle Unterlagen digitalisiert und in einem digitalen Archiv gespeichert. Durch die Ablage der Daten in einem digitalen Dokumentenmanagement-System sowie durch eine zentrale Verwaltung, erlaubt die elektronische Personalakte den Mitarbeitern einen dezentralen Zugriff.
Egal, wann und wo – berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Mit entsprechenden Applikationen geht das auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Musste man bestimmte Aufgaben früher, zum Beispiel auf Grund von Dienstreisen, verschieben, lassen sie sich heute direkt von überall aus bearbeiten. Zudem können mehrere Mitarbeiter parallel an einem Dokument arbeiten, was den Workflow beschleunigt und die Arbeit wesentlich flexibler macht.
Praxistipp Nr. 3: Heben Sie Ihren Datenschutz auf ein neues Level
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO Mitte 2018 ist Datenschutz ein Thema, das wirklich alle Branchen betrifft. So auch die Personalabteilungen sämtlicher Unternehmen. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, hilft die elektronische Personalakte. Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit elektronischen Personalakten. Die Wahl des richtigen Systems bedarf deswegen der Prüfung mehrerer Faktoren, von denen die Sicherheitsfrage sicherlich eine der wichtigsten ist.
Hier sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Da Personalakten sensible Daten enthalten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der sichere Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet.
Praxistipp Nr. 4: Vergessen Sie langes Suchen im Archiv
Sie möchten eine Datei ohne langes Suchen direkt auffinden? Die elektronische Personalakte macht es möglich. Denn mittels Schlagwortsuche und Texterkennung können Sie und Ihre Mitarbeiter wesentlich schneller auf gesuchte Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind hier sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert. Das entlastet bei Routineaufgaben und der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter.
Die elektronische Personalakte zeigt: Wer mit der Bearbeitung seiner HR-Prozesse auf digitales Arbeiten setzt, spart an allen Ecken und Enden. Denn mit ihrer Hilfe benötigen Unternehmen auf Dauer weniger Arbeitszeit, weniger Lagerfläche und haben damit auch weniger Kosten.
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