Fin 2019, la direction se penche sur la question en souhaitant remplacer son outil GED actuel, qui ne répondait plus aux besoins des équipes, en termes d’ergonomie et d’absence d’automatisation. « Notre outil ne correspondait plus à nos attentes avec trop de tâches manuelles à la clé » précise son Responsable Informatique, Yannick L’Hostis.

Le chantier prioritaire de la PME porte sur la dématérialisation des factures. Mené en plein confinement, le projet démarre en mars 2020 par une première maquette. Fin 2020, un POC est réalisé sur la version on-premise par le distributeur partenaire DocuWare.

Le périmètre projet porte sur la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, les bons de livraison, le rapprochement du B/L et de la facture et l’intégration comptable dans l’ERP Sage X3.

Des workflows sur les factures clients et fournisseurs sont paramétrés et des fonctionnalités comme la récupération des données d’index, le traitement, le stockage et la validation des documents sont mis en œuvre. 

Son Responsable Informatique, Yannick l’Hostis, met en place des workflows visant à automatiser de nombreux processus, afin de gagner du temps et limiter les risques d’erreurs dans le traitement des documents. 

Très vite, des bénéfices en termes de traçabilité et de vérification sur les documents sont constatés : les montants des factures peuvent ainsi être comparés entre DocuWare et l’ERP, ou encore la vérification des doublons ou des réceptions. Des rôles sont même assignés aux utilisateurs dans le traitement des factures. Une utilisation très poussée de la GED, rendue possible par la puissance des workflows DocuWare.

Des gains de productivité substantiels sont déjà réalisés quelques mois seulement après la mise en place de la GED DocuWare. A terme, d’après le nombre de factures traitées et les gains estimés dans différentes études*, il est estimé selon Yannick l’Hostis, à 50000 € pour les factures fournisseurs et à 17000€ pour les factures clients.

Outre l’adoption de la facture électronique obligatoire en 2024, la dématérialisation présente donc bien des avantages tangibles pour l’entreprise. Et l’adoption de ces nouveaux processus en interne vient remettre en question l’organisation de l’entreprise dans son ensemble, en vue de limiter les tâches manuelles et le recours au papier.

« Nous réfléchissons à l’extension du périmètre aux processus administratif côté services », précise Yannick L’Hostis. « Nous souhaitons recourir à l’automatisation des processus et leur validation avec les workflows », précise-t-il. Un premier cas d’usage envisagé porterait ainsi sur la dématérialisation des documents nécessaires à la fabrication des machines (PV de contrôle).

Un élargissement du périmètre de la GED rendu possible par la transversalité de la solution DocuWare et par l’efficacité de ses workflows au service du collaboratif.

*Etude KPMG