Par le passé, les logiciels de reconnaissance optique des caractères (OCR) ont montré qu’ils avaient certaines limites, mais aujourd’hui, le traitement intelligent des documents (IDP) élargit considérablement leurs capacités. L’IDP repose sur des technologies avancées d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML).
Au sommaire:
Les avantages d'un logiciel OCR pour factures avec IDP
Les avantages de la solution OCR pour factures DocuWare
Caractéristiques clés de notre logiciel OCR pour factures
Etudes de cas : notre logiciel OCR pour traitement des factures en action
Comment choisir le bon logiciel pour traitement des factures ?
L’IA permet aux logiciels OCR d’interpréter, d’analyser et de traiter les informations présentes dans les documents. Grâce au ML, ces systèmes peuvent également apprendre des expériences passées et améliorer leur précision au fil du temps.
Dans cet article, nous allons vous présenter l’IDP, son fonctionnement et pourquoi les logiciels OCR pour factures qui l’intègrent représentent une véritable avancée.
Les avantages d’un logiciel OCR pour factures avec IDP
La reconnaissance optique de caractères utilise l’extraction automatisée de données pour convertir un document imprimé en un format numérique lisible par une machine, facilement classifiable, consultable, formatable et modifiable. À l’aide de scanners optiques, l’OCR transforme le contenu statique en un format éditable, permettant d’éliminer la saisie manuelle des données.
Les logiciels OCR traditionnels ne traitent que les données structurées, qui sont clairement définies et dont les éléments apparaissent toujours au même endroit, comme les états financiers, les feuilles de temps ou les factures d’énergie.
En comparaison, l’IDP excelle dans la capture et la classification de données non structurées, qui sont souvent plus complexes, comme les e-mails, les factures entrantes ou les documents scannés avec des annotations manuscrites. L’IDP est capable de gérer l’écriture manuscrite et les documents de qualité variable, ce qui le rend plus précis et plus efficace. De plus, il peut comprendre et extraire des informations en tenant compte du contexte.
L’intégration de l’IDP fait passer l’OCR au niveau supérieur. L’IA et le ML sont au cœur de cette solution avancée. L’intelligence artificielle apporte une compréhension cognitive au processus OCR. En comptabilité, elle permet au système de catégoriser, d’analyser et de traiter intelligemment des documents non structurés selon leur contenu, optimisant ainsi la capture, l’organisation et les workflows de documents.
L’apprentissage automatique, une sous-catégorie de l’IA, permet à la reconnaissance de texte OCR d’apprendre à partir de modèles de données et d’interactions antérieures, améliorant ainsi ses performances et sa précision au fil du temps. En pratique, cela signifie qu’une solution OCR intégrant l’IDP ne se limite pas à exécuter des tâches pour répondre à vos besoins actuels, mais évolue constamment pour accroître son efficacité et son efficience. Cette caractéristique garantit que les avantages de l’IDP se renforcent avec le temps, augmentant ainsi sa valeur dans vos workflows comptables.
Les avantages de la solution OCR pour factures de DocuWare
DocuWare Intelligent Document Processing intègre l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) pour surpasser les capacités des solutions OCR traditionnelles. Cette technologie facilite le travail productif en opérant en arrière-plan, permettant ainsi à votre personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
DocuWare Intelligent Document Processing :
- convertit des données non structurées en informations exploitables,
- améliore l’efficacité opérationnelle en éliminant l’extraction et la saisie manuelles des données,
- fluidifie les workflows afin que votre entreprise puisse gérer un plus grand volume de travail avec les mêmes ressources, voire moins,
- automatise les tâches de conformité pour aider les entreprises à respecter les exigences réglementaires,
- simplifie la fourniture d’informations aux auditeurs,
- améliore l’expérience client, car votre entreprise peut fournir des réponses et résoudre des problèmes plus efficacement lorsque les documents et les données sont traités et analysés avec rapidité et précision.
