La loi sur la facturation électronique obligatoire interviendra dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA effectuant des transactions en BtB. Pour se mettre en conformité avec la facture électronique, nous vous présentons dans cet article de blog les 10 étapes à suivre et des recommandations pour réussir cette transition majeure, qui touche 8 millions d'entreprises en France :
Au sommaire:
- Comprendre les obligations légales
- Choisir une solution de facturation électronique
- Intégrer la solution à votre système de gestion
- Former vos équipes
- Mettre à jour vos processus internes
- Communiquer avec vos clients et fournisseurs
- Assurer la sécurité et la mise en conformité
- Tester et faire les ajustements nécessaires
- Suivre les évolutions réglementaires
- Pour aller plus loin
-
Comprendre les obligations légales :
Le calendrier de la réforme prévoit plusieurs échéances, en fonction de la taille des entreprises :
- 1er septembre 2026 : Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
- 1er septembre 2026 : Obligation d’émission des factures électroniques pour les entreprises de +250 salariés et/ou dont le chiffre d’affaires est supérieur à 50 millions d’euros
- 1er septembre 2027 : Obligation d’émission des factures électroniques pour les entreprises de -250 salariés et/ou dont le chiffre d’affaires est inférieur à 50 millions d’euros.
Les factures électroniques devront être archivées de manière sécurisée pendant une durée de 10 ans.
-
Choisir une solution de facturation électronique :
Sélectionnez un logiciel de facturation électronique qui est conforme aux normes et réglementations en vigueur. En effet, depuis le 15 octobre 2024, une modification importante est intervenue dans la loi de finances : les factures devront obligatoirement être échangées via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), accréditée par l'Etat.
Le choix de passer par un Opérateur de dématérialisation (OD) ou via la plateforme de facturation de l’Etat (PPF) n’est donc plus possible.
Assurez-vous que le logiciel choisi est capable de générer des factures au format électronique requis (Factur-X en France).
DocuWare a déposé son dossier de candidature pour être plateforme de dématérialisation partenaire auprès de l'administration en février 2025, afin d'accompagner au mieux ses clients dans leur mise en conformité à la facturation électronique obligatoire.
-
Intégrer la solution à votre système de gestion :
Intégrez le logiciel de facturation électronique à votre système de gestion existant (ERP, comptabilité, etc.). Cela peut nécessiter l'aide d'un consultant ou d'un intégrateur.
DocuWare s’intègre à plus de 500 applications différentes, dont la plupart des ERP du marché : EBP, Sage ligne 100, Sage X3, Sage Ligne 1000, Cegid, Oracle SAP.
-
Former vos équipes :
Assurez-vous que vos employés sont formés à l'utilisation du nouveau système de facturation électronique. Ils doivent comprendre comment créer, envoyer et archiver des factures électroniques.
Notre réseau de plus de 70 partenaires intégrateurs en France et dans les DOM-TOM vous accompagne dans cette mise en œuvre technique, et forme vos équipes à la conduite du changement.
-
Mettre à jour vos processus internes :
Adaptez vos processus internes pour inclure la facturation électronique. Cela peut inclure la mise à jour de vos procédures de facturation, de suivi des paiements et de gestion des litiges.
Concernant les processus d’approbation des factures, mettez en place les processus suivants :
- Automatisation des contrôles: Mettez en place des contrôles automatisés pour vérifier la conformité des factures électroniques avant leur envoi.
- Workflow de validation: Adaptez votre workflow de validation des factures pour inclure des étapes spécifiques à la facturation électronique.
Concernant les processus de paiement :
- Suivi des paiements : Utilisez des outils de suivi des paiements intégrés à votre système de facturation électronique pour une meilleure gestion des encaissements.
- Rapprochement automatique : Mettez en place des processus de rapprochement automatique entre les factures électroniques et les paiements reçus.
-
Communiquer avec vos clients et fournisseurs :
Informez vos clients et fournisseurs de votre passage à la facturation électronique. Assurez-vous qu'ils sont également prêts à recevoir et à traiter des factures électroniques dans les délais impartis.
-
Assurer la sécurité et la mise en conformité :
Veillez à ce que vos factures électroniques soient sécurisées et conformes aux exigences légales en matière de signature électronique, d'archivage et de protection des données.
DocuWare dispose des plus hauts niveaux de sécurité pour vos documents : NF203 CCFN sur le coffre-fort numérique et NF552 sur le RGPD.
Notre système d’archivage électronique sécurisé s’appuie sur une structure d’autorisation sophistiquée pour gérer les documents, les rôles des utilisateurs et les niveaux d’accès. Les administrateurs peuvent attribuer des droits spécifiques aux utilisateurs, ce qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents ou les modifier.
-
Tester et faire les ajustements nécessaires :
Avant de basculer complètement sur un système de facturation électronique, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne correctement. La mise en place d’un POC est largement recommandée.
- Simulez le processus de validation des factures électroniques pour vous assurer que toutes les étapes (création, approbation, envoi) fonctionnent correctement.
- Effectuez des contrôles automatisés pour vérifier la conformité des factures avant leur envoi (vérification des montants, des taux de TVA, des informations obligatoires, etc.).
- Testez les outils de suivi des paiements pour vous assurer qu'ils sont correctement intégrés et fonctionnent comme prévu.
- Assurez-vous que les factures électroniques sont traçables et que toutes les informations nécessaires pour gérer les litiges sont disponibles.
- Effectuez des tests pour vérifier que les factures électroniques respectent les exigences fiscales en matière de TVA et autres réglementations locales.
- Testez la performance du système de facturation électronique sous différentes charges pour vous assurer qu'il peut gérer un volume élevé de factures sans ralentissement.
- Vérifiez que le système peut évoluer pour répondre à une augmentation du volume de factures à traiter.
- Effectuez des tests de sécurité pour vous assurer que les données des factures électroniques sont protégées contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
- Vérifiez que le traitement des factures électroniques est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
- Testez l'intégration du système de facturation électronique avec vos systèmes de gestion existants (ERP, comptabilité, etc.) pour vous assurer qu'ils fonctionnent ensemble de manière fluide.
- Vérifiez que le système de facturation électronique peut interagir avec les systèmes de vos clients et fournisseurs.
-
Suivre les évolutions réglementaires :
Restez informé des évolutions réglementaires en matière de facturation électronique pour vous assurer que votre entreprise reste en conformité.
En suivant ces étapes, votre entreprise pourra se mettre en conformité avec la facturation électronique et bénéficier des avantages qu'elle offre, tels que la réduction des coûts administratifs et une meilleure gestion des flux de trésorerie.
Pour aller plus loin
Suivez notre webinar "facture électronique : quelles sont les prochaines étapes?" le 28 février à 10H pour découvrir l'offre DocuWare et poser toutes les questions à nos experts
