La gestione documentale DocuWare per la Pubblica Amministrazione

Con la gestione documentale DocuWare per le agenzie governative, puoi migliorare le operazioni fornendo ai tuoi dipendenti un accesso sicuro e immediato ai documenti e ai processi, sia che lavorino in ufficio, da casa, o sul campo. Dalla protezione di documenti pubblici importanti alla gestione di progetti locali e alla soddisfazione delle esigenze quotidiane dei cittadini, i processi digitalizzati da DocuWare garantiscono un servizio pubblico più veloce, semplice e accurato.

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Pubblica Amministrazione Italiana (ACN)

DocuWare è riconosciuto conforme ai requisiti per la fornitura di servizi cloud alla Pubblica Amministrazione italiana, ricevendo l'approvazione ufficiale da parte dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) per la qualificazione del proprio servizio SaaS "DocuWare" con livello QC1 (ID Scheda SA-6239)

La digitalizzazione e un software di gestione documentale offrono considerevoli vantaggi alla Pubblica Amministrazione

DocuWare è già ampiamente utilizzato nella Pubblica Amministrazione per la gestione del protocollo informatico, delle delibere, delle determine e dei procedimenti amministrativi. Conforme alle normative ACN e GDPR, DocuWare facilita la digitalizzazione e l'automazione dei processi interni e dei servizi pubblici rivolti ai cittadini. Grazie alla sua architettura low-code, il personale degli enti può gestire autonomamente la configurazione e la manutenzione dei flussi senza dipendere da risorse esterne.

DocuWare offre queste funzionalità principali alle aziende nella PA:

Produttività e collaborazione

  • Digitalizza i tuoi documenti e conservali in un archivio centralizzato e sicuro, migliorando la collaborazione tra personale, manager, commissioni e comitati.

  • Archivia i documenti dei clienti in formato elettronico per risparmiare spazio in ufficio.

  • Crea moduli elettronici per il pubblico per acquisire e gestire rapidamente richieste degli elettori, richieste di informazioni e molto altro ancora.

  • Integra con gli altri tuoi sistemi per semplificare al massimo la condivisione di dati e informazioni.

Sicurezza e conformità

  • Limita la visione dei documenti riservati ai non autorizzati e sviluppa linee guida per proteggere la privacy dei cittadini.

  • Dimostra la conformità con HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR, e altri requisiti di conformità.

  • Contrasta le minacce informatiche con una crittografia all’avanguardia di dati, documenti e comunicazioni online.

IT e prontezza per il futuro

  • Implementa una soluzione semplice da utilizzare che si adatti alle necessità di più uffici e migliori il servizio alla comunità, senza aggiungere lavoro al team IT.

  • Con DocuWare Cloud, risparmia un budget significativo sull’hardware e sul tempo del tuo team IT.

  • Proteggiti dalle calamità naturali con un piano di ripristino di emergenza a prova di errore.

Liberati dalla carta

Liberati dalla carta, risparmia tempo prezioso e aumenta la produttività della tua azienda con una gestione dei documenti e un’automazione dei workflow moderne ed a prova di futuro. Spostare la carta nella tua azienda, senza prima convertirla in formato elettronico, è notoriamente lento. Il tuo personale perde tempo in attività manuali come l’archiviazione, il recupero e il reindirizzamento dei documenti. Quando la tua azienda decide di passare ai workflow automatizzati, snellisce i processi giornalieri, risparmia denaro e fornisce un servizio migliore alla comunità. Con questa soluzione economicamente vantaggiosa, tu e il tuo team potete essere sicuri che la gestione del settore pubblico proceda senza problemi, nonostante le richieste crescenti e le risorse limitate.

Una risposta più agile ai cambiamenti

La Pubblica Amministrazione deve già fare i conti con la diminuzione dei finanziamenti e l’aumento della necessità di servizi. Per molti enti governativi, i sistemi legacy che non garantiscono la sicurezza, la flessibilità e dei workflow automatizzati necessari per adattarsi velocemente ai cambiamenti delle condizioni socioeconomiche presentano punti deboli piuttosto critici. Con il passaggio al lavoro da remoto, i limiti dei processi ancora basati sulla carta emergono ancora più chiaramente. Grazie a DocuWare, la tua azienda è pronta ad assumersi nuove responsabilità ed a fornire servizi aggiuntivi all’istante rispettando il tuo budget.