Amélioration de la précision des données et réduction des erreurs
DocuWare Intelligent Document Processing :
- élimine les doublons en minimisant les interventions manuelles afin de limiter le risque d’erreurs humaines,
- réduit le temps consacré au prétraitement et au tri des documents,
- remplace les points de contact manuels par une solution précise, optimisant ainsi l’extraction et la rapidité des processus,
- réduit le risque d’erreurs coûteuses telles que des paiements incorrects ou retardés.
Accélération du traitement des factures
Améliorez vos opérations de comptabilité fournisseurs grâce à un traitement et une approbation des factures en temps réel, en optimisant l’ensemble du workflow, de la réception à l’autorisation du paiement, Votre équipe de comptabilité fournisseurs pourra traiter les factures avec une efficacité accrue, moins d’interventions manuelles et une plus grande précision.
En numérisant et en organisant systématiquement toutes les données relatives aux factures, vous respectez les exigences de conformité et êtes prêts pour un éventuel audit. Cette approche assure que les informations sont stockées dans un format facilement consultable, simplifiant ainsi les audits et garantissant l’exactitude et l’accessibilité de tous les documents.
DocuWare IDP optimise l’ensemble du cycle de traitement des factures, de la réception à l’autorisation de paiement, réduisant ainsi les délais et améliorant l’efficacité globale de votre gestion des comptes fournisseurs.
Caractéristiques clés de notre logiciel OCR pour factures
DocuWare Intelligent Document Processing intègre des fonctionnalités de reconnaissance avancées, telles que la capacité de lire des textes manuscrits (HTR), de traiter des documents de mauvaise qualité, tachés ou froissés, ainsi que des formats de données complexes. L’IDP permet une extraction entièrement automatisée de l’écriture manuscrite et prend en charge des données de tableaux complexes, ce qui améliore les workflows comptables en fournissant des métadonnées plus précises.
Quelles sont les principales caractéristiques de DocuWare IDP ?
- Classification : identifie automatiquement les différents types de documents et les assigne au workflow correspondant en fonction de leur contenu et de leurs propriétés.
- Extraction de données complexes : gère les documents avec une mise en forme incohérente, contenant plusieurs langues, des tableaux ou du contenu imbriqué.
- Reconnaissance d’écritures manuscrites : détecte les textes manuscrits avec une précision de 94 % et les convertit en caractères modifiables, permettant ainsi de remplir des entrées d’index avec une grande précision.
- Fractionnement (splitting) : détecte et divise automatiquement les documents individuels au sein d’un lot, sans nécessiter de séparateur prédéterminé, garantissant ainsi un traitement cohérent et un meilleur alignement entre les systèmes.
- Recadrage (cropping) : normalise la taille des documents provenant de diverses sources, assurant un traitement cohérent et optimisé.
- Solutions préconfigurées : capture des bons de commande, des factures, des bons de livraison et d’autres documents, en les classant pour qu’ils soient compatibles avec le rapprochement à trois ou quatre facteurs. Ces solutions réduisent considérablement les besoins de configuration et peuvent être entraînées pour une personnalisation et une précision accrues.
Intégration fluide avec les systèmes existants
Améliorez vos capacités d’analyse financière et de reporting en exploitant les données structurées fournies par la solution OCR pour factures de DocuWare. Intégrez ces données de manière fluide dans vos outils de gestion financière pour obtenir des informations en temps réel sur les schémas de dépenses, les performances des fournisseurs et la gestion des flux de trésorerie. Donnez à votre équipe financière les moyens de prendre des décisions éclairées, orientées données, afin de réduire les coûts et d’optimiser votre stratégie financière.
