Fino a quel momento, i processi, oggi supportati da DocuWare, erano basati su carta e privi di trasparenza. A un'archiviazione e una ricerca lunghe e dispendiose si aggiungevano numerose fonti di errore derivanti dall'inserimento manuale dei dati o dalla sincronizzazione manuale dei documenti. Le fatture attive venivano già scansionate, ma a questo seguiva un processo di approvazione piuttosto intricato: l'ufficio contabile doveva inoltrare per e-mail i file PDF ai vari uffici e monitorare le regole di approvazione per ciascuna fattura, a seconda del centro di costo e dell'importo. La procedura era simile anche per le lettere di vettura: i dati delle ricevute del destinatario dovevano essere confrontati singolarmente con i documenti originali prima che la lettera di vettura firmata potesse essere archiviata. Anche l'elaborazione dei documenti doganali era manuale e praticamente non c'era alcuna protezione dei dati sensibili.
Approvazione efficiente delle fatture
Con DocuWare, Contship Italia Spa ha digitalizzato gradualmente tutte le aree di applicazione. L'esperto di logistica containerizzata ora punta su un processo di approvazione digitale in tre fasi per le fatture attive. Dopo l'archiviazione e l'indicizzazione automatica all'interno di DocuWare, l'ufficio contabile inoltra le ricevute all'ufficio di competenza tramite contrassegno elettronico. Se l'ufficio in questione non ha sufficienti competenze in materia di approvazione, DocuWare invia le fatture anche alla direzione. Solo a seguito dell'approvazione completa, le ricevute ritornano all'ufficio contabile. A questo punto, i dati delle fatture vengono trasmessi al sistema SAP integrato tramite numerose integrazioni, nonché all'Agenzia delle Entrate, in conformità alle normative vigenti. Oltre a garantire un'archiviazione più sicura, l'automazione dei processi si traduce in un'efficienza notevolmente superiore e una gestione rapida e priva di errori.
Accesso in tempo reale ai dati di trasporto digitali
L'elaborazione digitale delle lettere di vettura è un'altra innovazione che convince su tutti i fronti. Una volta creata la lettera, DocuWare rileva tutti i dati importanti dalle singole lettere di vettura e le archivia nella versione originale. I documenti cartacei accompagnano il trasporto delle merci fino a destinazione, dove vengono digitalizzati a seguito della firma da parte del destinatario, per poi essere registrati da DocuWare e confrontati con gli originali precedentemente archiviati. Il sistema riconosce automaticamente i duplicati o i documenti mancanti, in modo che i dipendenti dei vari uffici possano ovviare al problema in tempi brevi. Grazie all'elaborazione digitale delle lettere di vettura, Contship Italy Spa gode anche di un accesso in tempo reale a tutti i dati di trasporto.
Procedure doganali sicure per un trasporto rapido
Dopo l'introduzione di DocuWare, ora solo due fasi su cinque dell'elaborazione dei documenti doganali continuano a essere manuali. Tramite il monitoraggio delle caselle di posta elettronica, il sistema riconosce automaticamente il rinvio dei documenti dall'autorità doganale, assegnandoli al processo di trasporto corrispondente. Di conseguenza, vengono eliminate le attività manuali di controllo e archiviazione, dispendiose in termini di tempo. Inoltre, l'archivio doganale è costantemente aggiornato, anche a fronte di un onere elevato di lavoro. Al contempo, con DocuWare è possibile trovare i documenti in modo rapido e affidabile durante gli audit interni ed esterni.
