La gestion électronique de documents (GED/GEIDE)

Les entreprises fonctionnent généralement mieux quand elles peuvent collecter, stocker, trouver et gérer des documents de manière rapide et efficace, sans devoir faire face à des processus fastidieux, sans rencontrer de difficultés à trouver l’information, et sans avoir l’impression qu’un fichier a disparu.

Pour votre entreprise, c’est sans doute la même chose. Vous admettrez probablement que la gestion de tout ce papier est inefficace et que des processus manuels laborieux ont des effets négatifs sur la productivité. Vous reconnaissez aussi qu’il existe des solutions plus performantes pour le traitement et la gestion de ces documents.

Peut-être avez-vous déjà mis en place une solution dans votre entreprise et en voyez maintenant les avantages ? Sinon, le moment est peut-être venu d’adopter un système de gestion documentaire. Lisez la suite pour tout connaître, ou presque, sur la gestion électronique de documents (GED) et ses avantages pour votre entreprise :

• De quoi s’agit-il ?
• Pouvez-vous gérer vos documents dans le cloud ?
• Comment la solution a-t-elle évolué ?
• Quels sont les avantages pour votre entreprise ?
• À quoi pouvez-vous l’appliquer ?
• Quelles sont les trois étapes du processus pour l’installer dans votre entreprise ?

Composantes standard d’une solution GED

En général, tout système GED comporte des éléments standard dont :

• la capture et le stockage : vous pouvez facilement traiter des documents à partir de différentes sources (scanners, imprimantes) et les stocker dans un répertoire numérique central
• le contrôle des accès et de la sécurité : définissez des règles intelligentes pour contrôler qui dispose des droits d’accès à des documents donnés, notamment les fichiers confidentiels
• l’indexation et la récupération : scannez et indexez automatiquement des documents pour un suivi et une récupération plus faciles. Vous avez plusieurs moyens d’indexer un document, par exemple en attribuant des libellés différents :
• Partage : partagez vos documents de manière sécurisée, sans risquer de les perdre
• Collaboration : travaillez à plusieurs sur un document tout en évitant d’en créer différentes versions
• Veille économique : gérez, organisez et accédez à des dossiers et informations essentiels pour votre entreprise
• Intégration : aujourd’hui, les systèmes sont dotés de modules de workflow et peuvent s’intégrer à d’autres pour automatiser les processus et les rendre plus efficaces.

De nombreuses entreprises ont enclenché leur transition de vieux systèmes à des solutions basées dans le cloud, et la tendance se confirme. D’après Gartner, Inc., « le passage au cloud, au cours des cinq prochaines années, permettra aux services informatiques, directement ou indirectement, d’économiser l’équivalent d’un milliard de dollars. Une telle situation a rarement été observée depuis les débuts de l’ère numérique ».

De plus, toujours d’après Gartner, Le segment des logiciels en tant que services (SaaS) devrait rester le segment de marché le plus dynamique du marché du cloud, avec des dépenses estimées à 116 milliards de dollars l’an prochain en raison de la flexibilité offerte par les logiciels fournis sur abonnement.

La légèreté des solutions cloud favorise cette tendance. Alors que les systèmes on-premise nécessitent des mises à niveau, des installations et un entretien régulier, un déploiement dans le cloud est rapide et ne nécessite que peu d’installation.

De plus, une solution cloud est aussi évolutive et offre plus de flexibilité au sein d’une entreprise. Résultat ? Plus d’efficacité, de productivité et d’agilité pour révolutionner votre entreprise.

Si vous avez encore des doutes sur les bénéfices de la mise en place d’un système de gestion documentaire (GED) dans le Cloud, cliquez ci-dessous pour accéder à un e-book qui vous aidera à planifier votre passage au cloud :

Le coût du cloud est moins élevé que celui des systèmes on-premise

Les clients apprécient les solutions cloud de DocuWare car elles sont flexibles, durables et rapides à mettre en place. Le coût global de possetion (TCO) d’une solution GED dans le cloud est beaucoup moins élevé que celui d’une solution équivalente on-premise.