Étude de cas : notre solution OCR pour factures en action
La société BOLD & EPIC systems propose des solutions ERP et des services de comptabilité complets aux petites et moyennes entreprises (PME). Sa mission est de créer des environnements de travail modernes et innovants. Basée à Stuttgart, en Allemagne, l’entreprise a automatisé la capture et la numérisation des factures de ses clients grâce à DocuWare Intelligent Document Processing. L’adoption de cette solution a permis d’automatiser la classification des documents et l’extraction des données essentielles, réduisant ainsi les erreurs et les tâches manuelles. L’intégration de DocuWare IDP dans les processus comptables et sa connexion avec l’ERP ont été rapides et fluides.
DocuWare IDP s’appuie sur des modèles d’intelligence artificielle avancés pour automatiser la gestion des documents comptables. Dès leur réception, les documents entrants (factures, encaissements, notes de crédit, bons de livraison) sont automatiquement classés selon leur type.
Les informations essentielles, telles que les coordonnées, les informations de paiement, les montants totaux et les détails des postes, sont extraites directement et traitées dans l’ERP de BOLD & EPIC. Cette intégration automatise entièrement les processus comptables de leurs clients, faisant gagner un temps précieux tout en économisant des ressources. De plus, la précision de l’extraction des données des documents entrants a été significativement améliorée.
En conséquence, les clients de BOLD & EPIC ont vu leur efficacité opérationnelle s’accroître. Ils peuvent ainsi se recentrer sur leurs activités stratégiques, tandis que le workflow comptable automatisé prend en charge les tâches répétitives avec précision.
Comment choisir le bon logiciel OCR pour factures ?
Tous les logiciels OCR pour factures ne se valent pas. Voici les critères essentiels à prendre en compte avant d’investir dans une solution :
- Précision de l’extraction des données : optez pour une solution offrant un taux de précision élevé, idéalement supérieur à 97 %. Par exemple, un taux inférieur à 80 % nécessitera une intervention humaine fréquente.
- Expérience utilisateur conviviale : une interface intuitive et une navigation simplifiée facilitent l’adoption rapide du logiciel, réduisent le temps de formation, minimisent les erreurs et améliorent l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs.
- Analyse de documents complexes : les services de comptabilité fournisseurs sont souvent confrontés à des factures mal cadrées, des documents multipages, des PDF contenant plusieurs factures, des documents contenant des tableaux volumineux et étendus sur plusieurs pages. Le logiciel IDP doit pouvoir traiter ces cas complexes facilement.
- Application des règles d’entreprise : la vérification et la validation sont essentielles pour tous les flux de traitement des documents. Les données extraites doivent être traitées à l’aide de règles métier afin d’automatiser la vérification et la validation, garantissant ainsi la qualité et la disponibilité des données.
- Fonctionnalités « human -in-the-loop » (HITL) : un bon logiciel doit exploiter la puissance des fonctions « human-in-the-loop » pour contrôler la qualité, gérer les exceptions, améliorer en permanence l’efficacité du système et traiter correctement les données complexes non structurées.
- Sécurité renforcée des données : privilégiez une solution qui assure que les données restent au sein de votre infrastructure, sans recours à des API externes, afin de garantir l’intégrité de vos documents confidentiels et de vous protéger contre d’éventuelles violations de données.
- Déploiement rapide : l’implémentation d’un logiciel OCR pour factures ne doit pas prendre plusieurs mois. Préférez un fournisseur expérimenté capable d’assurer une mise en place efficace en quelques semaines.
En plus d’améliorer les opérations comptables, une solution comme le logiciel OCR pour factures de DocuWare permet de revaloriser le rôle de votre équipe comptabilité. En automatisant les tâches répétitives, votre personnel peut se concentrer sur l’analyse, la stratégie et le conseil, apportant ainsi une contribution significative à la croissance de l’entreprise. Avec l’évolution technologique, les entreprises qui adoptent l’automatisation sont mieux préparées à relever les défis et à saisir les opportunités à venir. En investissant dès aujourd’hui dans une solution performante, vous posez les bases de la réussite à long terme de votre entreprise.
