Après une phase de décision et d’implémentation ralentie par les confinements successifs liés au Covid, la solution est mise en production début 2022 sur un premier périmètre restreint. A la fin d’année 2022, la solution est pleinement opérationnelle, rassemblant l’ensemble des documents sur le périmètre achats et les dépenses liées au marketing.
Après une première phase de prise en main, les fonctionnalités telles que l’indexation intelligente et le système de workflows, permettant de travailler en mode collaboratif, y compris en télétravail, sont rapidement plébiscités par les équipes.
Sa Responsable Comptabilité, Véronique Godard, souligne à ce sujet : « La solution DocuWare est magique. Elle nous fait gagner un temps énorme dans la recherche et le traitement des documents. Grâce à DocuWare, nous n’aurons aucun problème pour la préparation des audits réalisés par les commissaires aux comptes. »
Tous les départements de l’entreprise, composée d’une cinquantaine de salariés, utilisent DocuWare pour la consultation ou le traitement des documents, selon un système de droits d’accès défini au préalable. « Tout le monde est satisfait de l’outil et y voit son intérêt », précise Véronique Godard. L’interface comptable avec l’ERP Sage 100 cloud est également plébiscitée. La préparation des règlements et des remises s’effectue dans la GED. Les personnes qui valident les paiements peuvent avoir le détail des factures directement dans DocuWare.
Très satisfaite de l’outil, la direction envisage désormais de se pencher sur de nouveaux projets, en premier lieu, la facturation électronique obligatoire, qui entrera en vigueur de réception au 1er juillet 2024, puis le chantier des dossiers liés aux ventes, avec les contrats fournisseurs notamment.
