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Engagée dans une démarche environnementale, Systel international souhaitait abandonner le papier en vue de limiter son empreinte carbone. Elle plébiscite DocuWare pour le traitement dématérialisé de ses factures clients et fournisseurs.

Fondée en 1984, la société Systel International est un fabricant français de systèmes de chauffage et d’économie d’énergies pour les bâtiments d’élevage. Elle produit chaque année plus de 13000 radiants, testés sur place et envoyés dans le monde entier. Investie dans une démarche environnementale et travaillant principalement avec des partenaires locaux, Systel limite ainsi l’empreinte écologique de ses produits et est engagée en parallèle dans des initiatives liées à l’éco-conception.

Dans le prolongement de cette action éco-responsable et dans l’objectif de limiter son empreinte carbone, la société a souhaité se tourner vers une solution de dématérialisation. Les gains de temps associés à l’abandon du papier et les économies générées représentent également des arguments importants dans le choix de s’équiper de ce type d’outil. 

La société se met en quête donc d’une solution fin 2019, pour une mise en place courant 2020. 

Très vite, l’ergonomie de DocuWare, son intuitivité et son agilité séduisent les équipes. « DocuWare nous a paru simple d’utilisation et nous avons rapidement perçu sa richesse fonctionnelle, car nous ne souhaitions pas nous limiter à la facture fournisseur », Précise Systel.

Pays:
France
Industrie:
Industrie
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Achats |Direction Générale
Déploiement:
Cloud
Integration:
CEGID

DocuWare nous a fait économiser l’équivalent d’une journée par semaine dans le traitement et la validation de nos factures. Fini la pile de papier qui s’amoncelle sur le bureau en arrivant le matin!

Valérie Blanguérin
Responsable Comptabilité, Systel International, Le Bignon (France)

L’accompagnement de proximité du distributeur partenaire DocuWare, sa réactivité dans l’installation et le paramétrage des workflows sont également très appréciés des équipes. « Nous sommes une petite structure et nous n’avons pas service informatique en interne » précise Systel. Nous avions donc besoin d’un partenaire réactif et à l’écoute de nos besoins pour nous accompagner dans ce projet, très structurant pour une PME de notre taille (17 personnes) ». 

Après une phase d’accompagnement dans la prise en main de l’outil, les équipes comptables se familiarisent rapidement à l’interface de DocuWare et constatent des bénéfices quasi-immédiats dans la transition du papier vers le digital. « Nous dématérialisons environ 300 factures fournisseurs par mois », précise sa Responsable Comptable, Valérie Blanguérin. « DocuWare nous a fait économiser 1 jour de travail par semaine dans le traitement de nos factures.», ajoute t-elle.

Le gain de temps moyen constaté est de 5 minutes par facture, entre la version papier et la version dématérialisée : plus d’aller-retour dans les bureaux pour les validations, plus d’affranchissement et mise sous pli, plus de perte de temps dans les recherches dans les classeurs… « Le gain de temps est énorme », sans compter l’impact psychologique lié à la vue des factures papier qui s’amoncèlent sur les bureaux, « rien de plus déprimant que de voir une pile de papier en arrivant au bureau le matin ! Avec DocuWare, c’est du passé ! » précise Valérie Blanguérin. 

Un atout majeur dans la recherche des documents : la fonctionnalité d’indexation intelligente, permettant d’extraire automatiquement les données clés des factures. « Grâce à ce système, on saisit le numéro de client et on retrouve immédiatement toutes les pièces associées à la facture. Nous avons une vision à 360 degrés de l’ensemble des pièces rattachées à la commande » note Valérie Blanguérin.

Très satisfaite de la solution et de l’accompagnement du distributeur partenaire DocuWare, la direction de Systel souhaite exploiter au maximum le potentiel de l’outil et envisage désormais d’étendre son périmètre au suivi du service après-vente (SAV).

Nous n’avons jamais été déçus par DocuWare, nous ne retenons que du positif de la mise en place de la solution et souhaitons désormais l’étendre au SAV.

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