Après un audit des différents process pour garantir un traitement fiable et rapide des données internes, le partenaire DocuWare a mis en place cette intégration avec succès. Les documents sont ainsi gérés dans Progemi via DocuWare et ensuite transférés dans Sage. L’accompagnement du partenaire DocuWare a joué un rôle déterminant dans la réussite du projet : « notre partenaire a été en mesure de personnaliser DocuWare à nos besoins métier et a su ajuster la solution selon les problématiques que nous avons rencontrés au fil du projet » déclare Patricia Rochedereux.
La migration sur DocuWare a été réalisée en plusieurs étapes : le chantier prioritaire a débuté par le traitement des factures achats et des marchés de sous-traitance, en vue de respecter l’échéance de la facturation électronique obligatoire en 2024. La seconde phase a concerné l’intégration de la signature électronique et le traitement des documents de gestion. Enfin, la dernière phase, prévue pour janvier 2023, aura pour objectif de dématérialiser les factures de ventes. « Après 12 mois d’utilisation, le bilan est tout à fait positif et l’outil est désormais parfaitement maîtrisé. » souligne Patricia Rochedereux. « La solution DocuWare nous fait gagner du temps quotidiennement : fini les impressions papier, les recherches sont rapides. Nous avons également réalisé un gain de place non négligeable, gagné en confort de travail et en sécurité dans le traitement des documents. »
Sans parler des économies de papier qui peuvent être estimées à environ 40 000 feuilles A4 pour une année ! « Nous sommes pleinement satisfaits de la solution DocuWare et de notre prestataire local, il nous a accompagné et guidé dans nos changements de process malgré les complexités de notre métier. Après une année d’utilisation, notre bilan est en tout point positif, nous réfléchissons sur d’autres évolutions possibles ». Conclut-elle.
