La gestione documentale DocuWare per la Pubblica Amministrazione

Con la gestione documentale DocuWare per le agenzie governative, puoi migliorare le operazioni fornendo ai dipendenti un accesso sicuro e immediato ai documenti ed ai processi sia che lavorino in ufficio, da casa o sul campo. Dalla protezione di documenti pubblici importanti alla gestione di progetti più locali, alla soddisfazione delle esigenze quotidiane dei cittadini, i processi digitalizzati da DocuWare ti garantiscono un servizio pubblico più veloce, semplice e accurato.

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Lady sitting at a desk and working on a computer | Government document management software

Liberati dalla carta

Liberati dalla carta, risparmia tempo prezioso e aumenta la produttività della tua azienda con una gestione dei documenti e un’automazione dei workflow moderne ed a prova di futuro. Spostare la carta nella tua azienda, senza prima convertirla in formato elettronico, è notoriamente lento. Il tuo personale perde tempo in attività manuali come l’archiviazione, il recupero e il reindirizzamento dei documenti. Quando la tua azienda decide di passare ai workflow automatizzati, snellisce i processi giornalieri, risparmia denaro e fornisce un servizio migliore alla comunità. Con questa soluzione economicamente vantaggiosa, tu e il tuo team potete essere sicuri che la gestione del settore pubblico proceda senza problemi, nonostante le richieste crescenti e le risorse limitate.

Una risposta più agile ai cambiamenti

La Pubblica Amministrazione deve già fare i conti con la diminuzione dei finanziamenti e l’aumento della necessità di servizi. Per molti enti governativi, i sistemi legacy che non garantiscono la sicurezza, la flessibilità e dei workflow automatizzati necessari per adattarsi velocemente ai cambiamenti delle condizioni socioeconomiche presentano punti deboli piuttosto critici. Con il passaggio al lavoro da remoto, i limiti dei processi ancora basati sulla carta emergono ancora più chiaramente. Grazie a DocuWare, la tua azienda è pronta ad assumersi nuove responsabilità ed a fornire servizi aggiuntivi all’istante rispettando il tuo budget.

La digitalizzazione e un software di gestione documentale offrono considerevoli vantaggi alla Pubblica Amministrazione

La gestione documentale e l’automazione del workflow ti consentono di digitalizzare i documenti cartacei e di salvarli in modo sicuro in un archivio organizzato per poterli poi recuperare rapidamente quando necessario. Acquisisci, archivia, gestisci, elabora, condividi e traccia facilmente i documenti con un accesso controllato. L’elenco delle attività e le notifiche via e-mail consentono al personale di gestire quotidianamente le proprie responsabilità in modo più efficiente e ai decisori finali di approvare, rifiutare o richiedere più informazioni durante i momenti di controllo in tutti i tuoi processi.

DocuWare offre queste funzionalità principali alle aziende nella PA:

Produttività e collaborazione

Digitalizza i tuoi documenti e conservali in un archivio centralizzato e sicuro, migliorando la collaborazione tra personale, manager, commissioni e comitati.
Archivia i documenti dei clienti in formato elettronico per risparmiare spazio in ufficio.
Crea moduli elettronici per il pubblico per acquisire e gestire rapidamente richieste degli elettori, richieste di informazioni e molto altro ancora.
Integra con gli altri tuoi sistemi per semplificare al massimo la condivisione di dati e informazioni.

Sicurezza e conformità

Limita la visione dei documenti riservati ai non autorizzati e sviluppa linee guida per proteggere la privacy dei cittadini.
Dimostra la conformità con HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR, e altri requisiti di conformità.
Contrasta le minacce informatiche con una crittografia all’avanguardia di dati, documenti e comunicazioni online.

IT e prontezza per il futuro

Implementa una soluzione semplice da utilizzare che si adatti alle necessità di più uffici e migliori il servizio alla comunità, senza aggiungere lavoro al team IT.
Con DocuWare Cloud, risparmia un budget significativo sull’hardware e sul tempo del tuo team IT.
Proteggiti dalle calamità naturali con un piano di ripristino di emergenza a prova di errore.

Streamline time-intensive administrative tasks

I knew that if we could realize more efficiency in handling our records and reporting that my staff could devote more time to serving the people of Porter County. Implementing DocuWare allowed us to streamline time-intensive administration tasks and helps prepare us for the next century.

David Reynolds
Sheriff, Porter County Sheriff’s Department
Read the full case study

The Town of Henrietta is located just outside Rochester, New York and is home to 45,000 residents. Searching for important documents in file cabinets and vaults had become a daunting task and offsite document storage was expensive. The Town implemented DocuWare to solve their paper problems. The solution met one of their main requirements − it could integrate with RPS (New York State Real Property Tax System), BAS’s Municipal Clerk Licensing System and ABBYY. Today, the Town has over half a million documents stored in DocuWare. The solution was first rolled out in the Town Clerk’s office which manages all public records. Then its use expanded to the recreation and building departments and the assessor’s office. Before DocuWare, finding documents could take days or weeks. Now retrieval is easy and happens in seconds. The Town’s achieved substantial ROI and saves $20,000 a year on paper storage alone. Read the full case study.

Paese: USA Settore: Government

The Town Clerk's office of the Town of Windham, New Hampshire archives documents for its 16,000 residents as well for Town departments. Until recently, state documents had to be stored on paper or microfilm. When state law approved electronic record keeping, Town Clerk Nicole Bottai launched a digitizing project. With approval from the Town’s Records Retention committee, she selected DocuWare for its flexible cloud capabilities, great user reviews and proven easy learning curve. Before the office went digital, staff processed 18,000 motor vehicle registrations annually, storing all documents in labeled cardboard boxes stacked on metal shelves inside a vault room. Employees manually filed and searched for records, spending 7 to 10 days each month on filing and retrieval. With DocuWare, Bottai and her team retrieve most documents within a minute or two. To better serve its citizens, the Town Clerk’s Office plans to give residents online access to public documents through their website and bring DocuWare to other departments. Read the full case study.

Paese: USA Settore: Government