Wer sich über die elektronische Verwaltung und Digitalisierung von Dokumenten informiert, kommt schnell mit den Kürzeln DMS und ECM in Berührung. Die Bedeutung der Begriffe und vor allem deren inhaltliche Disparität sind hingegen bei weitem nicht allen Marketern vertraut – trotz der hohen Relevanz der Lösungsanwendungen, die sich hinter den beiden Abkürzungen verbergen. Was es damit genau auf sich hat und weshalb sich jeder Unternehmer sowohl mit einem DMS wie auch einem ECM auseinandersetzen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
ECM vs. DMS: Sprachliche Feinheit oder gravierender Unterschied?
Begriffliche Abkürzungen überschwemmen seit geraumer Zeit immer mehr die digitale Arbeitswelt. Kein Wunder, dass man dabei auch mal durcheinander kommen oder Begriffe miteinander verwechseln kann. Im Fall von ECM und DMS kommt dies besonders oft vor. Häufig werden die Begriffe sogar synonym verwendet. Dabei unterscheiden sich das DMS und das ECM ganz erheblich voneinander. Wir bringen für Sie Licht ins Dunkel:DMS: Abkürzung und Bedeutung
Wer elektronische Dokumente sicher und effizient verwalten möchte, benötigt ein zuverlässiges Dokumentenmanagement-System – und genau hierfür steht die Abkürzung DMS, die von den meisten Unternehmern in Deutschland verwendet wird. Laut Gabler Wirtschaftslexikon umfasst das Dokumentenmanagement die „Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von sowie die Suche nach Dokumenten.“ Eine ganze Menge also, doch die Zeiten ändern sich und mit reinem Dokumentenmanagement ist es in zukunftsorientierten Unternehmen heute oft nicht mehr getan. Nicht zuletzt deshalb hat sich für Systeme zum schnellen Auffinden und Bearbeiten von Informationen mittlerweile noch eine andere Bezeichnung eingebürgert, nämlich der Begriff ECM.ECM: Abkürzung und Bedeutung
Aus dem Englischen stammend bedeutet ECM zunächst nichts anderes als Enterprise Content Management, was der Branchenverband AIIM International wie folgt definiert: „Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“ Anders ausgedrückt versteht man unter ECM also eine unternehmensweite Software zur sicheren Verwaltung, Strukturierung und Digitalisierung von Informationen beziehungsweise elektronischen Dokumenten.Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
Nicht nur Dokumente, sondern auch alle anderen Formen von Content sind es also, die der Begriff ECM beinhaltet, weswegen im englischen Sprachgebrauch meist genau zwischen DMS und ECM getrennt wird. Während das klassische Dokumentenmanagement DMS dort lediglich das Verwalten strukturierter Daten benennt, wird dem Enterprise Content Management etwa die Fähigkeit zugesprochen, auch unstrukturierte Daten selbstständig zu managen. In Deutschland ist diese Unterscheidung allerdings (noch) nicht flächendeckend gängig. Und selbst in Fällen, in denen beide Kürzel bekannt sind, werden sie nicht selten bedeutungsgleich benutzt. Entsprechend definiert Bitkom den Begriff ECM auch etwas anders als die AIIM, und zwar wie folgt: „Mit der ganzheitlichen Strategie des Enteprise Content Managements werden alle Dokumente eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Durch den Einsatz geeigneter ECM-Werkzeuge erhalten Unternehmen zum Beispiel Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.“Wunder der Technik: So profitieren Sie von einem ECM
Folgen wir der synonymen Verwendung von DMS und ECM, stellen wir fest, dass ein Enterprise Content Management System heute viel mehr kann als nur Dokumente zu verwalten. „Über 75 Prozent der Unternehmen ordnen nun auch die prozess- und kollaborationsbezogenen Themen dem ECM zu“, heißt es von Seiten der Bitkom.
Die Zeiten, in denen noch mühsam Aktenordner von einem Büro zum anderen getragen werden mussten oder wichtige Informationen im Gespräch zwischen Kollegen verlorengingen, sind damit endgültig vorbei. Mithilfe moderner ECM-Systeme werden Daten zentral gespeichert und sämtliche Teammitglieder können sie per Knopfdruck zuverlässig abrufen. Technische Zugriffsbeschränkungen ermöglichen zudem ein höheres Maß an Datenschutz als jemals zuvor, Änderungen an wichtigen Dokumenten werden mitsamt Herkunftsangaben gespeichert, gesetzliche Vorgaben können ganz selbstverständlich eingehalten werden und automatisierte Prozesse machen viele manuelle Arbeitsschritte überflüssig. Nie zuvor war es so einfach, unabhängig von geographischen Grenzen oder Bürozeiten auf Informationen zuzugreifen und sich dabei völlig sicher zu fühlen.
Das ECM in Zeiten der Datenflut
Unternehmen, die ein ECM nutzen, können durch effizientere Prozesse jede Menge Geld und Arbeitszeit einsparen. Im Bitkom Digital Office Index 2022 geben 76 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits ECM-Lösungen einzusetzen. Und schon 2017 bescheinigten 90 Prozent aller im Rahmen der Studie „ECM im Mittelstand“ Befragten der Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen.
Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen in die Software investieren um ihre Büroarbeit umfassend digitalisieren zu können. Dass der Mittelstand hier trotz positiver Erfahrungsberichte das Nachsehen hat – nur ein Bruchteil aller mittelständischer Betriebe ist bislang softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt – liegt in vielen Fällen an veralteten und über die Jahre festgefahrenen Ansichten, die jedoch leicht zu widerlegen sind.
Und der Trend ist klar: Selbst Unternehmen, die lange gezögert haben, müssen spätestens jetzt damit beginnen, sich mit ECM auseinanderzusetzen. Laut der Studie „Data Age 2025“ von Seagate und dem IT-Marktforschungsunternehmen IDC werden bis 2025 weltweit rund 163 Zettabyte an Daten generiert werden. Eine enorme Menge, deren Ausmaß vor allem dann deutlich wird, wenn wir zum Vergleich das Datenvolumen heranziehen, das etwa eine Dekade zuvor auf lediglich 16 Zettabyte beziffert wurde.
Die ohnehin schon massive Datenflut wird sich den Prognosen zufolge also in etwa verzehnfachen – und 2025 darüber hinaus zu einem Großteil von Unternehmen generiert werden. Überleben können inmitten dieses Umfelds nur diejenigen Betriebe, die wissen, wie sie die anfallenden Informationen effektiv managen können. Der Einsatz eines ECMs ist der erste Schritt in die richtige Richtung.
Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Vorteile Sie sich von einem ECM erhoffen dürfen und was Sie tun können, um das passende System für Ihren Bedarf zu finden? Dann laden Sie sich gerne unseren kostenlosen „Leitfaden für ECM-Projekte: Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ herunter. Dort erfahren Sie ganz genau, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Sie das Optimum aus einem ECM herausholen können.