Casi cliente in materia di gestione documentale per la Pubblica Amministrazione

Town of Henrietta

The Town of Henrietta is located just outside Rochester, New York and is home to 45,000 residents. Searching for important documents in file cabinets and vaults had become a daunting task and offsite document storage was expensive. The Town implemented DocuWare to solve their paper problems. The solution met one of their main requirements − it could integrate with RPS (New York State Real Property Tax System), BAS’s Municipal Clerk Licensing System and ABBYY. Today, the Town has over half a million documents stored in DocuWare. The solution was first rolled out in the Town Clerk’s office which manages all public records. Then its use expanded to the recreation and building departments and the assessor’s office. Before DocuWare, finding documents could take days or weeks. Now retrieval is easy and happens in seconds. The Town’s achieved substantial ROI and saves $20,000 a year on paper storage alone.
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Town of Windham

The Town Clerk's office of the Town of Windham, New Hampshire archives documents for its 16,000 residents as well for Town departments. Until recently, state documents had to be stored on paper or microfilm. When state law approved electronic record keeping, Town Clerk Nicole Bottai launched a digitizing project. With approval from the Town’s Records Retention committee, she selected DocuWare for its flexible cloud capabilities, great user reviews and proven easy learning curve. Before the office went digital, staff processed 18,000 motor vehicle registrations annually, storing all documents in labeled cardboard boxes stacked on metal shelves inside a vault room. Employees manually filed and searched for records, spending 7 to 10 days each month on filing and retrieval. With DocuWare, Bottai and her team retrieve most documents within a minute or two. To better serve its citizens, the Town Clerk’s Office plans to give residents online access to public documents through their website and bring DocuWare to other departments.
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Premi e certificazioni

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DocuWare è costruita per le esigenze in continua evoluzione della Pubblica Amministrazione

La nostra gestione documentale e automazione dei workflow all'avanguardia per la Pubblica Amministrazione organizza, protegge e gestisce informazioni aziendali molto importanti: documenti del personale, dati dei clienti, informazioni di conformità e certificazioni e molto altro ancora.
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Semplicità di utilizzo

Semplicità di utilizzo per un’efficacia a lungo termine

La semplicità di utilizzo è uno dei principi fondamentali nella progettazione e nello sviluppo dei prodotti DocuWare. Ciò consente al personale amministrativo di iniziare rapidamente il loro nuovo processo digitale e di essere soddisfatti nel lungo periodo usando un prodotto sul quale possono fare affidamento.

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Flessibilità e scalabilità

La soluzione più adatta, in base alle tue esigenze IT, a parità di funzionalità

DocuWare Cloud supporta le aziende della Pubblica Amministrazione di qualunque dimensione. Grazie alla flessibilità di questa soluzione in cloud, puoi aumentare il numero di utenti e lo spazio di archiviazione non appena cambiano le tue esigenze in azienda.

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Sicurezza

Sicurezza ai massimi livelli per la tua tranquillità

Controlla il flusso dei tuoi documenti e dei tuoi dati e come sia possibile accedervi successivamente. Garantisci che tutto ciò che viene acquisito, gestito e archiviato in modo sicuro non venga usato impropriamente o perso.

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Mobilità

Gestione e accesso alle informazioni per dipendenti in smartworking e in ufficio

Ovunque. In qualsiasi momento. Con qualunque dispositivo. Mantieni i tuoi dipendenti che lavorano, da casa e in ufficio, sempre connessi e produttivi.

DocuWare nella tua azienda e nella Pubblica Amministrazione

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Ciclo passivo

Liberati dalla carta e dall’inserimento dei dati

Digitalizza ogni fattura estero con l’Indicizzazione Intelligente per archiviarla in modo sicuro e recuperarla poi rapidamente. Automatizza le notifiche di approvazione per accelerare i pagamenti e tenere sotto controllo il tuo team.

Scopri di più

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Gestione dei dipendenti

I documenti di ciascun dipendente a portata di mano

Digitalizza i tuoi documenti cartacei e liberati da unità condivise disorganizzate. Centralizza, organizza e proteggi tutti i documenti dei tuoi dipendenti e accedi alle informazioni più importanti in pochi secondi.

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Vendite e marketing

Modernizza le vendite grazie all’accesso immediato alle informazioni più importanti

Grazie alla gestione documentale e all’automazione dei workflow centralizzate, in tempo reale e in cloud, tutto il tuo team commerciale può acquisire, accedere e condividere le informazioni su prospect e clienti in pochi secondi.

Scopri di più

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Conformità al GDPR

Controllo dell’accesso alle informazioni e sicurezza del sistema

Digitalizza i documenti cartacei e allega metadati dettagliati per aiutare a controllare gli accessi, trovare informazioni precise sui clienti e rimuovere i dai su richiesta.

 Scopri di più

Scopri DocuWare in azione

Il modo migliore per raggiungere il livello successive nell’archiviazione sicura dei documenti è provarlo personalmente. Scopri come DocuWare sia perfetta per le aziende che cercano l’efficienza, la sicurezza e l’integrità con i loro documenti.