1. Synchronisation et partage de fichiers d’entreprise (EFSS)

Le système EFSS correspond à une solution de base qui vous permet de synchroniser, stocker et partager des documents, des images et des vidéos à travers plusieurs appareils.  Avec certains systèmes, vous pouvez aussi travailler en mode collaboratif et garder un suivi des différentes versions des documents. Une solution EFSS, si elle est simple, a aussi ses limites : vous ne profitez que d’un contrôle restreint, si vous en avez un, sur les workflows.

Un système EFSS peut se présenter sous la forme d’un logiciel en plus d’être basé sur un cloud privé de sorte que vous puissiez enregistrer et partager vos fichiers aux deux endroits. De nombreuses entreprises préfèrent le cloud privé au cloud public à cause des risques de sécurité que présente ce dernier. Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive et Box sont des exemples typiques de solutions EFSS basées dans le cloud.

2. Gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Le terme ECM regroupe les technologies GED et d’automatisation des workflows. L’automatisation des informations, la capture, la gestion de documents, la dématérialisation des workflows, ainsi que la gestion de contenus Web et des médias sociaux sont des fonctionnalités courantes des systèmes ECM.

Ceux-ci sont plus adaptés à l’utilisation de processus internes à une entreprise et à la gestion du contenu pour atteindre les objectifs de cette dernière. Ils permettent aux entreprises de recueillir, organiser, trouver et partager des informations avec ceux qui en ont besoin.  De plus, ces systèmes sont bien intégrés à l’infrastructure informatique de l’entreprise et servent principalement à améliorer les workflows et automatiser les processus.

Cependant, de nombreux systèmes ECM sont toujours très larges, compliqués et chers et se présentent sous un format universel qui ne correspond pas à vos processus spécifiques. Ils conviennent généralement mieux à des grandes entreprises.

3. Services de proposition de contenu modernes

Gartner définit les services de proposition de contenu comme suit :

« les services de proposition de contenu représentent un ensemble de services et de microservices qui prennent la forme d’une suite intégrée de produits ou d’applications séparées qui partagent des API et des répertoires communs. Ils permettent d’exploiter différents types de contenus et sont utiles pour différents groupes et cas d’utilisation dans une entreprise.

En bref, les services de proposition de contenu sont un écosystème qui rassemble des applications ou systèmes plus petits et spécialement conçus. Les plateformes de services de proposition de contenu disposent de leur propre répertoire et peuvent facilement être connectées à d’autres applications via une API.

Les services de proposition de contenu modernes constituent une solution intermédiaire idéale entre les deux systèmes présentés ci-dessus : Vous bénéficiez d’une solution personnalisée qui vous permet d’améliorer des processus spécifiques tout en restant abordable. Le système DocuWare  Solutions Cloud Préconfigurées, conçu pour l’engagement des employés et le traitement des factures, en est un bon exemple.

Les services de proposition de contenu permettent aussi de rester conforme à des normes qui évoluent. La notion de « services de proposition de contenu » dérive de l’évolution des systèmes ECM.

Le passage des systèmes ECM aux services de proposition de contenu

Les systèmes universels et complexes qu’étaient les solutions ECM ont évolué vers ce qu’on appelle aujourd’hui les services de proposition de contenu. De systèmes on-premise obsolètes, nous sommes passés à des solutions basées dans le cloud, adaptées aux technologies mobiles et centrées sur l’interopérabilité.

C’est ainsi que Gartner en est venu à dire que « les systèmes ECM sont morts » et désormais remplacés par des « services de proposition de contenu ».  Pour certains, Gartner s’est illégitimement attribué le droit de renommer les solutions ECM et seule la façon dont les clients exploitent la solution compte.

Quoi qu’il en soit, les services de proposition de contenu sont là pour longtemps et multiplient les avantages obtenus à partir de systèmes DMS.

