SOFTWARE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL PERSONALE

Una gestione dei dipendenti 
che motiva

Moduli sparsi, illeggibili o incompleti? Niente ferma la produttività più della mancanza di informazioni. Con DocuWare, puoi organizzare tutti i tuoi documenti del personale digitalmente e in modo chiaro in un unico sistema di gestione dei dipendenti. 

  • Accesso rapido alla documentazione dipendenti in qualunque momento
  • Sicurezza dei dati riservati
  • Digitalizzazione delle risorse umane a prova di futuro
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Oltre 17.000 clienti da vari settori merceologici hanno creduto in DocuWare 

 

Un’organizzazione all’avanguardia per i dati dei dipendenti 

DocuWare archivia in modo sicuro documenti personali e ti consente di recuperare, condividere e aggiornare rapidamente le informazioni rilevanti. Dì addio alla carta e agli elenchi in Excel e gestisci tutta la burocrazia per l’inserimento del personale o la gestione delle buste paga con solo pochi click 

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Informazioni sulle risorse umane con un solo click 

Rispondi alle richieste del personale senza fare lunghe ricerche. Al contrario, tieni sempre sott’occhio una panoramica delle scadenze e dei cicli di vita dei documenti. I dipendenti possono accedere ai file da qualsiasi dispositivo, rendendo la gestione del personale meno dispendiosa in termini di tempo. 

 

Protezione dei dati – più facile che mai

EElimina il rischio che i dati riservati dei dipendenti finiscano nelle mani sbagliate. DocuWare offre ai tuoi dipendenti la sicurezza di sapere che solo le persone autorizzate possono visualizzare i loro file. Ogni accesso viene registrato con precisione, garantendo una tracciabilità affidabile e costante. 

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Riduci al minimo la burocrazia e promuovi l’innovazione

Responsabilizza i manager, previeni le dimissioni interne e promuovi la cultura di squadra nonostante il lavoro da remoto. Hai molte idee, ma poco tempo per realizzarle? Con DocuWare potrai recuperare ore preziose da dedicare a progetti strategici, automatizzando tutte le attività amministrative noiose e manuali. 

  • Acquisizione
  • Accesso
  • Gestione buste paga
  • Sicurezza
  • Collaborazione
  • Scadenze

Elimina il ripetitivo inserimento manuale dei dati    

  • Con DocuWare puoi mantenere dati e documenti personali in un sistema centralizzato. Importa e ordina i documenti dei dipendenti e l’importantissima corrispondenza in poco tempo, sia con il trascinamento (drag & drop), che da dispositivi per la scansione o con l’importazione automatica da applicazioni come Outlook. 
  • I dipendenti possono effettuare con facilità e in modo efficace delle modifiche ai loro dati anagrafici, in autonomia, con solo pochi click 

Sempre pronti a fornire informazioni  

  • Accedi ai dati personali e ai documenti delle risorse umane con facilità attraverso delle viste dei file, filtri flessibili o una ricerca full-text – sia da un’app su smartphone che da remoto. 
  • Responsabilizza gli utenti, i manager e i responsabili dell’ufficio risorse umane con delle funzionalità self-service, dalla ricerca base all’integrazione con i portali.

Archiviazione in automatico dei cedolini 

  • Crea le buste page nella piattaforma che l’azienda ha scelto. DocuWare le archivia poi nei file digitali personali dei dipendenti senza nessuna azione da parte tua.
  • I dipendenti possono accedervi da qualsiasi dispositivo attraverso un link riservato, anche se è uno studio esterno che si sta occupando delle buste paga. 

  

 

Flusso di informazioni senza rischi per la sicurezza

  • Evita grattacapi causati da e-mail con allegati in circolazione incontrollata. Invece, coordina il feedback e le approvazioni dell’ufficio risorse umane tramite dei workflow digitali sicuri. 
  • Consenti l’accesso sicuro ai documenti dei dipendenti e alle attività delle risorse umane da DocuWare Teams o da altri canali.  

Inoltra e completa le attività digitalmente

  • Usa i workflow digitali per inoltrare i documenti ai dipendenti per approvazione o per maggiori informazioni. Timbri e annotazioni possono essere aggiunti durante la fase di modifica senza dover cambiare i documenti originali.  
  • Di conseguenza, tutti i diretti interessati sono sempre al corrente dello status attuale. Se un’attività viene ritardata, DocuWare ti avvisa con un promemoria. 

Sempre un passo avanti

  • Tieni d’occhio le date importanti e le scadenze con un sistema automatico di notifiche e di aggiornamento di status da DocuWare. 
  • Se i contratti o i certificati dei dipendenti stanno per scadere o se si avvicina un anniversario, avrai abbastanza tempo per iniziare a fare tutto proattivamente, anche nei momenti più frenetici. 

Domande frequenti

Quali documenti possono essere archiviati nel file digitale del personale?

Il file digitale del personale può essere usato per archiviare documenti importanti per ciascun dipendente, come i documenti della candidatura, buste paga, documenti della malattia, richieste di ferie, referenze e certificati di formazione. 

Quanto è sicura l’archiviazione digitale dei documenti del personale?

DI file digitali del personale sono generalmente più sicuro rispetto ai file cartacei, perché possono essere protetti da accessi non autorizzati. DocuWare utilizza una serie di misure di sicurezza come la crittografia dei ruoli e dei protocolli di autorizzazione e i backup dei dati. In questo modo si garantisce che i dati sensibili dei dipendenti non finiscano nelle mani sbagliate. 

Chi può accedere al file digitale del personale in DocuWare?

Le aziende possono gestire i permessi per accedere usando ruoli e autorizzazioni per assicurare che solo le persone autorizzate abbiano l’accesso al rispettivo file del personale. È inoltre possibile definire dei diritti di accesso dettagliati per determinati documenti o informazioni. 

Quali processi HR possono essere automatizzati con DocuWare?

DocuWare offre un’ampia gamma di opzioni per automatizzare i processi HR, dal monitoraggio dei candidati all’inserimento in azienda, dalla distribuzione delle buste paga alla gestione dei permessi.

In quanto tempo è possibile iniziare a lavorare con il file digitale del personale?

DocuWare ti offre template e configurazioni facili da utilizzare per diversi scenari di applicazione, così puoi avere il tuo software in azienda già operativo dopo solo pochi giorni. DocuWare può essere inoltre personalizzato. Il tempo necessario per implementare DocuWare dipende dalla complessità delle esigenze di ogni singola azienda. 

Persone vere, risultati reali

I was on the phone with a new hire instructing how to fill out our digital forms. He pressed the button and the form “disappeared.” When I told him I already got the form on my end, he was impressed by how quickly our system works.

Read case study

SharRee Shupe
HR Manager, Young Automotive Group

It is really easy for a principal to fill a position now. They don’t have to spend hours sorting through paper. Many of them access the résumés from home.

Tom Voigt
Information System Coordinator, Independent School District 196

At our fingertips, is how I’d describe employee data now. Being able to drag and drop documents from Outlook into trays has been a real game changer. We have easy access to employee documentation which helps enhance continuity by ensuring documents are accessible in a disaster recovery situation. 

Read case study

Sara Barrett
HR Project Coordinator, Chichester College

Certificati e riconoscimenti

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

Crea processi aziendali semplice e scalabili

Sfrutta Ie potenzialità di una piattaforma di gestione documentale e automazione dei workflow di qualità. Esplora soluzioni versatili per aumentare la produttività in azienda nei vari uffici e team.

Sei pronto per ottimizzare la gestione dei documenti del personale?

 

 

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