La loi sur la facturation électronique obligatoire, initialement prévue en 2024, a été reportée au 1er septembre 2026. Or, d’après un dernier sondage*, 41 % des entreprises françaises estiment toujours ne pas être prêtes pour la réforme. Si la compréhension du sujet a globalement progressé, des craintes liées aux complexités techniques (81% des sondés), le coût de la préparation (68%) et de la mise en conformité inquiètent également. Pourtant, avec une préparation en amont, les projets de facturation électronique présentent de nombreux avantages pour les entreprises, en particulier pour la DAF.
Voici 10 bonnes raisons de se préparer ou de relancer son projet dès maintenant.
*sondage Sopra Steria Next/Kolecto
Au sommaire :
- Conformité légale
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Amélioration de la trésorerie
- Sécurité accrue
- Traçabilité et transparence
- Réduction de l'empreinte carbone
- Amélioration de la relation clients
- Intégration avec d'autres systèmes
- Préparation en amont
- Conformité légale :
De nombreux pays européens imposent progressivement la facturation électronique, à l’image de l’Italie, où elle est déjà en place, ou encore l’Allemagne ou l’Espagne, qui s'y préparent activement.
En France, la facturation électronique devait initialement entrer en vigueur en septembre 2024. Elle a été repoussée par l’Etat à septembre 2026 pour permettre aux entreprises, en particulier les PME et les TPE, en retard dans leur transformation numérique, de s’y préparer plus sereinement.
Cependant, l’échéance se rapprochant, il convient maintenant de passer à la vitesse supérieure et de se mettre en quête d’un prestataire pour démarrer son projet afin de respecter le calendrier de mise en œuvre, à savoir :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, toutes les entreprises étant tenues de les recevoir à la même date ;
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.
- Réduction des coûts :
La facturation électronique réduit les coûts liés à l'impression, l'envoi postal et le stockage des factures papier. Ainsi, notre client « Les constructions de l’Erdre », PME dans le secteur de la construction, estime le gain de 40000 feuilles de papier économisées avec l’utilisation de DocuWare.
Le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5 euros. Soit une économie de 3 euros en moyenne. Si votre entreprise traite 1000 factures clients par an, l'économie générée est ainsi estimée à 3000 € par an.
Plus votre volumétrie de factures est importante, plus vous réaliserez des économies en passant à la facturation électronique.
De plus, la dématérialisation des factures permet de réduire les espaces physiques de stockage en centralisant les documents dans un espace unique et sécurisé à travers la mise en place de solutions de gestion documentaire, comme le témoignage le vaste chantier de numérisation entrepris par notre client le groupe Yves Rocher, qui a dématérialisé l'équivalent de 771 armoires grâce à DocuWare.
- Gain de temps :
L'automatisation des processus de facturation permet de gagner un temps précieux, réduisant les tâches administratives répétitives et chronophages.
Le temps perdu au traitement du papier entraîne une baisse de productivité de 21,3 % (source : IDC). A contrario, le recours a une solution de GED permet de gagner un temps précieux dans le traitement des factures, comme l’atteste notre client Systel, PME dans l’industrie, qui économise 1 jour de travail par semaine dans le traitement de ses 300 factures mensuelles.
- Amélioration de la trésorerie :
Les factures électroniques sont traitées plus rapidement, ce qui accélère les paiements et améliore la gestion de la trésorerie. Ainsi, notre client Energie Transfert Thermique, PME bretonne dans l’industrie, estimait d’après le nombre de factures traitées et les gains estimés dans différentes études, les gains générés à 50 000 € pour la dématérialisation des factures fournisseurs et à 17 000€ pour les factures clients.
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- Sécurité accrue :
Les logiciels de facturation électronique offrent des niveaux de sécurité élevés, réduisant les risques de fraude et de perte de documents. Ainsi, DocuWare bénéficie des plus hauts niveau de certification : SOC 2 Type 2 (sécurité), mais également NC203 CCFN sur le coffre-fort électronique, NF552 sur le RGPD. Vos documents sont protégés avec les plus hauts niveaux de sécurité.
Toutes les données sont transférées via le protocole HTTPS. Les documents sont quant à eux chiffrés au format AES. Un système de droits d’accès exhaustif permet également d’empêcher toute consultation non autorisée des documents.
De plus, le contrôle précis des droits d’accès et l’organisation rigoureuse des informations garantissent l’implémentation d’initiatives de mise en conformité strictes (RGPD, HIPAA et Sarbanes-Oxley) et simplifient la rétention des documents critiques.
- Traçabilité et transparence :
La facturation électronique permet une meilleure traçabilité des documents, facilitant les audits et les contrôles internes. En effet, dans DocuWare, chaque enregistrement, modification et annotation d’un document est consigné, à l’instar des étapes de votre workflow, pour une traçabilité et une transparence totales. Les audits n’ont jamais été aussi rapides et exhaustifs, comme le témoigne notre client Whiskies du Monde, dont le temps de recherche des documents a drastiquement diminué.
- Réduction de l'empreinte carbone :
En abandonnant le papier, la facturation électronique contribue à une démarche éco-responsable et à la réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise. En optant pour une solution de GED, vous faites un geste pour l’environnement en réduisant votre consommation de papier.
En effet, le papier est en effet le consommable de bureau le plus utilisé et représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros (Syndicat National des supports d’Image et d’Information).
De plus, DocuWare contribue à réduire votre impact environnemental, en plantant un arbre pour chaque nouveau client, grâce à son engagement avec l’ONG One Tree Planted, qui œuvre pour la déforestation partout dans le monde.
- Amélioration des relations clients :
Le traitement des factures au format papier rallonge les délais de traitement, augmente les risques d'erreur, de perte ou d'oubli. Avec la facture dématérialisée, les délais de traitement sont raccourcis, la traçabilité et l'archivage sont garantis dans la GED, et les circuits de validation accélérés avec les workflows.
Un traitement des factures accéléré permet de renforcer et d'améliorer votre satisfaction clients avec des délais respectés et une transparence accrue.
- Intégration avec d'autres systèmes :
La facturation électronique peut être intégrée avec d'autres systèmes de gestion (ERP, CRM), améliorant ainsi la cohérence et l'efficacité des processus internes.
DocuWare s’interface avec plus de 500 applications différentes, dont la plupart des ERP du marché : Sage X3, Sage 100, Sage 1000, EBP, Divalto, Cegid XRP, Cegid XRP Flex…
- Préparation en amont :
En démarrant votre projet de facturation électronique dès maintenant, vous positionnez votre PME pour bénéficier de ces avantages tout en assurant une transition en douceur et sans stress vers un système plus moderne et efficace et vous garantissez votre mise en conformité avec la législation en vigueur.
Un projet de dématérialisation est structurant pour votre entreprise et réclame du temps de préparation, alors ne tardez pas !