1. Moins de papier à trier : des coûts réduits et des ennuis en moins

• L’adoption d’un système GED vous permettra de créer une entreprise sans papier plus efficace.
• La recherche de fichiers devient moins pénible et plus rapide. Vous gagnez du temps pour vous consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée.
• Plus besoin de créer plusieurs versions d’un même document pour le distribuer. Il vous suffit de stocker un exemplaire original facilement accessible dans un emplacement central.
• En plus du coût du papier, la distribution, le classement et le stockage de documents physiques sont autant de frais supplémentaires. La dématérialisation des processus papier réduit les coûts d’impression et de fonctionnement.
• Alors que déplacer des documents papier prend du temps, un système GED vous permet de simplifier vos processus internes et externes.

2. Une conformité et une sécurité renforcées

Il est essentiel de sécuriser les données critiques d’une entreprise pour assurer la continuité des opérations et éviter de compromettre ses relations avec les clients.

Un logiciel GED permet de sécuriser et protéger les informations sensibles qui circulent au sein de l’entreprise et d’assurer leur confidentialité à l’aide de solides mesures de reprise d’activité.

Contrôlez l’accès aux documents

Vous contrôlez qui peut voir, modifier et partager des informations en définissant des droits d’administrateur et d’utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez qu’un certain contrat ne soit accessible que par un commercial en particulier, vous pouvez définir des droits appropriés.

Préparez-vous aux pires scénarios

Des problèmes peuvent survenir dans les centres de données et personne n’est à l’abri de catastrophes naturelles. Les récentes inondations dans le Sud de la France en sont un bon exemple. Si tous vos documents avaient été stockés dans des armoires ou sur un disque dur, vous les auriez probablement perdus à cause des dégâts des eaux.

Même si une telle catastrophe a peu de chances de se produire, pourquoi en prendre le risque ? Vous pouvez créer plusieurs sauvegardes sécurisées à l’aide d’une GED pour vous redresser facilement en cas de catastrophe.

Protégez vos informations

Vous aurez pour finir l’assurance que vos données sont conformes aux normes comme l’HIPAA et le règlement général sur la protection des données (RGPD). Vous vous exposez à de lourdes sanctions si vous ne respectez pas ces règles.

3. Une intégration rapide et facile entre les différents systèmes

Les applications et plateformes s’interconnectent facilement entre elles pour garantir une circulation fluide et sécurisée des informations entre les employés. Ces solutions peuvent aussi s’intégrer aux ERP, CRM utilisés dans votre entreprise afin de créer une infrastructure de documents cohérente et automatiser les processus sans devoir travailler sur plusieurs systèmes.

DocuWare s’intègre par exemple à SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, QuickBooks, Microsoft Outlook, EBP, Cegid ou Divalto. Vous pouvez ainsi archiver, indexer, gérer et partager de manière sécurisée vos documents, fichiers, données financières et e-mails.

4. Des services clés plus productifs et plus efficaces

Les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Ce temps passé à chercher des documents a des répercussions sur la productivité des employés.

Un logiciel GED vous permet de capturer, stocker, traiter et trouver plus facilement des documents ainsi que d’automatiser vos workflows. C’est la solution.  Bien que tous les services peuvent tirer profit d’un système automatisé, certains en bénéficieront plus que d'autres.

1. Gestion de documents dans les ressources humaines

Le service RH doit prendre des décisions importantes en matière de recrutement ainsi que d’amélioration du processus d’intégration et de la gestion du personnel.

Grâce à un logiciel GED, l’enregistrement des dossiers des employés, des fichiers RH et des documents de l’entreprise dans un répertoire central est automatisé. Il permet également de simplifier les workflows pour gérer ces domaines critiques. Prenons les exemples suivants :

• Les formulaires et e-mails de candidature sont stockés de manière centralisée. Les responsables peuvent ainsi récupérer facilement les documents et les informations qui circulent sans encombre : il est alors plus aisé de trouver le candidat idéal.
• Les managers pouvant mettre en place des workflows dématérialisés pour les nouvelles embauches (par ex., envoi automatique d’e-mails de bienvenue et de présentation de l’entreprise), le processus d’intégration de l’employé est amélioré.

