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Études de cas: Agro-alimentaire

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Souhaitant passer à la dématérialisation en vue de gagner du temps dans la recherche de documents et la préparation des audits comptables, la PME Whiskies du Monde, distributeur de vins & spiritueux, plébiscite la solution DocuWare, utilisée par l’ensemble des collaborateurs de la société.

Créée en 1999 à Mérignac près de Bordeaux, Whiskies du Monde est une société familiale, spécialisée dans le négoce de spiritueux. Dotée d’une force de frappe commerciale multi-réseaux de distribution mais aussi d’une équipe dévouée à la construction des marques de spiritueux, Whiskies du Monde commercialise plusieurs catégories de spiritueux dont une large sélection de whiskies écossais, japonais, irlandais, indiens, taïwanais, anglais et français. La marque détient ainsi une des premières places dans la production de whiskies français, à travers un large réseau de distribution sur le territoire national.

Souhaitant s’affranchir du papier en vue de réaliser des gains de temps, de stockage et dans un objectif de sécurisation de ses documents, la PME décide de franchir le pas de la dématérialisation, accélérée par la crise du Covid, fin 2020. Le périmètre achats et frais généraux est alors privilégié. Cela concerne les factures fournisseurs, les dépenses liées au marketing, les devis et les bons de commande.

Après une phase d’étude des différents outils, la solution DocuWare est retenue pour sa simplicité d’utilisation et son interface, facile à prendre en main. Le rapport qualité/prix est également souligné au regard des autres solutions proposées. Enfin, l’accompagnement et la dimension conseil apportés par l’équipe commerciale convainquent la direction de faire confiance à DocuWare France.

Pays:
France
Industrie:
Agro-alimentaire
Domaine d’utilisation:
Toute l'entreprise
Déploiement:
Cloud
Integration:
Sage 100

La solution DocuWare est magique. Elle nous fait gagner un temps énorme dans la recherche et le traitement des documents. Grâce à DocuWare, nous n’aurons aucun problème pour la préparation des audits réalisés par les commissaires aux comptes.

Véronique Godard
Responsable Comptabilité, Whiskies du Monde, Mérignac / Gironde (France)

Après une phase de décision et d’implémentation ralentie par les confinements successifs liés au Covid, la solution est mise en production début 2022 sur un premier périmètre restreint. A la fin d’année 2022, la solution est pleinement opérationnelle, rassemblant l’ensemble des documents sur le périmètre achats et les dépenses liées au marketing.

Après une première phase de prise en main, les fonctionnalités telles que l’indexation intelligente et le système de workflows, permettant de travailler en mode collaboratif, y compris en télétravail, sont rapidement plébiscités par les équipes. 

Sa Responsable Comptabilité, Véronique Godard, souligne à ce sujet : « La solution DocuWare est magique. Elle nous fait gagner un temps énorme dans la recherche et le traitement des documents. Grâce à DocuWare, nous n’aurons aucun problème pour la préparation des audits réalisés par les commissaires aux comptes. »

Tous les départements de l’entreprise, composée d’une cinquantaine de salariés, utilisent DocuWare pour la consultation ou le traitement des documents, selon un système de droits d’accès défini au préalable. « Tout le monde est satisfait de l’outil et y voit son intérêt », précise Véronique Godard. L’interface comptable avec l’ERP Sage 100 cloud est également plébiscitée. La préparation des règlements et des remises s’effectue dans la GED. Les personnes qui valident les paiements peuvent avoir le détail des factures directement dans DocuWare.

Très satisfaite de l’outil, la direction envisage désormais de se pencher sur de nouveaux projets, en premier lieu, la facturation électronique obligatoire, qui entrera en vigueur de réception au 1er juillet 2024, puis le chantier des dossiers liés aux ventes, avec les contrats fournisseurs notamment.

Après 12 mois d’utilisation, le bilan est tout à fait positif et l’outil est désormais pleinement opérationnel et utilisé par l’ensemble des collaborateurs, en consultation et en validation.

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