In passato, la gestione di tutti i documenti di trasporto era completamente cartacea. La gestione manuale delle lettere di vettura e delle distinte base su carta generava una serie di problemi, non solo a causa dell'elevata suscettibilità agli errori. Di conseguenza, col tempo si è fatta sempre più sentire la necessità di digitalizzare i documenti e archiviarli in modo sicuro. Gli obiettivi auspicati? Un accesso più rapido alle informazioni, l'eliminazione di errori manuali, una fatturazione più veloce attraverso flussi di lavoro digitali, nonché processi più trasparenti. Sulla base di questi requisiti, il fornitore di servizi di trasporto si è rivolto al suo partner di stampa di lunga data ed è venuto a conoscenza del sistema di gestione documentale (DMS) DocuWare basato su cloud.
Indicizzazione automatica grazie all'IA
Insieme agli esperti di DMS del partner DocuWare, l'azienda Allieri ha implementato un processo interamente digitale per la gestione di tutte le lettere di vettura. Su ciascun documento viene applicato un codice a barre tramite etichetta, grazie al quale è possibile identificare chiaramente le bolle di consegna e le distinte base, oltre che protocollare ogni singola fase di lavorazione. A seguito della scansione, il software DocuWare legge tutte le sezioni di ciascun documento e importa i documenti completamente indicizzati nel pool di documenti centrale. Grazie all'impiego dell'intelligenza artificiale, l'indicizzazione automatica funziona anche con documenti eterogenei e non strutturati. Alla lettura dei dati seguono due processi: da un lato, i dati della lettera di vettura vengono mandati al gestionale dell’azienda al fine di concludere il processo di fatturazione. Dall'altro, il sistema di gestione dei trasporti acquisisce i dati precedentemente rilevati; un'operazione molto semplice e immediata grazie alla funzione di trasferimento dati di DocuWare.
Processi aziendali più efficienti e assistenza clienti ottimizzata
Sono molteplici i vantaggi della gestione digitale dei documenti per Allieri. Poiché i flussi di lavoro sono stati adattati alle esigenze specifiche dell'azienda e sono state considerate eventuali eccezioni, i singoli processi aziendali ora possono essere gestiti in modo più rapido e, di conseguenza, più efficiente. di fondamentale importanza è l'accesso immediato alle informazioni necessarie sia per la spedizione che per la fatturazione.