2. Gestion des documents dans les domaines de la finance et de la comptabilité

Rendez vos services financiers et comptables plus efficaces en matière de comptes créditeurs, de comptes débiteurs et d’audits financiers.

Comptes créditeurs

Accélérez la gestion des comptes créditeurs :

• capturez plus facilement et plus vite les factures papier et électroniques,
• reliez des documents à des structures de fichiers prédéfinies pour les récupérer plus facilement,
• faites automatiquement correspondre les factures avec les bons de commande appropriés,
• mettez en place des workflows uniques pour le processus d’autorisation,
• évitez les erreurs humaines, limitez la manipulation de factures et supprimez les saisies manuelles de données.

Réception des paiements 

En reliant les documents appropriés au processus de commande, vous pouvez créer et traiter plus rapidement vos factures, en garder un suivi et contrôler vos paiements. Vous avez aussi la possibilité d’associer vos workflows de facturation et de validation.

Audits financiers

Enfin, conserver un suivi complet et sécurisé de toutes les transactions commerciales, dont les e-mails, les contrats et autres informations confidentielles est utile en cas d’audit. Accédez immédiatement à d’anciennes informations dès que vous en avez besoin.

3. Gestion des documents dans les départements marketing et des ventes

Selon une étude menée par CSO Insights, « 88 % des professionnels de la vente sont incapables de trouver ou d’accéder à des documents essentiels sur leurs smartphones ». Résultat ? Les cycles de vente durent plus longtemps et l’entreprise passe à côté de bonnes affaires.

Un logiciel GED apporte la solution :

• Vous pouvez trouver des prospects à travers des formulaires Web qui peuvent être transférés vers la bonne équipe de ventes.
• Vous avez la possibilité de stocker des documents essentiels relatifs aux ventes ou au marketing dans un répertoire numérique.
• Vous pouvez partager des documents et des informations avec les autres membres de votre équipe de manière sécurisée.

Enfin, vos employés sont plus performants et productifs, et vos services marketing et des ventes fonctionnent mieux.

What does document management software do?

Document management software captures, manages, retrieves and stores documents in electronic format. It is defined as the digital representation and secure storage of documents so that businesses can achieve new levels of speed, accuracy and transparency while creating a predictable, reliable, repeatable information infrastructure.

These solutions should be able to integrate with other systems, including email, ERP, accounting or customer relationship management systems. These integrations help you develop and automate workflows that involve documents and allow employees to access documents as needed to perform their work.

What’s the difference between document management and enterprise content management?

If document management software specializes in capturing, storing and automating document flow within business processes, enterprise content management (ECM) describes software that extends beyond that: including web content management, social content management and other enterprise capabilities fall in this bucket.

Typically, ECM is deployed within large enterprises, as licenses and configuration are complicated, costly and time-consuming to deploy. Thus, ECM is not a good fit for small and mid-size businesses that need basic document management.

Why do I need document management software?

Document management software is a must-have solution for most businesses. Paper, though not completely obsolete, is expensive and difficult to maintain. It can require costly file storage space. Moreover, an employee has to file the paper, and another staff member has to spend time retrieving it when they need the information. Paper is also tied to manual processes that contribute to higher costs, decreased efficiency and more errors. Document management software, on the other hand, provides you with options for digital storage and retrieval, automated workflow, data security and compliance measures.

What is a document management plan?

A document management plan is a written record of how you manage your documents — both paper and electronic. It might include:

• Where and how documents are stored
• Under what circumstances documents can be archived
• Under what circumstances documents can be altered and how you manage version control when that happens
• Under what circumstances documents can be deleted and what record of their existence remains
• Who has access to various documents
• Which people have access to various documents
• How document workflows function
• How documents are captured and enter your system

What kinds of businesses can benefit from document management software?

Almost any business can benefit from some type of document management system. When it comes to document management software, there are options to support businesses across all types of industries. DocuWare has solutions for finance and accounting businesses, sales and marketing teams, healthcare organizations, manufacturing and many others.

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