L’accompagnement de proximité du distributeur partenaire DocuWare, sa réactivité dans l’installation et le paramétrage des workflows sont également très appréciés des équipes. « Nous sommes une petite structure et nous n’avons pas service informatique en interne » précise Systel. Nous avions donc besoin d’un partenaire réactif et à l’écoute de nos besoins pour nous accompagner dans ce projet, très structurant pour une PME de notre taille (17 personnes) ».
Après une phase d’accompagnement dans la prise en main de l’outil, les équipes comptables se familiarisent rapidement à l’interface de DocuWare et constatent des bénéfices quasi-immédiats dans la transition du papier vers le digital. « Nous dématérialisons environ 300 factures fournisseurs par mois », précise sa Responsable Comptable, Valérie Blanguérin. « DocuWare nous a fait économiser 1 jour de travail par semaine dans le traitement de nos factures.», ajoute t-elle.
Le gain de temps moyen constaté est de 5 minutes par facture, entre la version papier et la version dématérialisée : plus d’aller-retour dans les bureaux pour les validations, plus d’affranchissement et mise sous pli, plus de perte de temps dans les recherches dans les classeurs… « Le gain de temps est énorme », sans compter l’impact psychologique lié à la vue des factures papier qui s’amoncèlent sur les bureaux, « rien de plus déprimant que de voir une pile de papier en arrivant au bureau le matin ! Avec DocuWare, c’est du passé ! » précise Valérie Blanguérin.
Un atout majeur dans la recherche des documents : la fonctionnalité d’indexation intelligente, permettant d’extraire automatiquement les données clés des factures. « Grâce à ce système, on saisit le numéro de client et on retrouve immédiatement toutes les pièces associées à la facture. Nous avons une vision à 360 degrés de l’ensemble des pièces rattachées à la commande » note Valérie Blanguérin.
Très satisfaite de la solution et de l’accompagnement du distributeur partenaire DocuWare, la direction de Systel souhaite exploiter au maximum le potentiel de l’outil et envisage désormais d’étendre son périmètre au suivi du service après-vente (SAV).
