Dans le domaine de l'informatique, de nouvelles technologies apparaissent chaque jour, sont vite obsolètes et apportent plus d'inconvénients que d'avantages, impliquant ainsi des dépenses inutiles. Cependant, au vu des nombreux systèmes de Gestion electronique de documents (GED) présents sur le marché, il est difficile de choisir le produit adapté. À quoi une entreprise doit-elle faire attention avant de mettre en place une GED ?La réponse est simple : le choix devrait se porter sur le produit et l’éditeur les plus à même de relever les défis propres à votre entreprise. Il est bien sûr tentant de choisir le système le moins cher. Mais à terme, cela peut s'avérer plus onéreux que prévu si vous ne parvenez pas à atteindre tous les objectifs fixés pour le projet GED en raison d'un mauvais choix de produit. Dans le pire des cas, votre projet peut même échouer.
Si un éditeur tente de faire bonne impression lors de l'appel d'offre en se basant principalement sur les fonctions et les fonctionnalités, il n'a peut-être pas compris quelles sont les spécificités du modèle commercial de ses clients potentiels, et leurs besoins propres en matière de gestion documentaire. Voilà pourquoi tous les éditeurs figurant dans votre sélection devraient vous montrer de façon concrète comment ils comptent répondre aux exigences spécifiques de votre société.
Au préalable, il suffit de se poser cinq questions simples pour éliminer les systèmes de GED qui ne sont pas suffisamment adaptés à votre contexte :
1. Quelle est l'étendue de la base installée ? Si le fournisseur dispose d’un parc clients important, il peut s'agir d'une solution GED mature et utilisée de façon intensive, bien établie sur le marché. Plus les entreprises utilisant un outil de GED sont nombreuses et plus l'intérêt de l’éditeur à développer son application et à mettre en place un service de support efficace est important. L’éditeur dispose également de forts revenus de maintenance lui permettant de financer l’évolution de son application. Il est donc peu probable que ce système de GED devienne obsolète dans un futur proche.
2. L'architecture du logiciel est-elle pérenne ? Les indices de pérennité sont par exemple l'existence d'applications mobiles, d'un navigateur WEB ou d'une solution de cloud multi-tenants. Seules les solutions de GED dotées d'une architecture pérenne peuvent être utilisés de façon durable et productive.
3. Le système de GED est-il suffisamment flexible pour être intégré à l'infrastructure informatique existante ? Certaines solutions existent déjà dans les entreprises et servent à la création ou au traitement des documents, telles que les boîtes de messagerie électronique, les outils bureautiques ou encore les applications ERP et CRM. La GED doit pouvoir s'intégrer sans problèmes à l'infrastructure informatique existante.
Les documents de sources différentes étant souvent liés entre eux, ils devraient être transférés dans une archive numérique de façon structurée. Il est tout aussi important de pouvoir accéder facilement à tous les documents de l’armoire numérique et ce, depuis l'ensemble des systèmes d'exploitation de l'entreprise. Par exemple, les e-mails sur Outlook devraient pouvoir être archivés à l'aide d'une commande au même titre que les documents provenant d'un système CRM ou ERP. De cette façon, les comptables peuvent consulter tous les documents pertinents lors de la vérification des factures d'un simple clic de la souris (y compris l'ensemble des documents liés ).
4. Le système de GED est-il modulable ? Au début de votre projet, vous n'avez peut-être prévu qu'une dizaine d'utilisateurs. Mais que se passe-t-il quand l'entreprise s'agrandit ou qu'un autre service commence à utiliser la GED ? Votre application fonctionne-t-elle aussi sans accroc avec 20, 200 ou 2 000 utilisateurs ? Seule une solution modulable permet d'éviter d'avoir à multiplier les installations de GED dans une même entreprise ou de devoir remplacer un produit par un autre plus puissant.
5. Existe-t-il une option de cloud ? Cette question est également pertinente si une solution sur site classique est déjà prévue. Vous pouvez aussi avoir besoin à tout moment de stocker vos documents dans le cloud (ne serait-ce que pour des raisons économiques). C'est pourquoi il est préférable de déterminer au préalable si l’éditeur propose un système de cloud qui prend en charge au moins 95 % des fonctionnalités du système interne.
Chercher rigoureusement les réponses à ces cinq questions simples permet d'éviter les erreurs dans le choix de la solution de GED appropriée. L'entreprise n'investira pas non plus dans un produit qui risque d'être abandonné dans quelques années parce qu'il sera devenu obsolète ou qu'il ne suffit pas pour répondre aux besoins importants de gestion documentaire.
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